The Realm of Adventurers

Kåre Torndahl Kjær

Referat fra bestyrelsesmødet i november er online:

De primære punkter er som følger herunder:

  • Vi har meldt til, at vi gerne vil deltage i Aktiv Vinterferie 2020, under hensyn til corona.
  • Vi har fastlagt retningslinier for rykning af medlemmer der ikke aktiv melder sig ud; kort fortalt ender vi med en model hvor, såfremt vi efter gentagne skriftlige og telefoniske forsøg ikke har været i stand til at komme i kontakt med medlemmet der ikke har betalt kontingent melder vi vedkommende ud men såfremt vedkommende senere melder sig ind holder vi vedkommende op på kontingent fra en ene periode (halve år) hvor vedkommende ikke betalt uden at give besked.
  • Vi har diskuteret de retningslinier vi i praksis har brugt til økonomisk styring af udvalg og arrangementer og blevet enige om, at dokumentere disse skriftligt. Det er ret langt – se nærmere i referatet og senere på hjemmesiden.
  • Når grænsen for samlinger igen kommer på 50 og vi genåbner klubben, er udgangspunktet at lørdag på 1. sal og 2. sal altid kræver en eksplicit booking senest mandagen før således vi kan nå at bestille rengøring – og anvendes det ikke, bestiller vi ikke rengøring til disse dage.
  • Kathrine har trukket sig fra bestyrelsen – den øvrige bestyrelse takker Kathrine for hendes arbejde, særligt det hårde arbejde omkring at koordinere rengøring under corona. Hendes poster er fordelt blandt de øvrige bestyrelsesmedlemmer.
  • Vi afholder ekstraordinær generalforsamling d. 11. januar omkring 2. salen såfremt vi må samles 50 mennesker til den tid.Må vi ikke det, så vil bestyrelsen igen vende, om vi fortsat vil holde fast i det eller om vi lige så godt kan lægge det sammen med den ordinære generalforsamling.

Et vigtigt tilbagevendende punkt er vores tak til dem, der yder en ekstra indsats. TRoA ville ikke eksistere hvis det ikke var for vores mange frivillige kræfter som løfter alle mulige opgaver. Mange er organiseret i udvalg og arrangørgrupper som ofte er synlige i et eller andet omfang – og som bliver anerkendt i form af udvalgsturen – men der er også mange der yder en ekstraordinær indsats uden det bliver synligt. Det er dem vi forsøger at hylde her.

Før vi skrider til det vil vi endnu engang gøre opmærksom på vores helt igennem fantastiske frivillige rengøringsfolk. Her under corona er det de folk og deres hårde arbejde som gør, at vi kan holde åbent. Uden dem, havde vi ganske simpelt været nødt til at lukke foreningen. Så selvom de ikke alle er nævnt ved navn her – det skal vi nok lige forbi engang ved lejlighed igen – så skal der lyde en kæmpe tak fra bestyrelsen til dem. Tak.

Og så til månedens liste:

  • Hjælp med at skaffe de nye sofaer og skille os af med de gamle – Morten Meyer Rasmussen, Michael Næser Christensen, Emma Kathrine Lyng Svensson, Christian Hoff Mortensen og Martin Brassøe.
  • Jacob Schulze, Ingrid Kaaber Pors og Mikkel Bistrup Andersen for at holde netværksmøde i TRoA.
  • Thomas Holm for at starte malekonkurrencen Den Gyldne Orcus.
  • Thomas Krarup Madsen, der har meldt sig under rengøringsfanen og joiner teamet fra november.

Tak til jer allesammen. Husk, at hvis du har nogle du tænker der skal på takkelisten så må du meget gerne skrive til bestyrelsen@troa.dk.

Så har vi endnu engang haft møde i bestyrelsen. Det fulde referat finder herunder:

De primære punkter er opsummeret herunder:

  • Vi har igen diskutere reglerne for corona-lukning og en opdatering af reglerne er på vej indenfor kort tid.
  • Vi har kigget på indkaldelse til Ekstraordinær generalforsamling for at beslutte, om vi skal overtage 2. salen fast eller ej. Generalforsamling bliver d. 9. november – indkaldelsen er undervejs.
  • Vi har diskuteret likviditetspolitik og har et oplæg som kommer på den næste ordinære generalforsamling som lægger en balance mellem at være økonomisk sikre, og ikke have for mange midler bundet uden klar anvendelse.
  • Vi har fastslået, at selvom corona har været dyr for foreningen (primært i form af ekstra rengøringsmidler og betalt rengøring), så er vi ikke i en økonomisk krise, og vi vil fortsat lade udvalg og arrangementer der har investering planlagt, gennemføre disse under hensyn til deres samlede budget, naturligvis.

