Politikker

Alkoholpolitik

Der bliver i TRoA fulgt den gældende lovgivning.

I forbindelse med sociale arrangementer som eksempelvis fester og brætspilscaféer, er det tilladt at nyde alkohol. Tilsvarende må der sælges øl i foreningens lokaler, såfremt der bliver ryddet pænt op bagefter. Der kan, som til fester, ikke sælges øl til personer under 18 år. Der gælder stadig almindelige sund fornuft og således bør der tages hensyn i forbindelse med alkoholindtag i forbindelse med ungdomsarrangementer.

TRoA’s fester er lukkede arrangementer for foreningens medlemmer. Unge under 16 år har ikke adgang til TRoA’s fester, unge mellem 16 -18 år har adgang til TRoA’s fester, dog skal der medbringes en skriftlig tilladelse fra forældre eller værge såfremt man ønsker at nyde alkohol. På denne seddel skal eventuelle begrænsninger også fremgå.

Bartenderen har ret til at nægte udskænkning og medlemmerne opfordres til at være mådeholdne.

Medlemmerne opfordres til at holde øje med spiritus kørsel og bedes forsøge at forhindre dette. I tilfælde af spiritus kørsel rettes der henvendelse til myndighederne.

Børn i lokalerne

I TRoAs lokaler skal medlemmer som er forældre kunne med bringe deres børn uden at de skal svare kontingent for dem indtil børnene fylder 7 år.

Der gælder dog følgende regler:

Børnene skal under ophold i foreningen være under forældrenes opsyn, således de ikke er til gene for foreningens medlemmer.
Det er forældrenes ansvar at medbringe legetøj eller anden aktivering til deres børn. TRoA er ikke en børnehave, og TRoAs spil, bøger og lignende er ikke egnet for børn i denne alder.
Medlemmer har fortrinsret til foreningens faciliteter, f.eks. spil, tv, værktøj, lokaler og lignende.

Enkelte arrangementer i foreningen kan sætte deres egne aldersbegrænsninger, både strammere eller løsere.

Børneattester

TRoAs retningslinier omkring indhentning af børneattester er udarbejdet i samarbejde med Bifrost med henblik på at sikre, at vi overholder lovgivningen.

Bestyrelsen har det endelige ansvar for, at der indhentes børneattester på de rette. Grundet den decentrale natur af TRoAs aktiviteter er det ikke muligt for bestyrelsen at have et komplet overblik over alle aktive omkring alle aktiviteter, hvorfor dele af opgaverne uddelegeres.

Følgende er rammerne for hvem der skal indhentes børneattester for:

Hele bestyrelsen og alle ansatte.
Arrangører i udvalg eller aktiviteter der gentages flere gange med børn og unge under 15 år, som deltagere.
Deltagere til samme arrangementer, som indtager en formel eller uformel rolle, hvor de har mulighed for at opbygge et tillidsforhold til børn og unge under 15 år.
Hvorvidt man er medlem af foreningen har ingen indvirkning på om der skal indhentes børneattester. Vi indhenter således også attester på personer som ikke er medlem, hvis de i øvrigt opfylder kriterierne.
Der indhentes ikke børneattester på arrangementer der kun afvikles en enkelt gang, da der ikke er grundlag for at opbygge et tillidsforhold.
Der indhentes ikke børneattester ifbm. arrangementer hvor der ikke er deltagere under 15 år.

Lederen af de enkelte udvalg skal løbende indsende lister til kassereren med oplysninger (navn og fødselsdato, fordi det er tilstrækkeligt til at identificere personerne) om de personer, der skal indhentes på. Bordrollespilsudvalget har ansvaret for at samle op på bordrollespilshold hvor der er behov for indhentning af børneattester. Med løbende forstås at der skal indberettes hver gang der kommer nye til som opfylder kriterierne. Som minimum skal der indsendes en opdateret liste en gang om året, også selvom den er uændret.

Dyr i lokalerne

Dyr er som udgangspunkt ikke velkomne i lokalerne. Bestyrelsen kan give dispensation i særlige tilfælde.

Energidrikke til unge

Medlemmer og besøgende under 15 år må ikke købe energidrik i foreningen TRoAs lokaler. Cafevagter må anmode om at få fremvist billedlegitimation, hvor de finder det nødvendigt.

