Foreningen
Så er der – lidt forsinket – referat fra sidste møde.
Som et nyt tiltag har jeg forsøgt at tage de mest centrale beslutninger og fremhæve dem. Det er ikke alle punkter så hvis du skal være sikker på at få alting med, skal du læse referatet:
- Det er nu muligt at få et medlemskort. Henvend dig i kiosken.
- TRoA har indledt et samarbejde med MinForening om at hjælpe med at udvikle deres App, så den måske på sigt kan anvendes i TRoA til reservation af lokaler mm.
- Bestyrelsen har godkendt Airsofts 200-spillere arrangement i Brikby som laves i samarbejde med gruppen SNAG.
- Der blev forberedt til GF (hvilket var langt den største opgave på mødet).
For det samlede referat og øvrige beslutninger se her: Referat af bestyrelsesmøde 01.02.17
Hermed Anden indkaldelse GF 2017.
I november diskuterede bestyrelsen, hvordan vi skulle gribe problematikken omkring svind an.
Der var flere løsningsmodeller på banen herunder blev det overvejet at sætte overvågning op. Det var en overgang bestyrelsens hensigt at indkalde til ekstraordinære generalforsamling med henblik på at afgøre, om vi skulle opsætte overvågning eller ej.
Der viste sig dog en anden mulighed som alternativ til kontanter – nemlig gavekort. Efter en del overvejelser besluttede bestyrelsen ikke at indkalde til generalforsamling men i vælge en alternativ model.
For det første gøres kiosken permanent fri af kontanter. Det er et fåtal som alene har kontanter som betalingsmiddel for hvem det er en gene. Udvalg eller medlemmer der har brug for kontanter kan få det ved henvendelse til kassereren.
Dernæst har udvalg fået mulighed for at få udleveret mindre beløb som de hæfter for som kan bruges f.eks. til at sikre at de unge til Aktiv Tirsdag kan købe ting i kiosken uden at have mobilepay eller betalingskort.
Slutteligt vil vi indføre gavekort. Disse gør det muligt at købe på kredit på et dertil indrettet plastickort som så efterfølgende kan benyttes til betaling. Det kan f.eks. benyttes af de unge til Aktiv Tirsdag hvor forældrene kan indbetale et beløb på kortet som de så kan betale med over en eller flere tirsdage. Dette system er ikke helt på plads endnu, men der arbejdes på det.
Det er bestyrelsen nuværende konklusion at holde kiosken fri af kontanter er den eneste sikre måde at undgå svind. Er man som medlem af foreningen uenig i dette eller ønsker alternative løsninger indstilles det til, at man kommer med et konkret forslag på den nærværende generalforsamling hvis det er dyrt/omsiggribende eller bringer forslaget direkte til bestyrelsen før/efter generalforsamling hvis det er af mindre omfang.
Hermed indkaldelse til ordinær generalforsamling 2017. Den bliver rundsendt til de medlemmer, hvor vi har email-adresser.
Hermed en opfordring til foreningens medlemmer om at nominere egnede til Aalborg Kommunes VIP pris.
I marts 2017 kåres op til 5 unge foreningsildsjæle under 25 år, som i 2016 har gjort en ekstraordinær stor, frivillig indsats for foreninger i Aalborg kommune.
Aalborg Kommunes VIP Pris 2016 tildeles en ung ildsjæl, der har markeret sig ved en særlig indsats for en – eller flere foreninger (eksempelvis som leder, træner, instruktør, bestyrelsesmedlem, udvalgsmedlem eller lign.). Ved en særlig indsats menes der, at vedkommende lægger en tidsmæssig og arbejdsmæssig stor frivillig og ulønnet indsats i foreningens arbejde, som ligger ud over det normale og fortjener anerkendelse.
Kåringen finder sted ved ”Aalborgs Bedste” i Aalborg – et gallashow med indslag fra det bedste indenfor sportens verden.
Hvem kan indstilles?
Unge under 25 år, der lever op til kriterierne ovenfor beskrevet. Dette kan være ledere, instruktører, praktiske medhjælpere m.v. i idrætsforeninger, spejderorganisationer og andre godkendte, folkeoplysende foreninger.
Hvem kan indstille?
Det er foreningerne selv såvel som venner og familie der kan indstille kandidater til at modtage prisen. Indstillingerne valideres/bekræftes ved at kontakte foreningens/organisationens bestyrelse.
