TRoA er en frivillig forening som baserer sine aktiviteter på frivillig arbejdskraft. Det betyder, at den primære motivation for at udføre arbejde i foreningen skal være interesse i at udføre de pågældende aktiviteter. Derudover er det vores holdning, at dem der udfører frivilligt arbejde ikke skal lægges økonomisk til last for at lave frivilligt arbejde, og at alle former for belønning skal gives og nydes solidarisk.
Hensigten med nærværende retningslinier er at sikre at de aktive i alle udvalg og arrangørgrupper arbejder under ens retningslinier, og at disse retningslinier er gennemskuelige for alle; både de aktive og de øvrige medlemmer.
TRoA har dog mange forskellige aktiviteter og bestyrelsen kan således vælge at dispensere fra nedenstående retningslinier, hvis den vurderer, at det er hensigtsmæssigt.
Udover nedenstående retningslinier har TRoA en ORAM – Organisation, Roller, Ansvar og Møder – som beskriver netop disse områder. Den nuværende version kan hentes her: TRoA – ORAM
Definitioner
Udvalg: En gruppe nedsat i TRoA med det formål at afholde en aktivitet eller et arrangement. Kaldes også for en arrangørgruppe, afhængig af aktiviteten eller arrangementet natur.
Udvalgsmedlem: En person som er medlem af et udvalg eller en arrangørgruppe, og som varetager opgaver i forbindelse med dette.
Hjælper: En person som varetager opgaver i forbindelse med et arrangement eller en aktivitet for at sikre de øvrige deltageres underholdning, men som ikke er udvalgsmedlem.
Deltager: En person, der deltager i et arrangement eller en aktivitet, men som ikke er udvalgsmedlem eller hjælper.
Udvalgstur
Alle udvalgsmedlemmer der har været aktive i et udvalg eller en arrangørgruppe siden sidste udvalgstur, er inviteret til den årlige udvalgstur. Det er udvalgsformandens ansvar at få meldt udvalgsmedlemmerne til turen.
Udvalgsmedlemmer, som ikke er medlem af foreningen, er som udgangspunkt ikke inviteret. Udvalg der har karakter af arrangørgrupper – altså som kun har været samlet for at lave ét enkelt arrangement f.eks. et liverollespilsscenarie – er som udgangspunkt kun inviteret til én udvalgstur selvom arbejdet med arrangementet har strukket sig både før og efter en udvalgstur. Medlemmer der har lavet arrangementer i samme størrelse og/eller omfang som de der laves af udvalg kan bestyrelsen vælge at invitere.
Kørsel
Kørsel i egen bil dækkes som udgangspunkt med benzinpenge – dvs. udgiften for det anvendte brændstof mod passende kvittering. For brug af offentlig transport dækkes udgiften til offentlig transport mod passende kvittering.
Kørsel dækkes som udgangspunkt ikke ved aktiviteter, der kunne foregå i foreningens lokaler, f.eks. møder, uanset om det rent faktisk er foreningens lokaler, der benyttes. Kørselspenge skal som udgangspunkt fremgå klart af budgettet.
Telefon
Ved ekstraordinære telefonudgifter kan disse kompenseres. Dette skal fremgå klart af budgettet.
Forsikring
Alle udvalgsmedlemmer og hjælpere der udfører frivilligt arbejde for TRoA er omfattet af TRoAs erhvervsforsikring.
Deltagergebyr
Udvalgsmedlemmer og hjælpere, der ikke deltager i et arrangement eller en aktivitet på lige fod med deltagerne, kan fritages for deltagergebyr. Udvalgsmedlemmer og hjælpere der kan deltage på lige fod med deltagere, bør som udgangspunkt betale deltagergebyr.
Medlemsskab
TRoA ønsker at så mange som muligt, bidrager aktivt med frivilligt arbejde i foreningen men samtidig ønsker vi, at de aktive i foreningen er medlemmer idet man derigennem tilkendegiver sit ønske om at være en del af fællesskabet.
