The Realm of Adventurers

Kåre Torndahl Kjær

1 2 3 26

Referat fra det sidste bestyrelsesmøde i 2020 er online

De primære punkter fra mødet er som følger:

  • Vi har aflyst vores ekstraordinære generalforsamling angående 2. salen og tager det i stedet på den ordinære generalforsamling.
  • Vi har deltaget på Landsforeningens Bifrost generalforsamling. Det var ikke en entydigt god oplevelse og vi har haft en længere diskussion om TRoAs rolle i forhold til landsforeningen og landsforeningens ambitioner og interesse i foreninger som TRoA. Der kommer et oplæg til at berøre dette emner på generalforsamlingen.
  • Vi har fortsat lukket for lokalerne og alle de aktiviteter, der ikke er online hvorfor der ikke er så meget andet af interesse at berette.

Selvom lokalerne og stort set alle vores aktiviteter er lukket ned, er der heldigvis stadigvæk et par ting vi kan sige tak for.

  • Daniel Ganshorn Bliss for at lægge hus til TRoAs deltagelse i Bifrosts Generalforsamling.
  • Niels Christian Trude Christensen for at springe til med kort varsel, og tage imod de nye barstole til vores lokaler.
  • Peter Garnshorn Bliss, Kathrine Refsgaard og Christian Hoff for at tage hånd om de varer der var for gamle, og omsætte dem på konstruktiv vis.

Selvom det stadig er en tid med lidt lav aktivitet så håber vi, at der også bliver lidt at takke for næste gang.

På baggrund af de nyeste smittetal har vi besluttet at ændre lidt i planerne og datoerne for generalforsamling 2021. De primære punkter er opsummeret herunder.

Ingen ekstraordinær generalforsamling

Vi havde allerede tilbage i november lagt op til en ekstraordinær generalforsamling med henblik på at besluttet, om vi ville tilføje 2. salen permanent til vores lokaler.

I første omgang droppede vi det i november da vi lukkede ned og planlagde det tentativt til januar. Men set i lyste af de nuværende smittetal og restriktioner giver det ikke mening at holde en ekstraordinær generalforsamling bare for det, så vi henlægger det til den ordinære generalforsamling.

Flytning af ordinær generalforsamling

Vi har også valgt at flytte den ordinære generalforsamling 2 uger så den falder d. 6. marts. Selvom generalforsamlinger er undtaget fra de nationale tiltag der varer til og med d. 28. februar, så synes vi ikke det er forsvarligt at afholde den der hvis vi ved at udskyde yderligere to uger, kan komme til et tidspunkt, hvor smittespredningen er mindre.

Det er vores hensigt at holde fast på d. 6. marts medmindre det er decideret forbudt, også selvom smittesituationen ikke er bedre end den var d. 20. februar. For en god ordens skyld skal det pointeres, at vedtægterne specificerer at generalforsamling skal afholdes i januar, februar eller marts, så vi overholder fortsat vedtægterne.

Til at facilitere dette undersøger vi mulighederne for at man kan deltage digitalt herunder også stemme ved digital deltagelse. Der vil komme nærmere information om denne mulighed inden generalforsamling.

Det betyder, at de nye deadlines omkring generalforsamling er:

  • Lørdag d. 6. februar: Senest dato for første indkaldelse
  • Lørdag d. 13. februar: Deadline for at indsende forslag til generalforsamling (men vi værdsætter meget, hvis man kan indsende dem før det!)
  • Lørdag d. 20. februar: Seneste dato for anden indkaldelse, herunder budget og regnskab
  • Lørdag d. 6. marts: Generalforsamling

Vi beklager hvis de forskellige ændringer har medført lidt forvirring – vi håber det nu står klart for folk hvornår de enkelte ting foregår. Kalenderen er også opdateret med de nyeste datoer og tidspunkter.

