1. Foreningens navn
Stk. 1: Foreningens navn er “The Realm of Adventurers”. Forkortet: TRoA.
Stk. 2: Foreningen er hjemmehørende i Aalborg Kommune.
2. Foreningens mål
Stk. 1: Foreningens formål er at drive folkeoplysende arbejde ved udbredningen af kendskabet til rollespil, brætspil og nært beslægtede aktiviteter, f.eks. gennem kurser, turneringer og andre arrangementer. Tillige vil foreningen søge at hjælpe medlemmerne til at udvikle deres rollespil. Samtidigt skal foreningen arbejde for at give børn og unge mulighed for kammeratligt samvær i deres fritid, så medlemmerne med udgangspunkt i rollespillet styrkes i deres evne og lyst til at deltage i det forpligtende fællesskab og dermed tage ansvar for eget liv og til at deltage aktivt og engageret i samfundslivet.
3. Medlemmer
Stk. 1: Som medlem optages enhver, der indbetaler det fastsatte kontingent, og som er villig til at overholde nærværende vedtægter.
Stk. 2: Prøveperiode og mulighed for deltagelse i foreningens arrangementer for ikke-medlemmer fastsættes af bestyrelsen.
4. Kontingent og økonomi
Stk. 1: Midler til foreningens drift henhører dels fra kontingent fra medlemmerne og dels fra foreningens aktiviteter. Derudover kan der søges om tilskud fra kommunen og andre tilgængelige fonde og legater.
Stk. 2: Medlemskontingentet fastlægges af generalforsamlingen for et år frem i tiden.
Stk. 3: Udmeldelse af foreningen er alene gyldigt hvis det er meddelt skriftligt til rette instans. Bestyrelsen udpeger hvilken eller hvilke instanser er gyldige og informerer om dette på foreningens hjemmeside. Medlemskabet ophører øjeblikkeligt eller når kontingentperioden udløber, alt efter medlemmets ønske. Der vil ikke blive tilbagebetalt kontingent eller anden form for godtgørelse.
Stk. 4: Det pålægger bestyrelsen at gå i dialog med medlemmer der ikke melder sig ud eller svarer kontingent til tiden med henblik på at få etableret aftale om udmeldelse eller afregning af skyldigt kontingent. Medlemmer der ikke har meldt sig ud, svaret kontingent eller indgået aftale med bestyrelsen kan bestyrelsen vedtage at sende til inkasso eller lignende tiltag for at inddrive penge eller få en aftale i stand.
Stk. 5: Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.
5. Eksklusion
Stk. 1: Bestyrelsen kan på et hvert bestyrelsesmøde, med en skriftlig begrundelse, ekskludere et medlem fra foreningen eller et aktivitetsområde, hvis mindst 3/4 af bestyrelsen stemmer herfor. Forinden bestyrelsen træffer sin beslutning, skal medlemmet høres.
Stk. 2: Eksklusionen skal meddeles medlemmet skriftligt og kan af medlemmet kræves prøvet på den næste generalforsamling. Medlemmet er dog ekskluderet indtil afholdelsen af denne, og der vil ikke blive refunderet indbetalt kontingent.
6. Kompetence og stemmeret
Stk. 1: Generalforsamlingen er den højeste myndighed i foreningen.
Stk. 2: Kun medlemmer med gyldig medlemskvittering har stemmeret. Hvert medlem har 1 stemme.
7. Ordinær generalforsamling
Stk. 1: Der afholdes ordinær generalforsamling i januar, februar eller marts måned. Dog afholdtes den første og stiftende generalforsamling onsdag den 9. august 1989.
Stk. 2: Indkaldelse til generalforsamlingen skal ske skriftligt via email og opslag på forenings hjemmeside senest 4 uger før afholdelse. Øvrige internetsider hvor foreningen har tilstedeværelse, kan efter bestyrelsens beslutning anvendes udover ovennævnte. Indkaldelsen skal som minimum indeholde en foreløbig dagsorden.
Stk. 3: Ønskes et emne optaget på dagsordenen for en ordinær generalforsamling, må en skriftlig og motiveret anmodning tilstiles bestyrelsen senest 3 uger før afholdelsen af generalforsamlingen.