Derfor er udgangspunktet at man som udvalgsmedlem også er medlem i foreningen. Er man derimod hjælper (hvor forpligtelserne er mindre) behøver man ikke at være medlem.
Undtaget herfra er arrangementet som kun afvikles en enkelt gang hvorefter gruppen omkring det lukkes ned; et liverollespilsscenarie, en con eller lignende. Her er det tilladt at en eller flere udvalgsmedlemmer / arrangører ikke er medlem af TRoA så længe der er mindst et TRoA medlem i arrangørgruppen. Der opfordres dog til, at alle melder sig ind og bliver en del af det fællesskab, TRoA er.
Ved tvivlstilfælde vil bestyrelsen tage stilling til hvorvidt vi forventer medlemsskab.
Der giver ikke gratis medlemsskab til udvalgsmedlemmer eller hjælpere i TRoA. Dette gøres både fordi en sådan belønning ikke kan nydes solidarisk og fordi medlemsskab også er en tilkendegivelse af interesse i at være en del af fællesskabet.
Mad og drikke
Udvalg kan vælge at give udvalgsmedlemmer og hjælpere mad og drikke til møder, aktiviteter og arrangementer efter behov. Luksuriøs mad og drikke skal godkendes af bestyrelsen.
Udgifter til mad og drikke skal fremgå af budgettet og der skal ikke gives mad og drikke, der ikke er budgetteret uden aftale med bestyrelsen.
Gaver
Udvalg kan give gaver til personer, der bidrager med stor hjælp til deres arrangementer eller aktiviteter, og som ikke direkte har relation til TRoA. Dem der har direkte relation til TRoA – udvalgsmedlemmer og hjælpere – belønnes kollektivt.
Sådanne gaver skal så vidt muligt fremgå af budgettet. De anbefales ikke at overstige 500 DKK.
Øvrige belønning
Som udgangspunkt belønnes udvalgsmedlemmer gennem udvalgsturen. Udvalg har dog mulighed for at give udvalgsmedlemmer og hjælpere yderligere belønning, hvis udvalget ønsker. Sådan belønning skal fremgå af budgettet og vurderes af bestyrelsen under hensyn til:
- Belønningen skal kunne nydes solidarisk.
- Det skal økonomisk være forsvarligt.
- Det samlede budget for udvalgets aktiviteter / arrangementer skal være i ”frivillighedens ånd”.
- Udvalgsmedlemmer har mulighed for at deltage på udvalgsturen. Yderligere belønning til disse bør derfor afspejle dette forhold. Tilsvarende skal forholdet mellem hjælperes arbejdsbyrde og belønning sammenholdes med forholdet mellem udvalgsmedlemmernes arbejdsbyrde og belønning, herunder udvalgsturen.
Udvalgets økonomi
Et udvalg har til ansvar at indgive et budget til godkendelse af bestyrelsen og efterfølgende generalforsamlingen hvert år. Derefter er det udvalgets ansvar løbende at have overblik over deres økonomiske situation i forhold til budgettet og orientere bestyrelsen, hvis det afgiver markant fra det budgetterede, særligt hvis der er tale om en negativ afvigelse.
Et udvalgs økonomi skal som udgangspunkt falde i en af tre kategorier:
- Investering; der er tale om et nyt udvalg der er ved at starte op, og der investeres i udvalget med henblik på at udvalget på sigt, skal falde i en af de to andre kategorier. Det er acceptabelt, at udvalget giver underskud såfremt det vurderes sandsynligt, at udvalget indenfor 1-2 år vil falde i en af de to andre kategorier.
- Mange medlemmer der deltager “gratis”; udvalgets aktiviteter frekventeres forholdsvis af medlemmer som deltager gratis eller meget billigt og de enkelte aktiviteter vil for det meste være underskudsgivende. Medregnet at dette medfører nye medlemmer eller fastholder eksisterende medlemmer forventes det at være udgiftsneutralt og derfor er det acceptabelt, at udvalget giver underskud.
- Økonomisk overskud; udvalgets aktiviteter er udgiftsneutrale eller giver et overskud til foreningen.