Vi er endnu engang ved månedens takkelisten. Den er lidt begrænset af at vi har været lukket en stor del af perioden, men nogle er der da på den:

  • Jonathan Bremer for at slutte sig til holdet af rengøringsfrivillige – det er dem der gør, at vi kan have klubben åben.
  • Erik Støvring Preussler, Jonathan Bremer, Mia Wendelboe Dalsgaard, Frederik Strøyer, Philip Fleron, Daniel Herbert, Thorbjørn Eik Japp, Mandy Mittelstädt og Steffen Kanstrup for at arrangere og deltage i halloween byvandring med Aalborg museum.

Vi takker endnu engang alle dem der har givet en ekstra hånd – de er, sammen med vores mange aktive i udvalg og arrangementer, grundpillen i vores fantastisk forening.

Referat fra bestyrelsesmødet i november er online:

De primære punkter er som følger herunder:

  • Vi har meldt til, at vi gerne vil deltage i Aktiv Vinterferie 2020, under hensyn til corona.
  • Vi har fastlagt retningslinier for rykning af medlemmer der ikke aktiv melder sig ud; kort fortalt ender vi med en model hvor, såfremt vi efter gentagne skriftlige og telefoniske forsøg ikke har været i stand til at komme i kontakt med medlemmet der ikke har betalt kontingent melder vi vedkommende ud men såfremt vedkommende senere melder sig ind holder vi vedkommende op på kontingent fra en ene periode (halve år) hvor vedkommende ikke betalt uden at give besked.
  • Vi har diskuteret de retningslinier vi i praksis har brugt til økonomisk styring af udvalg og arrangementer og blevet enige om, at dokumentere disse skriftligt. Det er ret langt – se nærmere i referatet og senere på hjemmesiden.
  • Når grænsen for samlinger igen kommer på 50 og vi genåbner klubben, er udgangspunktet at lørdag på 1. sal og 2. sal altid kræver en eksplicit booking senest mandagen før således vi kan nå at bestille rengøring – og anvendes det ikke, bestiller vi ikke rengøring til disse dage.
  • Kathrine har trukket sig fra bestyrelsen – den øvrige bestyrelse takker Kathrine for hendes arbejde, særligt det hårde arbejde omkring at koordinere rengøring under corona. Hendes poster er fordelt blandt de øvrige bestyrelsesmedlemmer.
  • Vi afholder ekstraordinær generalforsamling d. 11. januar omkring 2. salen såfremt vi må samles 50 mennesker til den tid.Må vi ikke det, så vil bestyrelsen igen vende, om vi fortsat vil holde fast i det eller om vi lige så godt kan lægge det sammen med den ordinære generalforsamling.

Et vigtigt tilbagevendende punkt er vores tak til dem, der yder en ekstra indsats. TRoA ville ikke eksistere hvis det ikke var for vores mange frivillige kræfter som løfter alle mulige opgaver. Mange er organiseret i udvalg og arrangørgrupper som ofte er synlige i et eller andet omfang – og som bliver anerkendt i form af udvalgsturen – men der er også mange der yder en ekstraordinær indsats uden det bliver synligt. Det er dem vi forsøger at hylde her.

Før vi skrider til det vil vi endnu engang gøre opmærksom på vores helt igennem fantastiske frivillige rengøringsfolk. Her under corona er det de folk og deres hårde arbejde som gør, at vi kan holde åbent. Uden dem, havde vi ganske simpelt været nødt til at lukke foreningen. Så selvom de ikke alle er nævnt ved navn her – det skal vi nok lige forbi engang ved lejlighed igen – så skal der lyde en kæmpe tak fra bestyrelsen til dem. Tak.

Og så til månedens liste:

  • Hjælp med at skaffe de nye sofaer og skille os af med de gamle – Morten Meyer Rasmussen, Michael Næser Christensen, Emma Kathrine Lyng Svensson, Christian Hoff Mortensen og Martin Brassøe.
  • Jacob Schulze, Ingrid Kaaber Pors og Mikkel Bistrup Andersen for at holde netværksmøde i TRoA.
  • Thomas Holm for at starte malekonkurrencen Den Gyldne Orcus.
  • Thomas Krarup Madsen, der har meldt sig under rengøringsfanen og joiner teamet fra november.