Events og arrangementer

TRoA modtager en del henvendelser fra privatpersoner, firmaer, offentlige institutioner eller foreninger om at bidrage eller afholde events af forskellige art. Eksempler kan være tema-uge i en folkeskole, underholdning til et firma-arrangement, at deltage i en byfest med underholdning eller være en overraskelse på et forhindringsløb.

TRoA er som udgangspunkt kun interesseret i et arrangement hvis det falder i en af følgende to kategorier:

Folkeoplysende og non-profit. Det kan eksempelvis være Aktiv Sommer. Hvis du har et sådant arrangement skal du henvende dig til bestyrelsen i god tid inden arrangementet hvorefter vi vil vurdere om vi finder det opfylder kriteriet og hvis det gør, aftale nærmere hvordan vi kan søge efter frivillige. Vi kan ikke garantere, at der er frivillige der har tid, lyst og mulighed til ethvert arrangement der falder ind under kriterierne.
Kontant aflønning til deltagerne. Hvis du har et sådant arrangement skal du også kontakte bestyrelsen som så enten vil hjælpe med at lede efter folk eller godkende at du selv må eftersøge dem ad relevante kanaler. Vi følger Landsforeningen Bifrosts anbefalinger som pt. er en minimumsløn på 1025 DKK per dag + 25 % oveni hvis folk selv skal have kostume med. Der betales per påbegyndt dag. Arrangementsafholder skal selv kunne udbetale lønnen lovligt direkte til deltagerne dvs. udenom TRoAs økonomi. Eventuelt udstyr fra foreningen skal lejes til gældende rater. Bestyrelsen kan afvige fra denne politik, eksempelvis med baggrund i formålsparagraffen.

Hvis dit arrangement ikke passer i en af ovenstående to kategorier kan vi desværre ikke hjælpe dig. Du må heller ikke benytte foreningens kommunikationskanaler og fora til at søge efter hjælpere.

Fotopolitik

TRoA har følgende politik i henhold til fotografering til foreningens arrangementer.

På lukkede områder (foreningens lokaler, etc.): Fotografering kun med tilladelse fra arrangørerne. Alle billeder der tages har vi ret til en kopi af, og må bruge i foreningsregi til hvad vi end ønsker.

Offentlige områder (Sidste Søndag, etc.): Vi kan ikke sætte krav, men vi vil opfordre fotografer til at henvende sig til arrangørerne så vi ved at de er der, at vi vil gerne have brugsret. Bemærk, at portrætfoto kræves tilladelse fra den, billedet tages af.

Ophavsret til billederne på TRoAs galleri tilfalder som udgangspunkt fotografen undtagen billeder fra arrangementer, hvor TRoA explicit har ophavsretten. Ønsker du at bruge et par enkelte billeder til privat brug er dette tilladt, såfremt der er tydelig kildeangivelse og fotografen krediteret. Ønsker du at bruge mange billeder og/eller billeder til kommercielt/forenings/offentligt brug kontakt da webmaster@troa.dk og/eller fotografen for tilladelse.

Ledsagerkort

Som ledsager til en handicappet med ledsagerkort (se nærmere her) kan du komme i foreningens lokaler uden at være medlem eller betale gæstebillet. Hensigten med dette er, at gøre det mere tilgængeligt for personer med handicap at deltage i aktiviteter i foreningens lokaler, uden det skal have en ekstra omkostning (eksempelvis et ekstra medlemskab eller gæstebillet). Dette omfatter både formelle arrangementer i foreningens lokaler, eksempelvis brætspilscafe eller turneringer, eller blot et ad-hoc møde eller aktivitet, eksempelvis bordrollespilshold eller et spil Warhammer 40K.

En ledsager deltager for at hjælpe den handicappede og er som udgangspunkt ikke selv deltager i aktiviteterne. Hvis man selv deltager i aktiviteten skal man betale på lige fod med alle andre deltagere.

Ved arrangementer hvor en ledsager vil medføre ekstra omkostninger for arrangementet – eksempelvis arrangementer med mad – skal man kontakte arrangørerne på det pågældende arrangement for at lave en specifik aftale således TRoA ikke får en ekstra omkostning.

Arrangementer udenfor foreningens lokaler opfordres også til give lempelige rammer til ledsagerkort, men her vil det ofte være tale om deltagerafhængige omkostninger hvorfor det altid er påkrævet at kontakte arrangørerne.