Den første kategori er som udgangspunkt forbeholdt nye aktiviteter der starter op. Såfremt et udvalgs aktiviteter hører til den anden kategori er det op til udvalget at kunne argumentere for, at der er tilstrækkelig stor medlemstilslutning til at det giver mening at aktiviteten bærer et vist underskud – således opfordres alle udvalg der falder i den kategori til at foretage optælling af deltagende medlemmer til aktiviteter eller på anden vis kunne kvantificere medlemstilslutningen.
Udvalg lægger budget for et år af gangen. Udvalget er først og fremmest ansvarligt for, at overholde deres samlede budget forstået således, at resultatet er det samme eller bedre, end det budgetterede. Dertil kommer, at udvalget er ansvarligt for at midler alene benyttes til aktiviteter der entydigt falder ind under udvalgets ansvarsområde. Det betyder eksempelvis, at hvis man har et computerspilsudvalg og man kan se, at man står til at lave 1000 kroner mere i overskud end planlagt, kan man ikke bare bruge dem på at købe våben til liverollespil eller en boremaskine til værkstedet. Er man i tvivl om det man gerne vil bruge penge på falder ind under ens udvalg skal man kontakte bestyrelsen og få en afklaring.
Selvom de enkelte udvalg og arrangementer har selvstændige budgetter er det vigtigt at huske at det ikke er uafhængige kasser uden forbindelse til hinanden. Hvis alle forsøgte at bruge alle deres penge uanset om det gav mening eller ej, ville vi ikke have råd til at investere i nye aktiviteter og i at gøre vores faciliteter lækrere. Vi har af flere omgange besluttet ikke at pålægge arrangementer og udvalg at give overskud men i stedet opfordrer til at gøre det ad frivillighedens vej, når muligheden viser sig eller foreningen har behov. Det skyldes at en af de centrale værdier i TRoA er, at vi alle er en del af de samme fællesskab. Hvis vi sætter meget firkantede regler op for hvordan hvert enkelt udvalg skal agere økonomisk – og måske er pålagt at lave overskud – så opfordrer vi til kassetænkning og et “dem-og-os” syn på økonomien. Det ønsker vi ikke. Alle udvalg og arrangementer er forbundet økonomisk og vi har alle et økonomisk ansvar for foreningen som helhed – og ikke kun de aktiviteter, vi selv er interesserede i.
Indkøbsordning og kontokort
Som udgangspunkt er det ikke tilladt at oprette indkøbsordninger eller kontokort hos butikker og virksomheder i TRoAs navn. Dette skyldes at det er svært for kasseren at styre forbrug på disse og det derfor let kan medføre at vi ikke kan lave korrekt bogføring og det i de fleste tilfælde også vil være let at snyde med ret betragtelige beløb, inden det bliver opdaget.
Der kan dispenseres fra denne regel ved ansøgning til bestyrelsen inden oprettelse såfremt der er tale om en markant økonomisk gevinst og der er et medlem som påtager sig at hæfte for omkostninger der ikke kan redegøres for.
Prissætning af arrangementer
Arrangementer i foreningens lokaler skal prissættes således, at det som minimum koster 50 DKK yderligere for ikke-medlemmer at deltage, end for medlemmer. Udvalg og arrangementer kan søge om dispensation fra denne regel men det kræver særlige omstændigheder f.eks. særlig PR-mæssig værdi eller regler sat udenfor foreningen, som ellers vil forhindre os i at afholde arrangementet.
Arrangementer der ikke afholdes i foreningens lokaler indstilles til at have samme eller større prisdifference, men er ikke pålagt at gøre det.
Arrangører med kommercielle interesser
I situationer hvor en arrangør/udvalgsmedlem har en økonomisk interesse i en aktivitet eller et arrangement (f.eks. fordi vedkommende er ansat i en butik der sælger relevante produkter) er det den enkelte arrangørs ansvar at sikre, at vedkommende i sin rolle som arrangør altid træffer beslutninger der sætter foreningens interesser over egne kommercielle interesser.