Stk. 4: Regnskab og budget skal være tilgængelig for medlemmerne via de i stk. 2 nævnte kanaler senest 14 dage før generalforsamlingen.
8. Generalforsamlingens dagsorden
Stk. 1: Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent og referent.
- Valg af stemmeudvalg
- Bestyrelsens beretning fremlægges til godkendelse
- Fremlæggelse af regnskab til godkendelse
- Fremlæggelse af budget og forslag til kontingent til godkendelse
- Indkomne forslag
- Valg af formand og kasserer
- Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer
- Valg af intern revisor
- Valg af delegerede til Landsforeningen
- Eventuelt
9. Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1: Ekstraordinær generalforsamling afholdes enten efter beslutning af den ordinære generalforsamling, bestyrelsen eller efter begæring af mindst 1/5 af foreningens medlemmer. Forlangender i så henseende må afgives skriftligt og motiveret med angivelse af de forslag, der ønskes behandlet.
Stk. 2: Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske skriftligt via email og opslag på forenings hjemmeside med mindst 1 uges varsel og foretages af bestyrelsen senest 3 uger efter modtagelsen af det skriftlige forlangende desangående. Øvrige internetsider hvor foreningen har tilstedeværelse, kan efter bestyrelsens beslutning anvendes udover ovennævnte. Indkaldelsen skal indeholde punkterne fra anmodningen på en specificeret dagsorden.
10. Generalforsamlings forhandlinger
Stk. 1: Forhandlingerne ledes af en på generalforsamlingen valgt dirigent. Afgørelse af alle formelle spørgsmål vedrørende forhandlingerne tilkommer dirigenten. Over forhandlingerne føres et referat, der underskrives af dirigenten og formanden.
Stk. 2: På generalforsamlingen kan der kun træffes afgørelse i spørgsmål, der er optaget på dagsordenen.
Stk. 3: Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uden hensyn til de fremmødtes antal. Såfremt blot et medlem begærer det, skal afstemningen ske skriftligt.
Stk. 4: Ved stemmeopgørelse er det forslag vedtaget eller den kandidat valgt, som har opnået højest stemmeantal.
Stk. 5: Blanke stemmer indgår ikke i optælling af stemmer, og kan derfor ikke vægte for eller imod. Undtaget dette er forslag til vedtægtsændringer, der ifølge vedtægterne skal have 2/3 stemmer for forslaget.
11. Valg af bestyrelse
Stk. 1: Foreningen ledes mellem generalforsamlingerne af en bestyrelse bestående af en formand, næstformand, kasserer og øvrige medlemmer, således at bestyrelsens medlemmer udgør 5-7 personer.
Stk. 2: Formanden og kassereren vælges af generalforsamlingen.
Stk. 3: Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen. Valgt til bestyrelsen er de 3 til 5 kandidater, der opnår højest antal stemmer.
Stk. 4: Bestyrelsen sidder fra den generalforsamling hvorpå de er valgt indtil næste, ordinære generalforsamling.
Stk. 5: Ingen enkeltperson kan på noget tidspunkt besidde mere end en af følgende roller; Formand, Næstformand, Kasserer, Bestyrelsesmedlem.
12. Konstituering, møder og forretningsorden
Stk. 1: Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand.
Stk. 2: Bestyrelsen afholder møder så ofte, det er fornødent, dog mindst ét i hvert kvartal. Bestyrelsen fastlægger selv sin dagsorden.
Stk. 3: Ethvert forslag fra et medlem, der kommer bestyrelsen i hænde, skal fremlægges på det næste bestyrelsesmøde.
Stk. 4: Bestyrelsen kan nedsætte udvalg med bemyndigelse til specielle opgaver.
Stk. 5: Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede, rundet op.
Stk. 6: Bestyrelsen træffer sine afgørelser ved afstemning. I tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme afgørende.
Stk. 7: Bestyrelsen kan, på ethvert bestyrelsesmøde, ekskludere et bestyrelsesmedlem, fra bestyrelsen, hvis følgende betingelser er opfyldt:
- Bestyrelsesmedlemmet er udeblevet fra bestyrelsesmøder, som er korrekt indkaldt, mindst 3 gange uden at melde afbud.