Kontakt bestyrelsen ved tvivlsspørgsmål.

Brug af laserskærer

Som udgangspunkt må man med laserskæreren kun frembringe genstande til eget brug eller til brug for TRoA. For at bruge laserskæreren skal man først uddannes af en superbruger.

Ønsker man at frembringe en genstand til kommerciel brug – eksempelvis at bruge genstanden i forbindelse med en virksomhed, at sælge genstanden eller på anden vis der ikke er til eget eller TRoAs brug – kan man ansøge om tilladelse. Ansøgningen sendes til værkstedsudvalget. I ansøgningen skrives en kort beskrivelse af hvad man ønsker at lave, hvor mange plader og hvilket formål de anvendes til.

Det er ikke hensigten, at TRoAs faciliteter skal danne ramme om nogens private, kommercielle aktivitet. Omvendt vil et helt firkantet forbud være formålsløst, idet der er masser af mindre anvendelser hvor det er uproblematisk at laserskæreren bliver anvendt.

Ved godkendelse vægtes følgende:

At TRoA ikke kommer til at være konkurrenceforvridende.
At det ikke går ud over medlemmernes mulighed for at bruge TRoAs faciliteter.
At TRoAs remedier ikke bruges til masse-produktion eller som centralt grundlag i en kommerciel virksomhed.
At den samlede anvendelse på kommercielle aktiviteter vurderes at være mindre end anvendelsen til medlemmerne eller TRoA.

Godkendes ansøgningen betales 250 kroner per time man ønsker at skære. Man betaler for et antal hele timer. Beløbet overføres til samme mobilepay som man betaler for køb af plader med klar angivelse af, at der er tale om en betaling for kommercielt brug.

Overnatning / sove

Det er kun tilladt at overnatte i foreningens lokaler i forbindelse med arrangementer og ikke i længerevarende perioder. Dette skal gøres indenfor de retningslinier der er stillet fra kommunen og beredskabsstyrelsen og det betyder i skrivende stund følgende:

Man skal ansøge hos kommunen om at anvende lokaler til overnatning: her. Det skal gøres mindst 14 dage før overnatningen. Hvis man har spørgsmål til ansøgningen kan man kontakte på booking@troa.dk
Skriv til bookinansvarlig i bestyrelsen 14 dage før overnatningen med forventet antal og lejlighed (husk også at anmode om en undtagelsesdag i alarmsystemet) – skriv til booking@troa.dk.
Det er ikke muligt at booke eller få godkendelse med kortere varsel end 14 dage.

Prøveperiode

Hvis man overvejer medlemsskab har man lov at besøge foreningens lokaler én gang uden at betale gebyr for brugen. Ønsker man at benytte foreningens lokaler flere gange inden man melder sig ind skal man betale per besøg som andre besøgende.

Undtaget herfra er medlemmer, som er under 18 år. Her er prøveperioden op til 4 uger hvorefter man enten skal betale per besøg eller melde sig ind.

Har man været medlem indenfor de sidste 2 år, kan man ikke gøre brug af en prøveperiode.

Rengøring

De som anvender lokalerne mere eller mindre regelmæssigt skal deltage i den kollektive rengøring af hele klubben. Det er op til den rengøringsansvarlige at afgøre hvorvidt en given gruppe skal deltage i rengøringen i tvivlstilfælde.

Derudover gælder det at hvis du anvender et lokale i foreningen skal du rengøre det pågældende lokale hver gang efter endt brug.

Rygepolitik

Det er i TRoAs lokaler totalt rygeforbud, og al rygning skal foregå udenfor bygningen. E-cigaretter er omfattet af regler på lige med almindelig rygning som i det offentlige generelt.

Derudover har TRoA besluttet jvf. kommunens indstilling at forbyde salg af tobak i foreningens lokaler. Arrangementer udenfor lokalerne kan sætte egne retningslinier under hensyn til de regler der for den anvendte lokalitet.

