Nu er det ved at være en måneds tid siden den Ekstraordinære Generalforsamling, så det er et godt tidspunkt at dele lidt information om hvad flytteudvalget har lavet indtil da.

Først og fremmest har vi været til møde med kommunen for at få tegnet stregerne på plantegningen til udbuddet. Det var et fint og konstruktivt møde, og vi afventer det endelige materiale til udbuddet og resultatet af udbuddet.

Vi har afholdt et enkelt møde i flytteudvalget og har endnu et på trapperne til mandag. Det første møde gik med at få lagt nogle rammer for arbejdet, og få sat de første undersøgelser i gang. Det meste arbejde giver først rigtig mening at gå i gang med når vi ser resultatet af udbuddet, og det afventer vi stadig.

Som nogen måske kan huske, blev der på selve EGF af kommunen selv foreslået, at man måske ville se på at stille musikskolens nuværende lager til rådighed til værksted. Efter kommunen har undersøgt det, har de besluttet ikke at arbejde videre med det for nu. Det synes vi er en god beslutning, fordi det vil introducere en del usikkerhed at skulle undersøge en ny mulighed til bunds.

Tillige udføres der flere renoveringsopgaver i de nuværende lokaler – opgaver som vi forventer alligevel skal gennemføres inden fraflytning.

Hermed er referatet fra den ekstraordinære generealforsamling ang. flytning af lokaler. Beslutningen blev at flytte lokaler.

Referat Ekstraordinær Generalforsamling 2015

ORAM er blevet opdateret med Flytteudvalget: TRoA – ORAM.

Bestyrelsen lægger i tiden kræfter i, at få folk til at betale deres kontingent med jævnlige kontroller. Det har den positive effekt at rigtig mange får betalt deres kontingent.

I den forbindelse vil bestyrelsen orientere om, at hvis man betaler i cafeen eller lignende manuel betaling så kan der gå op til en måned fra betaling til man fremgår af listen. Derfor gør vi alle medlemmer der lige har betalt opmærksom på, at de bør have deres kvitteringen på dem i en måned efter betaling.

Hermed den endelige indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling i rollespilsforeningen TRoA.

Medlemmer der har opgivet email modtager indkaldelsen per mail hurtigst muligt.

Bemærk, at generalforsamlingen ikke kommer til at foregå i TRoAs egne lokaler men i de potentielt fremtidige lokaler på Godthåbsgade 8A.

Dagsorden EGF 2015

ORAM er blevet opdateret med en ny opgave til udvalgene: At brændemærke nye anskaffelser (og eventuelle gamle anskaffelser, der har brug for det).

ORAM kan hentes her: TRoA – ORAM

I kølvandet på det nye regnskabssystem er der kommet et administrativt ønske om at forenkle den måde vi opkræver første kontingent for vores nye medlemmer.

Historisk har vi gjort det ved at man har betalt månedsvis fra indeværende måned og enten frem til det næste eller derpå følgende halvår afhængig af hvornår på året man var. Det har været lidt forvirrende for nogle folk at få gjort korrekt, og er også krævende at administrere regnskabsteknisk.

Derfor har vi ændret det fremadrettet således, at man nu altid betaler det samme ved indmeldelse og det dækket et helt antal “halve år”. For ikke at gøre det meget uattraktivt at melde sig ind de sidste måneder i et halvår, er disse måneder nu inkluderet i det efterfølgende halvår for nye medlemmer. I praksis betyder det at nye medlemmer betaler som følger:

Således vil prisen ved nyindmeldelse altid være den samme. I nogle måneder får man de første par måneder gratis, og i nogle måneder betaler man for et par måneder hvor man ikke er medlem, men derefter følger man almindelig halvårsbetaling.

Som tidligere nævnt har dette alene indflydelse ved nyindmeldelse idet eksisterende medlemmer som altid betaler for et halvt år af gangen.

Efter det lange arbejde med at se på nye lokaler lader det til, at kommunen endelig er klar til at komme med et bud på et oplæg.

Vi skal derfor beslutte, om vi ønsker at flytte til de nye lokaler og lægge os fast på de økonomiske rammer til denne flytning.

Bestyrelsen indkalder derfor til Ekstraordinær Generalforsamling d. 21. maj klokken 19 i Battlelokalet. Nærmere program tilgår senest en uge før jvf. vedtægterne.

Spørgsmål til dette kan som altid rejses til nyelokaler@troa.dk.

TRoA er en stor forening med mange procedurer, vaner, ansvar og opgaver. Det kan indimellem være svært for nye aktive i foreningen at forstå hvem der har ansvaret for hvilke opgaver og hvornår de burde lave dem.

For at afhjælpe det problem, har bestyrelsen udarbejdet ORAM – “Organisation, Roller, Ansvar og Møder”. Det er en formalisering og beskrivelse af hvordan vi de-facto gør tingene nu om dage og beskriver klart fordelingen af ansvar mellem forskellige grupper og personer. Den har været rundsendt til alle udvalg, kan findes på siden for politikker for frivilligt arbejde samt her: TRoA – ORAM.

Det er naturligvis ikke et statisk dokument og det vil løbende blive opdateret. Som udgangspunkt vil det blive rundsendt til udvalgene og øvrige aktive når det bliver opdateret og for at gøre det overskueligt hvad der er ændret, er der en ændringslog til sidst i dokumentet.

Hvis der er spørgsmål eller kommentarer så skriv til bestyrelsen@troa.dk.

Dankortterminalen er udlånt til Fastaval fra d. 30. marts til og med d. 6. april.

Folk henvises i den periode til at hæve penge i de lokale hæveautomater. Cafeen har ellers åbent som normalt.