Derudover var der en lang række mindre punkter.

Bestyrelsen har gennem de sidste måneder set på muligheden for at overtage den store sal på 2. salen permanent. Vi er efterhånden ved at være klar med et konkret forslag, som vi gerne vil behandle på en generalforsamling. Da vi mener før er bedre end senere vælger vi at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling.

Denne bliver afholdt på 2. salen – altså det potentielt nye lokale – mandag d. 9. november klokken 19.00.

Den præcise dagsorden med forslag og overblik tilgår senest en uge før mødet jvf. vedtægterne.

Selvom der er corona, kører vi ikke med tilmelding på arrangementet. Som retningslinierne er nu må vi samle 50 mennesker under de samme rammer som vi gør til hverdag i klubben og det er vist endnu ikke sket, at vi har været over 50 til en generalforsamling. Hvis det skulle ske kan vi dog henholde os til de regler der tillader at samle op til 500 blot man sidder ned og kigger i samme retning med tilstrækkelig afstand mellem deltagerne – hvorfor vi vil anvende denne model og dermed mere stringent struktur på placering af deltagerne.

Endnu engang er vi kommet dertil hvor vi har lejlighed til at rose vores dejlige aktive medlemmer.

Udover de dejlige folk på roselisten vil vi endnu engang fremhæve de folk der står for rengøring og rengøringskontrol – uden dem kunne vi slet ikke holde TRoA åbent.

  • Michael Næser Christensen for at melde sig under fanen på rengøringsholdet.
  • Jakob Gjøderum Jørgensen og Christian Hoff for at fjerne stole og skrald fra kælderen.
  • Christian Hoff og Kasper Lundqvist for at besøge 2. klasse på Filstedsvejens skole og underholde børnene med læring om liverollespil og fortalte om TRoAs aktiviteter.
  • Thomas Holm for at skaffe nye sofaer til TRoA.
  • Morten Meyer, Michael Næser Christensen og Martin Brassøe for at hente de sofaer vi fik gratis til 2. salen.

Hvis du har nogle der skal på takkelisten så skriv til bestyrelsen@troa.dk.

Hermed referat fra bestyrelsesmødet i september.

De vigtigste punkter er som følger:

  • Vi skifter sofaerne i klubben til nogle lædersofaer, som vi har fået i stedet.
  • Vi undersøger at skifte regnskabsprogram og måske i samme omgang anskaffe os et lokalebookingsystem som er koblet til det regnskabssystem vi kigger på. Der kommer mere information når vi er længere i processen.
  • Vi har vendt vores økonomi generelt. Vi er stadig i god gænge på trods af corona, men vi skal være opmærksom på vores dispositioner da vi ikke ved hvor længe corona varer.
  • Vi har kigget på at overtale 2. salen. Der er en del overvejelser i den forbindelse men punktet kommer på en ekstraordinær generalforsamling til behandling.
  • Der har været problemer med afhentning af pantsække. Hvis du er en af dem der indimellem flytter på pantsækkene så tag fat i cafe-udvalget så du er sikker på, at det du gør følger vores retningslinier.
  • Længere opfølgning på corona-situationen som kontinuert giver os nye udfordringer. Vi står overfor en række ændringer som medfører justerede retningslinier – læs mere på siden med retningslinierne. Et par vigtige punkter der bør fremhæves:
    • Vi har forsøgsvis givet enkelte arrangementer adgang til køkkenet, men det bliver der lukket for nu, da vi er bekymret for at folk ikke kan skelne mellem dem der har fået lov og dem der ikke har, og vi ikke foretager rengøring i køkkenet.
    • Der kommer mere stringent opfølgning på overholdelse af reglerne og vi kommer til at gribe til sanktioner i højere grad end hidtil.
    • For at spare penge kommer vi til at lukke klubben om søndagen fremadrettet. Dette gælder alle former for arrangementer og anvendelser.
  • Vi har fået en grejkasse fra Bifrost som vi står for at låne ud til interesserede.

