The Realm of Adventurers

Kåre Torndahl Kjær

Dankortterminalen er udlånt til Fastaval fra d. 30. marts til og med d. 6. april.

Folk henvises i den periode til at hæve penge i de lokale hæveautomater. Cafeen har ellers åbent som normalt.

Som du måske har hørt eller læst i bestyrelsesreferaterne er der i øjeblikket forhandlinger med kommunen igang omkring nye lokaler til TRoA.

Hvorfor nye lokaler?

TRoA er den kulturbaserede, frivillige forening i Aalborg kommune, med det største lokaletilskud og et solidt forspring til nummer to på listen. Kommunen – altid omkostningsbevidst – vil gerne reducerede denne omkostning. Det påtænker den at gøre ved at tilbyde TRoA nogle lokaler kommunen allerede ejer i stedet for at fylde en privat udlejers lomme med en masse kommunekroner.

Ender vi så med 32 m2 på loftet i kulturforvaltningen som kun kan tilgåes søndag i tidsrummet 16-22?

Nej, tværtimod. Reglerne er således indrettet, at kommunen ikke må flytte os til lokaler der er ringere for vores aktivitet, end dem vi har nu. Således vil en flytning tilbyde os samme eller bedre vilkår, end vi har nu.

Hvorfor siger vi ikke bare nej – de lokaler vi har er dejlige og det tager tid og koster penge at flytte?

Vi kan naturligvis godt vælge at takke nej, men det skal vi overveje nøje. Som sagt er vi en stor udgift, og vi vil derfor være i fokus omkostningsmæssigt. Vores husleje fordelt per m2 ligger også på kanten af hvad kommunen støtter, så hvis vores lejer finder på at hæve huslejen markant kan vi stå med en meget stor egenbetaling. Kort sagt – lige nu har vi det godt, men vi er sårbare overfor ændringer. At flytte til kommunale lokaler vil reducere den sårbarhed betydeligt.

Det er således i vores interesse at være samarbejdsvillige for at sikre foreningen gode vilkår på lang sigt – og vores konsulent hos kommunen er ligeledes meget opsat på at finde et sted med gode rammer til os. Skulle det vise sig at vi ikke kan blive enige om noget vi er tilfredse med, så takker vi nej, bliver hvor vi er og lever med sårbarheden.

Hvad sker der nu?

Vi er i gang med en indledende dialog med kommunen. De har foreslået at vi ser på, om vi kan finde en løsning ud fra Godthåbsgade 8A i Nørresundby. Vi har været ud og se på stedet sammen med kommunen og det virker helt bestemt til at være en mulighed. Vi mener faktisk at det ikke alene kan blive lige så godt som det vi har nu, det har faktisk potentiale til at blive rigtig meget bedre.

Vi er dog stadig i den helt indledende proces med uforpligtende samtaler; intet er aftalt eller afgjort endnu. Kommunen har pt. behov for at afdække deres muligheder før vi i det hele taget kan begynde at tale om endelige aftaler.

Hvorfor vedrører det mig?

Det vedrører dig af to årsager.

For det første er det her potentielt en af de største beslutninger i foreningen de sidste mange år. Derfor er det vigtigt at medlemmerne er orienteret og inddraget hvis de ønsker. Ved samme lejlighed vil vi minde medlemmerne om, at alle bestyrelsesmøder som udgangspunkt er åbne, og man altid er velkommen til at kontakte bestyrelsen med spørgsmål eller kommentarer (det gælder i øvrigt ikke alene i den her sag, men alt foreningsrelevant).

For det andet har vi i bestyrelsen lagt en plan for det fremtidige forløb, og flere af disse trin involverer medlemmerne. Det her er som sagt en stor beslutning med mange muligheder og jo flere folk der byder ind, jo bedre.

Så hvad er planen herfra?

Planen er som følger:

Tirsdag d. 6. Januar klokken 18.30 afholdes der en afdækningsworkshop. Indtil videre har vi arbejdet ud fra en antagelse om, at nye lokaler skulle indrettes stort set som de gamle, men måske er vi helt galt afmarcheret. Skal vi have 8 spillelokaler eller er 6 nok? Har vi fællesområder nok nu, eller skal vi have flere? Skal cafeen lægges sammen med kontoret? Der kan være mange tanker og ideer til at gribe tingene anderledes an og en flytning er den oplagte mulighed til at gøre det.

Formålet med denne workshop er således at fremsætte ønsker, krav og ideer til de nye lokaler. Ud fra de krav, ønsker og ideer der fremsættes her vil bestyrelsen udarbejde et eller måske flere konkrete forslag til lokalerne som der vil blive arbejdet videre med.

