Kåre Torndahl Kjær
Hermed Referat af bestyrelsesmøde 13.11.17.
Som altid har vi forsøgt at samle de vigtigste punkter herunder.
- Der er endnu en “MinForening” workshop d. 4. december. Alle er velkomne.
- Ungdomsudvalget har haft et spændende samarbejde med biblioteket og biblioteket vil rigtig gerne lave mere samarbejde.
- Vi har sendt en gruppe til Bifrost GF (som i øvrigt er overstået nu – Bifrost har planlagt at bruge over 2,2 mill. næste år på at forbedre rollespils i Danmark – det er sgu’ lidt vildt at tænke på).
- Vi er gået igang med at forberede GF 2018 og vi har allerede fået de første budgetter ind som vi er begyndt at arbejde med.
- Vi har haft et spændende medlemsmøde om ikke-medlemmers bruger af lokalerne. Den første politik omkring dette er allerede udformet og en mere er på vej.
- Vi er gået i gang med at undersøge muligheden for online indmeldelse. Der bliver nok desværre kun tale om indmeldelse og ikke forlængelse af medlemsskab da sidstnævnte kan give nogle komplikationer. Men det skulle gøre det lettere for nye medlemmer at melde sig ind.
- Vi har sat arbejdet igang omkring udvalgsturen og vi glæder os vildt meget.
Så er vi kommet til en af de vigtigste indlæg på hjemmesiden – vores månedlige takkeliste! Husk at som altid er takkelisten ikke udtømmende – der er mange flere engagerede og fantastiske aktive i foreningen end vi har med på denne korte liste.
Hvis du synes nogen har lavet noget, som foreningen bør takke for så sig det til bestyrelsen og så tager vi det gerne med på takkelisten.
Bo Karlsen skal have ros for hans mange fede initiativer omkring både folie, teltreparation og indretning af lokale 4. Det er både gode oplæg og et solidt stykke arbejde som er med til, at vi som klub kan udvikle os.
- Astrid Budolfsen for at lave en god fællestur for de unge til Forum og for at starte med at stable en tilsvarende tur på benene til Fastaval.
- Astrid Budolfsen for at tage teten på at lave tur til Bifrosts GF og være passioneret omkring TRoAs deltagelse der.
- Thomas Madsen og Martin Wichmann for at arrangere terræn workshop – og tak til alle dem der deltog også.
- Erik Støvring, Søren Fredsgaard og Ditte Theilgaard for at lave et rollespil til biblioteket og fordre samarbejdet med dem.
- Anders Sneftrup, Jens Krarup og Pernille Madsen for at stable et nyt, fedt arrangement på banen.
- Alle vores medlemmer for faktisk at få den nye opvaskemaskine til at fungere rigtig godt!
- Christine for at reagerer hurtigt på henvendelser til kassereren – så folk hurtigt får deres penge når de har lagt ud.
Bestyrelsen har bl.a. på baggrund af medlemsmødet d. 6. november besluttet at stadfæste politikken om prisdifference for arrangementer i lokalerne således at ikke-medlemmer altid skal betale mindst 50 DKK mere end ikke medlemmer for arrangementer i foreningens lokaler.
Dette har tidligere de-facto været politikken men ikke vedtaget som regel og flere og flere arrangementer har haft en mindre prisdifference.
Det er stadig muligt for enkelte arrangementer at få dispensation hvis der er helt særlige omstændigheder der kræver det. I så tilfælde skal man kontakte bestyrelsen. Lige nu er der kun to undtagelser; de ugentlige Magic arrangementer (hvor der er nogle krav fra WoTC) og festerne. Arrangementer hvor en mindre difference kunne komme på tale var arrangementer af folkeoplysende karakter eller som primært har en PR-mæssig værdi – f.eks. et åbent hus, Aktiv Sommer og den slags.
