Klubben er aflåst, men medlemmer, uanset alder, kan købe en nøgle til en pris på 50 DKK. Der er ingen faste åbningstidspunkter, men normalt vil lokalerne være åbne fra kl. 18-23 på hverdagene og omkring middag om søndagen. Lørdag er det mere irregulært hvornår der er åbent.
På 1. salen har vi et stort fælleslokale til brætspil, figurspil og generelt at “hænge ud”. Der er terræn til et bredt udvalg af figurspil f.eks. Warhammer, 40K, mm. Her holdes også større arrangementer. Tillige har vi et kioskudsalg der åbner ud mod fælleslokalet med sodavand, slik, chips, mm.
Der er også 6 spillelokaler på denne etage hvoraf det ene også er mødelokale. Disse kan reserveres ugentligt til brug for at spille bordrollespil, kortspil, brætspil eller hvad folk har lyst til. Der er desuden også et køkken.
På 2. salen har vi vores største figurspilslokale samt et stort mødelokale.
I kælderen har vi et stort lager hvor vi opbevarer foreningens mange effekter til brug for liverollespil, hardball, mm. Der ligger også to værksteder; et grovværksted til træarbejde, større malerarbejder og lignende samt et finværksted til figurmaling, justering af hardballvåben og syning. Disse kan medlemmer bruge til egne projekter såvel som til foreningens projekter så længe sikkerheds- og ordensregler overholdes.
Brug af lokaler – ugentlig
Hvis man vil bruge et spillelokale på ugentlig basis skal man skrive sig på timemap’en som befinder sig i foreningen minimum med navn og telefonnummer. Når man ikke længere bruger lokalerne skal man huske at fjerne sig fra listen igen.
Særligt ifht. Fælleslokalet og Aktiv Tirsdag
I forbindelse med Ungdomsudvalgets ugentlige aktivitet ”Aktiv Tirsdag” som foregår Tirsdag aften i tidsrummet 17.30 til 21.00, har udvalget som udgangspunkt fortrinsret til at bruge Battle lokalet forudsat at udvalget sørger for at der er plads til at medlemmer der ikke deltager i Aktiv Tirsdag stadig kan købe ting i cafeen og kan lave deres egne aktiviteter.
Udvalget skal kontakte bestyrelsen i god tid forud hvis de ønsker at lave en aktivitet der forhindrer andre medlemmer i at være i Battle lokalet eller købe i cafeen, og de skal også informere de af klubbens medlemmer der måtte være berørt i god tid.
Brug af lokaler – engangs
Hvis man ønsker at lave en enkelt-stående arrangementer (herunder også tilbagevendende arrangementer) – workshop, turnering eller lignende – har man også mulighed for at benytte foreningens lokaler.
Såfremt arrangementet indeholder en økonomi (entreindtægter og/eller omkostninger for foreningen), skal man kontakte bestyrelsen@troa.dk og præsentere et budget. Kravene til budget og præsentation af arrangementet afhænger af størrelsen af arrangementet, økonomi og risiko. Ligesom øvrige dage hvor gæster ønsker at benytte foreningens lokaler skal personer der ikke er medlemmer betale 50 DKK per person per dag (eller del af). Nærmere betingelser og eventuelle undtagelser skal aftales med bestyrelsen.
I forhold til at sikre brug af et eller flere lokaler skal man kontakte booking@troa.dk. Det skal også ske selvom der ikke er en økonomi involveret i arrangementet. Her vil den bookingansvarlige hjælpe med at få arrangementet skrevet i kalenderen og afklare eventuelle bookingkonflikter, eksempelvis overlappende arrangementer som skal bruge de samme faciliteter.
Vores udgangspunkt er at selvom man har booket et lokale skal medlemmer eller andre arrangementer også have mulighed for at anvende lokalet, hvis det kan gøres uden at forstyrre arrangementet mærkbart. Med andre ord – bare fordi I har booket lokalet så kan det godt være, at I der skal gøres plads til andre, eksempelvis medlemmer der dukker op uannonceret for at spille noget andet, eller et andet arrangement. Det betyder også, at der ikke er behov for at booke lokalerne for at mødes i mindre grupper for at spille, hvis man ikke har grund til at tro, at man skal bruge majoriteten af lokalet.
Det betyder også, at ikke skal skrive og booke fordi du skal spille figurspil med en ven på 2. salen. Men hvis I mødes 16 mennesker og skal bruge halvdelen af bordene over en hel lørdag så vil det være en god ide at booke dem.
Bookingansvarlige har også retten til at omrokere bookinger for at få plads til alle. Så selvom du har booket måneder eller måske et år i forvejen så kan du godt blive mødt med et spørgsmål om hvorvidt vi kan flytte rundt så vi kan få plads til andre arrangementer – og i helt særlige tilfælde har bookingansvarlige bemyndigelse til at flytte tid eller sted for dit arrangement, hvis vi ikke kan finde en ordning hvor alle arrangementer kan sameksistere. Der gælder altså ikke et først-til-mølle princip. Med det sagt så skal det siges, at bookingansvarlige naturligvis respekterer det arbejde der lægges i de frivillige arrangementer og en tvungen flytning vil repræsentere en nødsituation efter alle andre muligheder er afsøgt.