Tak til jer allesammen. Husk, at hvis du har nogle du tænker der skal på takkelisten så må du meget gerne skrive til bestyrelsen@troa.dk.

Så har vi endnu engang haft møde i bestyrelsen. Det fulde referat finder herunder:

De primære punkter er opsummeret herunder:

  • Vi har igen diskutere reglerne for corona-lukning og en opdatering af reglerne er på vej indenfor kort tid.
  • Vi har kigget på indkaldelse til Ekstraordinær generalforsamling for at beslutte, om vi skal overtage 2. salen fast eller ej. Generalforsamling bliver d. 9. november – indkaldelsen er undervejs.
  • Vi har diskuteret likviditetspolitik og har et oplæg som kommer på den næste ordinære generalforsamling som lægger en balance mellem at være økonomisk sikre, og ikke have for mange midler bundet uden klar anvendelse.
  • Vi har fastslået, at selvom corona har været dyr for foreningen (primært i form af ekstra rengøringsmidler og betalt rengøring), så er vi ikke i en økonomisk krise, og vi vil fortsat lade udvalg og arrangementer der har investering planlagt, gennemføre disse under hensyn til deres samlede budget, naturligvis.

Derudover var der en lang række mindre punkter.

Bestyrelsen har gennem de sidste måneder set på muligheden for at overtage den store sal på 2. salen permanent. Vi er efterhånden ved at være klar med et konkret forslag, som vi gerne vil behandle på en generalforsamling. Da vi mener før er bedre end senere vælger vi at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling.

Denne bliver afholdt på 2. salen – altså det potentielt nye lokale – mandag d. 9. november klokken 19.00.

Den præcise dagsorden med forslag og overblik tilgår senest en uge før mødet jvf. vedtægterne.

Selvom der er corona, kører vi ikke med tilmelding på arrangementet. Som retningslinierne er nu må vi samle 50 mennesker under de samme rammer som vi gør til hverdag i klubben og det er vist endnu ikke sket, at vi har været over 50 til en generalforsamling. Hvis det skulle ske kan vi dog henholde os til de regler der tillader at samle op til 500 blot man sidder ned og kigger i samme retning med tilstrækkelig afstand mellem deltagerne – hvorfor vi vil anvende denne model og dermed mere stringent struktur på placering af deltagerne.

Endnu engang er vi kommet dertil hvor vi har lejlighed til at rose vores dejlige aktive medlemmer.

Udover de dejlige folk på roselisten vil vi endnu engang fremhæve de folk der står for rengøring og rengøringskontrol – uden dem kunne vi slet ikke holde TRoA åbent.

  • Michael Næser Christensen for at melde sig under fanen på rengøringsholdet.
  • Jakob Gjøderum Jørgensen og Christian Hoff for at fjerne stole og skrald fra kælderen.
  • Christian Hoff og Kasper Lundqvist for at besøge 2. klasse på Filstedsvejens skole og underholde børnene med læring om liverollespil og fortalte om TRoAs aktiviteter.
  • Thomas Holm for at skaffe nye sofaer til TRoA.
  • Morten Meyer, Michael Næser Christensen og Martin Brassøe for at hente de sofaer vi fik gratis til 2. salen.

Hvis du har nogle der skal på takkelisten så skriv til bestyrelsen@troa.dk.

1 2 3 26
Kalender…
januar 2021
mandag tirsdag onsdag torsdag fredag lørdag søndag
28. december 2020 29. december 2020 30. december 2020 31. december 2020 1. januar 2021 2. januar 2021 3. januar 2021
4. januar 2021 5. januar 2021 6. januar 2021 7. januar 2021 8. januar 2021 9. januar 2021 10. januar 2021
11. januar 2021 12. januar 2021 13. januar 2021 14. januar 2021 15. januar 2021 16. januar 2021 17. januar 2021
18. januar 2021 19. januar 2021 20. januar 2021 21. januar 2021 22. januar 2021 23. januar 2021 24. januar 2021
25. januar 2021 26. januar 2021 27. januar 2021 28. januar 2021 29. januar 2021 30. januar 2021 31. januar 2021