Argumenterne for og imod denne politik er mange og lange men i sidste ende står beslutninger på to ben; Det ene er, at lokalerne fortrinsvis betales gennem medlemsskabet. Vi vil gerne åbne dem op for andre, men vi mener så vores medlemmer skal have en fordel ud af, at de til daglig betaler for lokalerne. Det andet er, at vi mener at brugen af vores lokaler er 50 kroner værd og det vil ganske simpelt ikke være muligt at skaffe lignende faciliteter ude i byen til samme pris – der er en kiosk, lækre lyse lokaler og gratis parkering lige ved døren.
Hvis denne politik giver anledning til spørgsmål så må du meget gerne skrive til bestyrelsen@troa.dk med dine spørgsmål eller henvende dig direkte til et bestyrelsesmedlem.
På medlemsmødet var der også snak om muligheden for at åbne for en ordning hvor man kan medbringe en ven i klubben. Bestyrelsen arbejder aktuelt med at udforme en prøveordning som vi kan have over nogle måneder for derefter at evaluere om det fortsat er noget vi skal have. I vil høre mere når en sådan ordning er på plads men indtil da gælder vores nuværende regler om, at man enten skal være indenfor sin prøvemedlemsskabsperiode (se vedtægterne) eller medlem for at komme i klubben udenfor åbne arrangementer.
En smule senere end planlagt kommer her oktober måneds takkeliste. Husk at som altid er takkelisten ikke udtømmende – der er mange flere engagerede og fantastiske aktive i foreningen end vi har med på denne korte liste.
Hvis du synes nogen har lavet noget, som foreningen bør takke for så sig det til bestyrelsen og så tager vi det gerne med på takkelisten.
- Lokale 2 er blevet malet af Uffe, Jens Ejnar og Thomas Aagaard.
- Thomas Madsen hjalp med Junior Lan uden at være ansvarlig – han var virkelig en stor hjælp og Junior Lan arrangørerne var virkelig glade for hans hjælp!
- Morten Hørby stablede figurspilsmarked på benene som blev en stor succes som trak en masse folk til der ikke har set vores lokaler – det er med til at sætte TRoA på landkortet i figurspilskredse, det er virkelig fedt!
- Festudvalget har været gode til at reklamere på facebook og de arbejder på at prøve noget nyt – det er fedt at se, at et gammelt aktivitetsområde stadig kan byde på en masse nye ideer og energi.
- Christoffer Bjerg Nissen for at skrive en fed artikel om Forum turen til TRoA News – vi elsker, at de unge i TRoA også har lyst til at bidrage!
- Sebastian Larsen for at melde sig frivilligt til at hjælpe med Junior Lan selvom han var på efterskole – fedt at man har lyst til at være aktiv i TRoA selvom man er på efterskole!
Hermed referat fra det sidste bestyrelsesmøde: Referat af bestyrelsesmøde 09.10.17
De mest interessante punkter:
- TRoA har sagt ja tak til en gruppe på 3 arrangører som gerne vil lave Vampire Live i TRoA. Det hedder Nordens Nætter og starter allerede i november – læs mere her: https://nordensnaetter.wixsite.com/nordensnaetter
Når de spiller vil de benytte sig af hele klubben – derfor vil der være nogle lørdag aftener og nætter om året, hvor klubben ikke er tilgængelig. Det fremgår af kalenderen, så det er til at planlægge efter. - Vi har indkøbt nye battlemaps som snarligt bliver tilgængelige.
Husk, at du ikke må tegne med whiteboard markers på dem! – det er præcis ligesom de gamle. - Vi har fået et brætspilsudvalg, som står for brætspilscafeen og indkøb af brætspil. Det er egentlig bare en opdeling af Fraktion Pap hvor Magic-delen fortsat fortsætter i Fraktion Pap mens brætspil splittes ud i det nye brætspilsudvalg. De kan fanges på braetspil@troa.dk.
- Der er kommet et oplæg til indretning af lokale 4, som bestyrelsen har godkendt. Det er ikke præcist afklaret hvornår arbejdet begynder, men vi håber det bliver i det nye år.
