Så er det endnu engang tid til et referat fra bestyrelsesmødet – det ligger her: Referat af bestyrelsesmøde 09.04.18

Hovedpunkterne er som følger:

• MinForening App’en ser mere og mere interessant ud, og virker til at kunne komme til at opfylde vores behov.
• Krigslive har rundet 280 tilmeldte (måske lidt flere siden da).
• Der er flere spændende projekter undervejs; Aktiv Sommer, SoS, TRoA Marked, etc.
• Bestyrelsen har godkendt et spændende oplæg til TRoA Con i August med bredt fokus på foreningens forskellige aktiviteter – mere info kommer løbende.
• Der er givet OK på at oprette et LAN-udvalg og indkøbe materiale dertil, når der er planlagt nogle events i LAN-udvalgs-regi.
• En af vores unge medlemmer – Axel Aaes Christensen – har fået OK på at sætte Subantarctica op i lokalernen d. 22. april.
• Vi får skiftet vores låse i branddøren på 1. sal og de tre døre i kælderen således de bliver smæklåse og at vi dermed sikrer, at de altid låser og ikke ender med at stå ulåst, som vi indimellem har oplevet.
• Lokale 4 er blevet færdigt i kælderen og nu er der så en række oprydnings- og rengøringsopgaver i kælderen tilbage, som Morten Baagøe tager bolden på.
• TRoA har – med forkvinden – deltager i Friluftsrådets møde. Der er en del tilskudspenge at hente der til udendørs aktiviteter som måske kan være interessant særligt for Airsoft og Liverollespil.

Det var hovedpunkterne fra denne gang – næste møde er d. 14. maj.

Noget forsinket er her bestyrelsesreferat fra marts: Referat af bestyrelsesmøde 12.03.18

Hovedpunkterne er som beskrevet herunder:

• Der er planlagt et større arrangement omkring Aktiv Sommer.
• Der er planer for Samværd over Sundet – der mangler stadig en endelig plan og økonomi.
• Bestyrelsen har konstitueret sig.
• Vi har rettet i aldersgrænserne for medlemsskab således at man skal være medlem ved 7 år i stedet for tidligere 8 – det er for at ensrettet i forhold til Aalborg Kommunes tilskudsgrænser.
• De aktiviteter der blev disponeret midler til ved GF er sat i værk.
• Vi får brug for at udskifte vores kasseapparat i 2018 da det system vi har nu, ophører med at være tilgængeligt med udgangen af 2018. Bestyrelsen kigger på alternativer.
• Bestyrelsen er blevet opmærksom på, at vi har en mindre opgave ifbm. de nye regler for persondataforordningen – vi regner med at få det på plads lige omkring at de nye regler træder i kraft.

Så har der igen været afholdt bestyrelsesmøde – referatet kan findes her: Referat af bestyrelsesmøde 05.02.18

De centrale punkter er refereret herunder:

• Vi er ved at undersøge muligheden for at sætte smæklås på bagdøren på 1. salen så vi ikke risikerer den står ulåst. Økonomien lader til at være ret omkostelig, men vi kigger på mulighederne.
• Vi har indført ny procedure for leje af TRoAs effekter. Se mere her: http://troa.dk/foreningen/faciliteter/
• Vi har fået sat rullegardiner op i hele klubben.
• SoS – venskabsarrangement med de sjællandske foreninger – er ved at blive stablet på benene. Mere information kan fås hos Nadia.
• Bestyrelsen gør sig nogle overvejelser om at tage fat i et stykke arbejde med visioner for klubben.
• Som det er tilfældet hvert halvår, laver vi igen kontingentkontrol. Vi beklager besværet for medlemmerne, men det betyder at vi får fat i dem der ikke har betalt så det er økonomisk en ret central aktivitet.
• Vores mange igangværende projekter går alle fint.
• Det nye køkken er stort set færdigt.
• Efter erfaringerne fra gardinopsætning har vi snakket om at lave et samlet lokale- og værkstedsudvalg på en lille flok som skal koordinere de praktiske aktiviteter og behov der er i klubben. Tilknyttet dette udvalg vil der være behov for en større gruppe frivillige som har lyst til at komme og hjælpe på arbejdsdage. Vi informere yderligere når vi er kommet videre i planerne.

Hermed Referat af bestyrelsesmøde 08.01.18.