Til denne workshop vil vi gerne engagere foreningen bredere end bare bestyrelsen. Vi opfordrer derfor alle udvalg til at stille med en repræsentant og alle medlemmer der har ideer eller tanker om lokalernes funktion og brug, til at overveje deltagelse.

Vi ønsker at denne afdækningsworkshop bliver effektiv. Vi beder derfor alle udvalg om at sende præcist en repræsentant og tilsvarende opfordrer vi de øvrige medlemmer til at overveje, om de rent faktisk har input til nye eller anderledes krav til lokalerne og vil bidrage i den proces eller ej. VI vil gerne have bred deltagelse, men vi mener det her fungerer bedst, hvis vi ikke sidder 60 mennesker. Har du bare et enkelt eller to input kan du også nøjes med at sende en email til nyelokaler@troa.dk.

Derfor er vi også nødt til at have et overblik over hvor mange der deltager. Tilmelding er således obligatorisk og sker senest søndag d. 4. januar til nyelokaler@troa.dk. Du skal modtage en bekræftelse på din tilmelding førend den er registreret. Folk der melder sig til senere end det eller kommer på dagen forbeholder vi os ret til at afvise. Bemærk, at dette ikke er den eneste og sidste mulighed for at komme med input til de nye lokaler. Vi forsøger bare at holde den første del af processen effektiv men intet er besluttet og endeligt før det er vedtaget på en generalforsamling.

Derefter udarbejder bestyrelsen et eller flere konkrete oplæg ud fra de krav, ideer og forslag der kommer på workshoppen. Dem bruger vi til to ting; det ene er at få input fra alle TRoAs medlemmer til at raffinere oplæggene og det andet er dialog med kommunen. Formålet med det sidste er at blive klar over, om vi kan finde og indrette lokaler der opfylder vores behov eller ej.

Hvis vi med kommunen når frem til, at det er muligt at indrette lokalerne efter en eller flere af disse forslag og økonomien hænger sammen vil vi fremlægge et eller flere konkrete forslag på en generalforsamling. Her vil det naturligvis være muligt at komme med ændringsforslag – store som små – og hvis generalforsamlingen kan blive enige om et forslag, så nedsættes et udvalg som arbejder videre med at gennemføre det i praksis.

Vi vil gerne, om de forslag var klar til den ordinære generalforsamling i 2015, men vi tror ikke kommunen er hurtig nok med deres opgaver, så der vil muligvis blive en ekstraordinær generalforsamling senere på året.

Hvornår og hvordan flytningen finder sted i praksis er på nuværende tidspunkt umuligt at spå om, men et sted mellem sommeren 2015 og sommeren 2016 er det bedste gæt.

Slutteligt vil vi understrege, at vi ønsker en åben proces; vi ønsker ikke at holde nogen udenfor og hvis man gerne vil bidrage kan vi altid fanges på nyelokaler@troa.dk. Tilsvarende vil vi minde om, at hvis vi ender med at flytte får vi brug for en masse frivillig arbejdskraft for bestyrelsen kan ikke stå for det praktiske arbejde alene.

Jeg har stadig en helt masse spørgsmål!

Det er vi rigtigt glade for – det betyder nemlig du er engageret! Vi forsøger at gætte på et par af dem og skrive svarerne herunder, men hvis det ikke er tilstrækkeligt besvaret så skriv til nyelokaler@troa.dk, på facebook eller forum så vil vi svare efter bedste evne. Bemærk, at situationen løbende ændrer sig og det kan være den er en anden om 4 uger, så svarene skal altid tages med et gran salt.

Der hvor vi er nu, ser vi på at få markant mere plads end de nuværende lokaler – omkring 50 % mere, dvs. 450+ m2. Lokalerne vil alene være TRoAs og skal ikke deles med andre foreninger eller klubber. Der er grundlag for at udnytte pladsen lidt bedre end den nuværende afhængig af vores præcise ønsker og kommunens muligheder for at ændre indretningen. Vores samlede lejeomkostninger ved lokalerne forbliver ved dette areal stort set uændret i forhold til nu.

Selve flytningen kommer til at koste foreningen penge. Kommunen har indtil videre påtaget sig ansvaret og omkostningerne for at indrette de lokaler vi flytter til, men vi har ansvaret for omkostningerne ved fraflytning og den tilhørende istandsættelse, jvf. vores kontrakt. Tilsvarende kan vi meget vel få behov for nyanskaffelser i forbindelse med flytningen – både stort og småt. Slutteligt kan der blive opgaver som det giver mening at hyre professionelle til grundet kompetencer eller ressourcer. Lige nu er bestyrelsens vurdering, at vi burde være i stand til at håndtere disse omkostninger indenfor foreningens likvide midler og uden at stifte gæld.