- Bestyrelsesmedlemmet skal have modtaget to skriftlige advarsler forinden, og have mulighed for at blive hørt på et bestyrelsesmøde.
- Der skal i bestyrelsen være 3/4 flertal for eksklusionen.
13. Tegningsret
Stk. 1: Foreningen tegnes af en af følgende:
- Formanden
- Kasseren
- Næstformanden og et bestyrelsesmedlem
Stk. 2: Kasseren har overfor generalforsamlingen ansvaret for foreningens midler.
Stk. 3: Bestyrelsen har det overordnede ansvar for foreningens beholdninger.
14. Regnskab
Stk. 1: Den af generalforsamlingen valgte kasserer fører på bestyrelsens vegne et bogholderi og regnskab, der til enhver tid udviser klubbens drift og økonomiske stilling på en overskuelig måde.
Stk. 2: Regnskabsåret følger kalenderåret.
Stk. 3: Regnskabet revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer, der til enhver tid kan forlange samtlige bilag og dokumentationen for kasse-, bank-, og girobeholdningen forevist.
Stk. 4: Samtidig med at regnskabet foreligger til foreningens årlige generalforsamling, skal påtegningen fra de af generalforsamlingen valgte revisorer være påført.
15. Valg til landsforeningens generalforsamling
Stk. 1: Såfremt foreningen er medlem af mindst en landsforening når der indkaldes til ordinær generalforsamling og denne landsforening har en generalforsamling eller lignende møde hvor foreningen må stille med stemme- og/eller taleberettigede delegerede, skal generalforsamlingen vælge en eller flere af disse delegerede.
Stk. 2: Bestyrelsen bestemmer hvor mange delegerede generalforsamlingen har ret til at vælge, dog mindst en per landsforening. Dette skal fremgå af indkaldelsen.
Stk. 3: Bestyrelsen vælger de resterende delegerede. Såfremt der blev valgt færre delegerede på generalforsamling end den havde ret til eller en eller flere af de på generalforsamlingen valgte delegerede ikke kan deltage, vælger bestyrelsen erstatninger for disse.
Stk. 4: De på generalforsamlingen valgte delegerede er delegerede for alle generalforsamlinger i landsforeningen indtil der vælges delegerede igen. De af bestyrelsen valgte er kun valgt for én specifik generalforsamling, men kan genvælges.
16. Vedtægtsændringer
Stk. 1: Til ændring af foreningens vedtægter kræves at mindst 2/3 af generalforsamlingens stemmer for ændringen.
Stk. 2: Udkast til vedtægtsændringer skal udsendes til medlemmerne senest 1 uge før generalforsamlingen.
17. Opløsning af foreningen
Stk. 1: Foreningen kan opløses, når forslaget er vedtaget på en ordinær generalforsamling og derpå ved urafstemning blandt foreningens medlemmer med mindst 3/4 af de afgivne stemmer.
Stk. 2: Ved nedlæggelse af foreningen sælges foreningens materialer på en lukket auktion for medlemmerne. Denne auktion skal indkaldes skriftligt til alle medlemmer, senest 7 dage før.
Stk. 3: På den generalforsamling, hvor foreningens opløsning vedtages, skal der tages bestemmelse om hvilket almennyttigt formål, foreningens formue skal skænkes til. Tilskud givet af Aalborg Kommune går tilbage til kommunen og i tilfælde af uenighed om de resterende værdier, går disse også til Aalborg Kommunes fritids- og kultur forvaltning.
18. Vedtagelse og senere ændringer
Stk. 1: TRoA er stiftet officielt den 9. august 1989 af Allan Nygård, Karsten Rasmussen, Jørn Hjortshøj og Søren Parbæk.
Stk. 2: Vedtægterne er ændret den: 18-10-1989, 03-01-1990, 15-02-1992, 31-10-1992, 06-03-1993, 11-03-1995, 15-03-1997, 02-06-1999, 18-03-2000, 27-05-2001, 03-04-2002, 26-02-2005, 14-03-2009, 06-03-2010, 17-03-2012, 16-03-2013, 23-03-2014, 20-02-2016, 18-02-2017, 24-02-2018, 16-02-2019, 22-02-2020, 06-03-2021, 04-03-2023.