Jeg forsøger – som altid – at samle de vigtigste punkter herunder:

• Alle udvalgsbudgetter er godkendt så vi er klar til at lave et budgetudkast til generalforsamlingsindkaldelsen. Takket være meget ihærdigt arbejde fra kasserer og sekretær tyder det på, at vi kan have et færdigt budget og regnskab med ude i første indkaldelse.
• Vi lægger op til den udvalgstur med flest deltagere nogensinde. Det er til dels et udtryk for at vi har udvideret og klarificeret hvem der er inviteret efter udvalgsturen sidste år men i højere grad et udtryk for, at det frivillige arbejde i TRoA løftes af en lang række personer og ikke bare en 3-4 stykker. I TRoA er tordenskjolds soldater en lille hær, og det er sgu’ både vildt imponerende og ret unikt.
• Når vi snakker om de aktive; vi sætter en vidensdelingsgruppe op på facebook mellem dem der enten er aktive i udvalg eller på anden vis ansvarlig for projekter med henblik på at gøre det lidt lettere at få oplysninger om hvordan forskellige opgaver løftes. Det er et sted til alle slags spørgsmål og informationer. Der kommer mere information ud når gruppen er på plads.
• Vores PR-kampagne har nu kørt et par måneder med reklamer via google og facebook. Google giver ikke rigtig noget, så det lukker vi ned. Facebook giver en del aktivitet, men det er svært at oversætte til øget aktivitet direkte. Planen er at fortsætte i 2018 og så se om det giver noget på den lidt længere bane.
• Vi erhverver os to nye roll-ups og to nye bannere som man kan tage med når man er “ude af huset” og vise flaget. Så skal du til turnering, con eller et andet sted hen hvor du synes det giver mening så tag fat i bestyrelsen så skal vi nok sørge for, at du kan få dem med.
• TRoA (figurspils)Marked er på banen igen i 2018! Mere information på facebook mm.

Husk – generalforsamling indkaldelse er lige om hjørnet og det samme er deadline for forslag!

Hermed Referat af bestyrelsesmøde 11.12.17.

Som altid er de vigtigste punkter samlet herunder:

• Planlægningen med udvalgstur er godt undervejs og der lader til at være endnu flere inviterede de sidste år.
• Vi har nyt køkken undervejs. I skrivende stund er det ved at blive indrettet – planerne kan ses i referatet.
• Medbring-en-ven blev diskuteret på et møde i November og bestyrelsen har besluttet at lave en prøveordning. Ud fra den evalueres det om det er noget vi fortsat skal have eller ej.
  Der kommer flere detaljer her på siden.
• Vi har skiftet lageransvarlig så Morten Baagøe nu både er ansvarlig for lager og værktsted.
• Vi har disponeret penge til nyt wi-fi i hele klubben.
  Vi vil gerne udbygge wi-fi i kælderen men vores nuværende løsning egner sig ikke til udbygning. Vi har derfor besluttet at sætte penge af til at købe noget nyt og bedre som vi forventer kan løse de problemer vi har med at nogle brugere vil opleve problemer med forbindelsen hvis der er mange logget på. Det er ikke præcist kendt hvornår det nye netværk kommer op.
• Vi har besluttet at bruge lidt flere kræfter på at styrke vores facebookanvendelse. I den forbindelse har vi udvidet IT-udvalget som også påtager sig dette ansvar.
• Vi har fået valgt Christian Nørgaard ind i folkeoplysningsudvalget hvor han skal sidde de næste 4 år (samme varighed som kommunalbestyrelsen). Det vil både give os en god fornemmelse for og indflydelse på hvad kommunen laver og skabe netværk til andre foreninger.
• Vi undersøger muligheden for at lave et fondsøgningskursus i lokalerne i det nye år.
• Tilsvarende bliver der arbejdet med at genoptaget netværksarrangementet SoS med Rollespilsfabrikken hvor vi mødes og fester. Mere information kommer når flere detaljer er fastlagt.
• Nu vi snakker om samarbejde har vi også kigget på muligheden for at samarbejde mere med Thyrf. Der er igen et konkret forslag under udarbejdelse.
• Krigslive er ved at stå for døren og flere grupper vil sikkert gerne låne ting af TRoA. Der kommer mere information om hvordan det skal foregå i praksis.
  Lige nu er det eneste der ligger helt fast at TRoA kommer til at arrangere en fællestur ved Steffen Kanstrup.