Hermed endnu en takkeliste. Der er mange der laver noget i foreningen men takkelisten er forbeholdt de, som ellers godt kunne være glemt fordi de laver noget der ikke er direkte rodfæstet i et udvalg eller en arrangørgruppe.

Udover dem på listen herunder vil vi også fremhæve vores enormt seje rengøringshjælpere. Det er dem der nu 5 dage om ugen tager over i klubben, kontrollerer rengøringen fra dem der har haft lokalerne og gør rent i fællesområderne. Uden dem var vi enten nødt til at bruge en formue på betalt rengøring eller også holde klubben lukket en lang række dage. Stort tak til dem!

Og så til månedens liste:

  • Kathrine Refsgaard, Christian Hoff, Erik Støvring Preussler og Martin Brassøe for at arrangere Åbent hus ifbm. Aktiv Sommer.
  • Gorm Jørgensen, Axel Aaes, Jonathan Christensen, Jonathan Bremer, Frederik Nørgaard Pedersen, Christian Hoff Mortensen, Jonathan Jeppesen, Anders Westerkam, Kasper Petersen, Erik Støvring Preussler, Morten Meyer Rasmussen, Jesper Rahbek Andersen, Frederik Strøyer, Chris Sigvardsen Nielsen, Charlotte Thorsted, Mads Winter Johansen, Martin Michael Brassøe, Andreas Willander, Charlotte Muhlig Andersen og Steffen Kanstrup for at arrangere Aktiv Sommer arrangement for Sidste Søndag.
  • Christian Hof for at arrangere SS workshops.
  • Kathrine Refsgaard Nielsen og Christian Hof for at lave fælles TRoA tur til Fårup Sommerland.
  • Rasmus Søgaard for at tage hovedansvaret på at organisere Aktiv Sommer.

Hvis du har nogen der fortjener en særlig tak så kontakt bestyrelsen på bestyrelsen@troa.dk.

Hermed referat fra bestyrelsesmødet i August.

Beklager det har været så længe undervejs – det var gået i glemmebogen at det ikke var blevet uploadet.

Hovedtræk er opsummeret herunder:

  • Aktiv Sommer har været afviklet med stor succes – specielt når man på omstændighederne med corona.
  • Diskussion af mulighederne omkring indretning af lokale 2 endte med at vi skal undersøge, hvor meget vi må lave omlægning i lokalerne sammen med kommunen. Vi vil gerne lave en ret markant omlægning men det er ikke sikkert, vi får lov.
  • Der er planlagt (og nu gennemført) medlemskontrol i uge 35 og 38.
  • Vi har aftalt reglerne for leje af vores monsterdragter og skavendragter.
  • Vi har evalueret brugen af 2. salen og figurspillerne er ret glade for det. Vi kigger på mulighederne og økonomien i, at overtage lokalet permanent.
  • Der er nye folk der har lyst til at prøve kræfter med cafe-udvalget og efter en vurdering af mulighedern har vi givet dem faklen.
    I den sammenhæng har der også været en generel snak om hvad man gør når flere grupper ønsker at udføre den samme opgave. Der er en længere redegørelse for denne diskussion i referatet.
  • Vi har nu et lead på at skaffe nye møntstempler og Daniel kigger på om vi kan skaffe ekstern finansiering.

Noget forsinket kommer her referaterne fra bestyrelsesmøder i juni og juli. Det primære emne har dog været corona og genåbning, så i praksis er der meget lidt udover beslutninger omkring disse, som løbende er blevet offentliggjort. Men de formelle referater skal op så de ligger nu på referatsiden og kan findes herunder:

Der er ingen større beslutninger eller punkter udover genåbningen så der er ikke en liste med centrale beslutningspunkter som der er på de fleste referater.

Kalender…
september 2021
mandag tirsdag onsdag torsdag fredag lørdag søndag
30. august 2021 31. august 2021 1. september 2021 2. september 2021 3. september 2021 4. september 2021 5. september 2021
6. september 2021 7. september 2021 8. september 2021 9. september 2021 10. september 2021 11. september 2021 12. september 2021
13. september 2021 14. september 2021 15. september 2021 16. september 2021 17. september 2021 18. september 2021 19. september 2021
20. september 2021 21. september 2021 22. september 2021 23. september 2021 24. september 2021 25. september 2021 26. september 2021
27. september 2021 28. september 2021 29. september 2021 30. september 2021 1. oktober 2021 2. oktober 2021 3. oktober 2021