Nogle arrangementer kan have specielle behov – eksempelvis at lokaler der normalvis er booket til rollespil skal rømmes eller at en etage hvor medlemmerne normalvis kan komme frit, skal afgrænses under arrangementet. Det kan bookingansvarlige også hjælpe med og sikre at de berørte informeres.
Leje af foreningens effekter
Foreningen råder over flere effekter, som kan være interessant at leje. Det drejer sig eksempelvis om telte, borde/bænke sæt eller lignende. Foreningens egne arrangementer vil altid have fortrinsret til foreningens effekter over andre. Det vigtigt at bemærke, at udleje af foreningens effekter ikke er en kerneaktivitet for TRoA og derfor er følgende retningslinier sat for at minimere arbejde og besvær for TRoA ved udlejen.
Tidsfrister
En anmodning om udleje skal altid indgives mindst to uger før det ønskes udleveret. Skal du leje noget der ikke står på udlejeformularen (se nedenfor) skal prisen (og hvorvidt vi ønsker at leje det ud) behandles på et bestyrelsesmøde og således har vi brug for yderligere tid til behandling – kig i kalenderen for at se hvornår vi har bestyrelsesmøder.
Hvis anmodningen kommer senere end det vil den blive afvist. Vi ønsker ikke at bruge vores kræfter på at hastebehandle udlejeforespørgsler jvf. vores politik om, at det ikke er en kerneaktivtet.
Pris
Der er fastsat standardiserede lejepriser på effekter der ofte lejes ud for at dække på det slid, som der kommer på det. Objekter vi sjældent lejer ud skal der fastsættes en pris på af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde. Derudover forpligtes man ved leje til at dække eventuelle skader med anskaffelsesprisen – you break it, you buy it.
Udlevering og hentning
Alle lejede effekter uden undtagelse skal udleveres og modtages af en bestyrelsen udpeget repræsentant. Man må ikke selv hente og levere tilbage. Formålet med dette er at sikre at det vi udleverer er i ordentligt stand og at det vi modtager også er i ordentlig stand og kommer korrekt på plads.
Hvis bestyrelsen ikke er i stand til at finde en til at stå for udlevering og modtagelse på et tidspunkt der passer lejer vil vi afvise udlejet. Vi har for mange dårlige erfaringer med effekter der er ikke er kommet tilbage i ordentlig stand, tid eller på korrekt placering når vi ikke har haft styr på både udlevering og modtagelse.
Hvem lejer vi til
Som udgangspunkt vil foreningen leje og låne ud til brug til non-profit arrangementer indenfor foreningens formålsparagraf. Det kan være rollespilsarrangementer, airsoft-spil, osv både til medlemmer og ikke-medlemmer.
Der kan gives dispensation fra dette, f.eks. at leje effekter ud til medlemmers aktiviteter der ikke falder under formålsparagraffen. Anvendes effekterne til kommercielle formål eller til formål udenfor foreningens formålsparagraf vil lejepriserne hæves idet de normale priser alene er sat til at skulle dække vedligehold og slid, og ikke det frivillige arbejde eller risiko, forbundet med udleje. Aktiviteter der går udover foreningens interessesfære – her repræsenteret ved formålsparagraf og non-profit – bør derfor kompensere dette arbejde og risiko til foreningen, så foreningens ejendom primært kan komme foreningen og dennes formål til gode.
Hvis dit formål med udleje ikke passer i den øverste kategori (non-profit indenfor formålsparagraffen) skal din anmodning behandles på et bestyrelsesmøde og kan vi ikke nå det, afvises anmodningen.
Hvordan lejer jeg
Du kan anvende denne formular.
Hvis du vil leje noget der ikke står på den så skriv til bestyrelsen@troa.dk. Bemærk tidsfristerne ovenfor.
IT- og kontor-faciliteter
Foreningen råder over et antal computere på kontoret som har den store office-pakke installeret og inDesign til layoutopgaver.
Den ene computer er bærbar og kan tages med til arrangementer.
Derudover har vi en laminatmaskine, en skæremaskine og en kopimaskine med indbygget scanner (email’er en pdf) og printer.
Hjemmeside og web-presence
Foreningen råder over et webhotel. IT-udvalget tilbyder en række services til udvalg og arrangører gennem dette, hvoraf de mest almindelige er listet herunder.
- Installere og udarbejde hjemmeside til et projekt (scenarie, con, udvalg, etc.). Eventuelt med eget domæne.
- Udarbejdelse og vedligehold af mailliste.
- Mulighed for at lave spørgeskema.
- Mulighed for at lave tilmeldingsformularer online inkl. betalingsløsning med Jotform.