Hermed Referat af bestyrelsesmøde 13.11.17.

Som altid har vi forsøgt at samle de vigtigste punkter herunder.

• Der er endnu en “MinForening” workshop d. 4. december. Alle er velkomne.
• Ungdomsudvalget har haft et spændende samarbejde med biblioteket og biblioteket vil rigtig gerne lave mere samarbejde.
• Vi har sendt en gruppe til Bifrost GF (som i øvrigt er overstået nu – Bifrost har planlagt at bruge over 2,2 mill. næste år på at forbedre rollespils i Danmark – det er sgu’ lidt vildt at tænke på).
• Vi er gået igang med at forberede GF 2018 og vi har allerede fået de første budgetter ind som vi er begyndt at arbejde med.
• Vi har haft et spændende medlemsmøde om ikke-medlemmers bruger af lokalerne. Den første politik omkring dette er allerede udformet og en mere er på vej.
• Vi er gået i gang med at undersøge muligheden for online indmeldelse. Der bliver nok desværre kun tale om indmeldelse og ikke forlængelse af medlemsskab da sidstnævnte kan give nogle komplikationer. Men det skulle gøre det lettere for nye medlemmer at melde sig ind.
• Vi har sat arbejdet igang omkring udvalgsturen og vi glæder os vildt meget.

Hermed referat fra det sidste bestyrelsesmøde: Referat af bestyrelsesmøde 09.10.17

De mest interessante punkter:

• TRoA har sagt ja tak til en gruppe på 3 arrangører som gerne vil lave Vampire Live i TRoA. Det hedder Nordens Nætter og starter allerede i november – læs mere her: https://nordensnaetter.wixsite.com/nordensnaetter
  Når de spiller vil de benytte sig af hele klubben – derfor vil der være nogle lørdag aftener og nætter om året, hvor klubben ikke er tilgængelig. Det fremgår af kalenderen, så det er til at planlægge efter.
• Vi har indkøbt nye battlemaps som snarligt bliver tilgængelige.
  Husk, at du ikke må tegne med whiteboard markers på dem! – det er præcis ligesom de gamle.
• Vi har fået et brætspilsudvalg, som står for brætspilscafeen og indkøb af brætspil. Det er egentlig bare en opdeling af Fraktion Pap hvor Magic-delen fortsat fortsætter i Fraktion Pap mens brætspil splittes ud i det nye brætspilsudvalg. De kan fanges på braetspil@troa.dk.
• Der er kommet et oplæg til indretning af lokale 4, som bestyrelsen har godkendt. Det er ikke præcist afklaret hvornår arbejdet begynder, men vi håber det bliver i det nye år.
  Det drejer sig primært om at få installeret noget reolplads og få sat de nye skabe op.
• Som flere har set er 2’eren blevet malet. Der er lige nogle få yderligere aktiviteter men så kommer TV’et op og der bliver installeret en Chrome cast – så bliver det et rigtigt anvendeligt rum.
• På valgaftenen kommer der et valg-arrangement i TRoA. Formålet er til dels at gøre valget lidt festligt men også at opfordre folk til at stemme.
  Bestyrelsen vil i den sammenhæng gerne understrege, at TRoA er partipolitisk neutral og det således ikke er et sted at ophænge valgplakater, omdele materiale mm. Arrangementet er for at øge fokus på valget som helhed, ikke for at fremme enkeltpartiers sager.

Så er referatet fra sidste bestyrelsesmøde online: Referat af bestyrelsesmøde 11.09.17

De mest interessante punkter er:

• Vi er ved at sætte skilte op i foreningen og foliet er også (langt om længe) lige på trapperne.
• Vi er i gang med at få repareret teltene.
• Vi har fået nyt 100 / 100 internet.
• Vi har fået opgraderet vores kontor PC’er hvilket var hårdt tiltrængt.
• Den nye opvaskemaskine er installeret i køkkenet (som flere af jer nok har set).
• TRoA lægger lokaler til Bifrost regionsmøde her til efteråret.
• Krigslives hjemmeside er kommet online.
• Vi har fået sat lys op i 2’eren.
• Vi har fået et nyt lydanlæg i kælderen.
• 2. salen bliver åbnet op for booking gennem kommunens almindelige booking system. Det betyder både, at hvis vi skal bruge det fremadrettet skal vi betale (nok 21 kroner i timen) og der kommer sikkert flere brugere af det. Vi har indstillet til kommunen at sikre, at det ikke bliver brugt til aktiviteter der støjer så det generer vores aktiviteter.
• Vi får reduceret vores husleje en anelse idet der er et par lokaler i kælderen, som vi ikke har adgang til og derfor ikke ønsker at betale for.
• Vi har diskuteret behovet for at kunne åbne op for “gæstespillere”. Det er en lang og besværlig diskussion hvor vi endnu ikke har kunnet finde en løsning der tilgodeser alle behov uden også at skabe nogle problemer. Bestyrelsen indkalder udvalgene og andre interesserede parter til en dialog hen over efteråret.
  Indtil da må vi understrege, at folk der ikke er medlemmer kan komme i foreningen under henvisning til reglerne omkring prøvemedlemsskab (se i vedtægterne) men skal ellers betale medlemsskab eller deltage til et åbent, bestyrelsesgodkendt arrangement hvor prisen for ikke-medlemmer er højere end for medlemmer.
• Vi har doneret nogle effekter til Auktionen på Forum.
• Der har været to personsager som nu begge har fundet deres afslutning. De fremgår ikke af det offentlige referat da vi ikke ønsker at hænge nogen unødigt ud. For et enkelt tilfælde har det resulteret i en eksklusion hvor den relevante person vil blive informeret og efterfølgende vil alle udvalg blive informeret så de kan være med til at sikre, at vedkommende ikke kommer i foreningens lokaler.
  Det er altid træls når vi er nødt til at ekskludere folk og heldigvis er det ikke sket særlig tit – over de sidste 15 år hvor jeg har været aktiv i TRoAs bestyrelsesarbejde på den ene eller den anden måde er det kun tredje gang jeg kan huske det er sket. Vi har heldigvis nogle fantastisk dejlige medlemmer der opfører sig ordentligt og kan godt med hinanden men når det en sjælden gang sker, at nogen træder markant over stregen, så er det også vigtigt vi er konsekvente.

Referatet fra sidste bestyrelsesmøde er nu online. Der var mange punkter, men hvad der vurderes at være af generel interesse er noteret herunder:

• TRoA arrangerer Krigslive XIV. Astrid Budolfsen er hovedarrangør med Ditte Theilgaard og Claus Gajhede som medarrangører.
• TRoA indkøber en opvaskemaskine. I første omgang bliver den tilgængelig for alle og hvis den hjælper med at holde køkkenet rent, så forbliver det sådan. Hvis det ender med at folk bare sætter deres beskidte spisegrejer deri men den ikke bliver sat i gang og tømt jævnligt bliver den aflåst og fremadrettet forbeholdt arrangementer. Mere information følger.
• Næste generalforsamlingen bliver lørdag d. 24. februar kl. 10.
• TRoAs internetforbindelse opgraderes til en 100 / 100 forbindelse – og den bliver i samme omgang markant billigere.
• Der bliver opsat en standardiseret formular til leje af de effekter, medlemmerne ofte lejer. Når den er klar kommer der yderligere information.
• Vi har besluttet at indkøbe store skabe til lokale 4 til hobbyprojekter som medlemmerne kan leje. Lejeprisen bliver 150 DKK per halvår.
  Det bliver lavet som en forudbestilling hvor man betaler depositium + første års leje og der indkøbes skabe efter forudbestillingen. Nærmere information kommer i den kommende periode.
• Vi har indgået samarbejde med Aalborg Spilforsyning – Aalborgs nye spilbutik der ligger der hvor Dragons Lair lå.
• TRoA får et nyhedsbrev! Første version er under udarbejdelse – det ser skidegodt ud og vi glæder os til at medlemmerne får det mellem hænderne.

Selve referatet kan findes her: Referat af bestyrelsesmøde 09.08.17

Så er den nye bestyrelse formelt trådt til og respektive steder er rettet.

Det betyder også at vi – for denne gang – siger tak til Karsten Rasmussen, Mikkel Morild, Astrid Budolfsen og Søren Thorup som alle træder ud af bestyrelsen.

Den nye bestyrelsen består af Nadia S. Holland (Formand), Kåre T. Kjær (Næstformand) Christine M. Christensen (Kasserer), Morten Baagøe, Erik S. Preussler, Christian Nørgaard (suppleant) og Søren Parbæk (suppleant).

Nærmere ansvarsområder og kontaktoplysninger kan ses på siden med Bestyrelsen.