Hvordan og hvornår indstilles?
Fristen for indstillinger er 31. januar 2017
D. 18. februar er der ordinær generalforsamling i TRoA. Vi ved allerede nu at vores kasserer ikke genopstiller og der plejer også at være andre bestyrelsesmedlemmer, der trækker sig.
Derfor er hermed en opfordring til, at stille op til bestyrelsen, hvor vi både sætter pris på og er afhængige af nye kræfter. Vi skal være ærlige at indrømme at det ikke altid er let og hurtigt at komme ind i fordi TRoA i bund og grund er en kompleks organisation med meget historie, men i den siddende bestyrelse er vi opmærksom på dette problem og vil gerne hjælpe nye kræfter i gang.
Hvis du har spørgsmål så tag kontakt på bestyrelsen@troa.dk. Hvis du skriver du ønsker at stille op inden d. 11. januar kan vi skrive din opstilling ind i indkaldelsen så folk på forhånd ved, at du stiller op.
Bemærk at grundet arbejde med parkeringspladsen er parkering i gården forbudt fra fredag d. 9. december til søndag d. 11. december – begge dage inklusiv.
Det er kommet os for øre, at nogen ikke er klar over hvordan man tømmer skraldespand. Hermed en genudgivelse fra marts-april-ish hvor det første gang blev beskrevet.
Lige som i de gamle lokaler skal man huske at tømme skraldespande i det lokale man bruger. Der står derudover et stativ med en skraldesæk ved kiosken og et i køkkenet og i kælderen.
Er de ved at være fyldte eller er der madvarer i dem, så skal de tømmes. Affaldscontainerne er ude i skolegården; der er en til almindeligt affald og en til papir og pap. Disse er aflåst og nøglen hænger ved hoveddøren i stueetagen, på højre side af trækassen som kan ses på billedet. Det er et fælles ansvar at sørge for at de bliver tømt – det tager kun få minutter, men det er træls hvis det altid er de samme folk der skal gøre det – så er en skraldespand fyldt, tæt på fyldt eller indeholder madvarer, så smid den ud inden du tager hjem.
Vi har fået en henvendelse fra kommunen om, at vi godt må tænke os lidt mere om, når vi smider ting ud.
Pap skal slås sammen så det fylder mindst muligt inden det smides i papcontaineren. Tillige bør vi være opmærksomme på, at affaldscontaineren ikke er til storskrald, f.eks. møbler eller lignende store ting.
Vi har nu vedtaget og dermed endelig indført følgende retningslinier for lageret:
- Alt skal opbevares på hylder og – om muligt – i grå kasser.
- Kasser skal så vidt muligt være markeret med udvalg og indhold.
- Ting der opbevares på gulvet skal opbevares i dertil markerede områder og skal være aftalt med lageransvarlig.
- Alle hylder markeres med et klart ejerskab og kontaktoplysninger på ejerne.
- Ønske man at låne eller leje noget fra en hylde til brug udenfor foreningen skal man kontakte ejerne og få tilladelse og aftale hvordan det foregår. Dette gælder både lån til medlemmer og lån mellem udvalg.
- Hvis der er ting der roder skal de lægges på rode-hylderne.
- Med jævne mellemrum gennemgåes rodehylderne; det der kan placeres placeres hos de respektive udvalg og det der ikke kan, smides ud.
- Har man som udvalg for lidt plads skal man henvende sig til lageransvarlig.
- Hvis man midlertidigt har brug for at opbevare nogle ting på gulvet, i værkstedet eller andre steder hvor det ikke hører til skal dette aftales med lageransvarlig.
De er også ophængt i lageret.
Som det er nu, bliver de ikke fulgt så stringent. Det er særligt omkring gulvet og rodehylderne regler ikke følges – nok fordi det er ret nyt. Som lageransvarlig vil jeg til at gøre noget ved det, og det starter tirsdag d. 30. August kl. 19 med en arbejdsdag. Jeg opfordrer alle udvalg der har tid og mulighed til at stille med en person så vi kan få afklaret eventuelle usikkerheder og spørgsmål omkring deres del af lageret og måske få ryddet op på et par ting.
Der vil komme yderligere lagerarbejdsdage men jo før vi får gjort noget, jo pænere bliver det.