Samarbejde med kommercielle parter

Der er flere kommercielle parter, som har interesse i og relevans for TRoAs aktiviteter. Det vil typisk være i kraft af at TRoAs medlemmer er oplagte kunder i kraft af deres hobby – eksempelvis hobbyforretninger – eller at TRoAs faciliteter, effekter og kompetencer kan finde anvendelse i udøvelsen af deres hverv – eksempelvis at leje TRoAs telte til et festarrangement. I alle sådanne samarbejder er det centralt for TRoA at:

At vi ikke kommer til at blive konkurrenceforvridende, særligt med baggrund i, at vi har adgang til faciliteter gennem kommunen i kraft af at være en folkeoplysende forening. Det betyder vi generelt set kun vil assistere på markedsvilkår – eksempelvis med udleje af effekter.
At de frivillige kræfter i TRoA fortrinsvis disponeres mod foreningens egne arrangementer og aktiviteter. Vi vil således nedprioritere opgaver eller forpligtelser med kommerciel interesse når vi skal prioritere frivilliges tid og energi.
At alt samarbejde foregår på transparente vilkår.
At vi ikke stiller vores egne arrangementer og frivillige ringere fordi vi assistere eksterne parter.

For leje af TRoAs effekter henvises til Faciliteter særligt afsnittet “Leje af TRoAs effekter”.

TRoA har derudover formaliseret vores samarbejde med den lokale hobbybutik Spilforsyningen, da vi har meget overlappende interessesfære hvor det giver mening for os at samarbejde. Ved at indgå en samarbejdsaftale styrker vi således transparensen jvf. ovenstående principper. Denne aftale kan findes her: Rammer for samarbejde mellem spilforsyningen og TRoA.

Hvis der er andre kommercielle parter for hvem det vil være meningsfyldt at indgå en samarbejdsaftale inviteres disse til at rette henvendelse til bestyrelsen for en afklarende dialog.

Stofpolitik

Der bliver i TRoA, hermed forståes foreningens lokaler såvel som samtlige arrangementer foreningen har helt eller delvist ansvar for, fulgt gældende lovgivning.

Det er således ikke tilladt at anvende narkotika og andre ulovlige, euforiserende stoffer i TRoA. Arrangørerne, og for lokalernes vedkommende tillige bestyrelsen, har beføjelser til at sanktionere medlemmer og/eller deltagere som bryder disse regler med sanktioner op til og med bortvisning fra foreningen, arrangementet og/eller politianmeldelse.

Varesalg og -køb

TRoA er en frivillig forening og ikke en butik med kommercielt sigte. Det betyder, at vi som udgangspunkt ikke vil konkurrere mod kommercielle butikker herunder fællesindkøb eller andet hvor foreningen står som mellemmand.

I forhold til fællesindkøb anerkender bestyrelsen, at der er nogle gråzoner. Et eksempel på dette er f.eks. hvis man køber nogle produkter til TRoA online og i samme bestilling, bestiller nogle ting til sig selv eller andre medlemmer og kun sender regningen på TRoAs produkter, videre til TRoA – – det er naturligvis OK. Det er op til de enkelte frivillige at vurdere, hvornår der er tale om en situation der er OK og hvornår der er tale om en situation der er konkurrenceforvridende. Ved tvivlsspørgsmål kan man kontakte bestyrelsen.

Der er enkelte undtagelser til reglen om, at man ikke vil foretage varesalg:

Slik, sodavand, chips og andre kioskvarer.
Mindre mængder lejlighedsvarer som man kan få “akut” behov for i klubben; lim, målebånd, terninger, stearinlys, etc.
Varer vi skal føre, for at kunne afvikle bestemte aktiviteter. Der er i skrivende stund alene tale om Magic kort i denne kategori.
Varer, som kun TRoA kan føre. Det er f.eks. TRoA merchandise.
Bestyrelsen kan tilføje yderligere undtagelser om nødvendigt.

Ved arrangementer kan arrangørerne vælge at åbne op for en eller flere butikker må sælge varer. Det er op til arrangørerne af de enkelte arrangementer at vurdere hvilke butikker der er velkomne og på hvilke præmisser. Tilsvarende kan de give butikkerne mulighed for at reklamere gennem TRoAs kanaler, hvis det tjener deltagernes interesser, eksempelvis ved at informere om butikkens tilstedeværelse.

Workshop i lokalerne

Følgende ting må ikke foregå på 1. sal men i stedet i kælderen:

Der må ikke skæres direkte på bordpladerne.
Der må ikke farves med narvsværte og lignende kraftige farvemidler
Der må ikke bruges powertools herunder bl.a. boremaskine, vinkelsliber, stiksav osv.
Der må ikke males andet end figurer.