Det drejer sig primært om at få installeret noget reolplads og få sat de nye skabe op. - Som flere har set er 2’eren blevet malet. Der er lige nogle få yderligere aktiviteter men så kommer TV’et op og der bliver installeret en Chrome cast – så bliver det et rigtigt anvendeligt rum.
- På valgaftenen kommer der et valg-arrangement i TRoA. Formålet er til dels at gøre valget lidt festligt men også at opfordre folk til at stemme.
Bestyrelsen vil i den sammenhæng gerne understrege, at TRoA er partipolitisk neutral og det således ikke er et sted at ophænge valgplakater, omdele materiale mm. Arrangementet er for at øge fokus på valget som helhed, ikke for at fremme enkeltpartiers sager.
Bestyrelsen inviterer alle medlemmer – herunder særligt de udvalgsaktive – til at deltage i et åbent møde om håndtering af ikke-medlemmers brug af lokalerne.
Tilmeldingen er ikke påkrævet – bare mød op.
Mødet afholdes mandag d. 6. november kl. 19 og ca. 2 timer frem.
Nærmere information kan findes her: http://troa.dk/kalender/?mc_id=1164
Bestyrelsen vil gerne gøre noget mere ud af at rose alle de utroligt mange frivillige mennesker vi har i foreningen. Som et led i det har vi igangsat et forsøg hvor vi på bestyrelsesmøderne samler en liste af de fede ting nogle af vores frivillige har gjort, som fortjener ros, og som måske ikke er så synligt. Derefter tager vi den liste og bringer den på hjemmesiden efter mødet.
Listen er naturligvis ikke udtømmende, og hvis du ikke står herpå for det du har lavet er det ikke et udtryk for at det du har gjort ikke er godt – men snarere for, at bestyrelsen ikke ved alt der sker eller kan huske det hele, når vi samler listen. Vi forsøger at huske alting, men vi er kun mennesker, og vi er glade for alt der bliver lavet – uanset om vi husker at få det med på listen eller ej.
Med det forbehold kommer her September måneds takkeliste:
- Astrid Budolfsen og Jakob Kannegaard for at sætte lys op i 2’eren.
- Thomas Aagaard, Thomas Madsen, Morten Meyer, Steffen Kanstrup, Jakob Kannegaard, Erik Støvring og Bo Karlsen for at rydde op i kælderen og ordne telte.
- Thomas Madsen for at få sat nyt lydanlæg op i kælderen.
- Ifbm med Malifaux turneringen har Ole Bo været så flink at lave en hel takkeliste – som vi gerne vil viderebringe fra bestyrelsen udover naturligvis at takke Ole Bo for at lave tureningen:
- Bestyrelse og brætspilsudvalg for det arbejde de gør.
- Kasserer Christine for hjælp med mobilepay og moralsk support igennem processen.
- Kåre T. Kjær for at oprette billetsystem og lyn hurtig feedback på mail.
- Thomas Madsen for at klargøre sovelokaler i kælder.
- Uffe Jensen for at flexibilitet i forhold til lokaler. underholde, sælge øl og hjælpe deltagere til langt ud på natten.
Så er referatet fra sidste bestyrelsesmøde online: Referat af bestyrelsesmøde 11.09.17
De mest interessante punkter er:
- Vi er ved at sætte skilte op i foreningen og foliet er også (langt om længe) lige på trapperne.
- Vi er i gang med at få repareret teltene.
- Vi har fået nyt 100 / 100 internet.
- Vi har fået opgraderet vores kontor PC’er hvilket var hårdt tiltrængt.
- Den nye opvaskemaskine er installeret i køkkenet (som flere af jer nok har set).
- TRoA lægger lokaler til Bifrost regionsmøde her til efteråret.
- Krigslives hjemmeside er kommet online.
- Vi har fået sat lys op i 2’eren.
- Vi har fået et nyt lydanlæg i kælderen.
- 2. salen bliver åbnet op for booking gennem kommunens almindelige booking system. Det betyder både, at hvis vi skal bruge det fremadrettet skal vi betale (nok 21 kroner i timen) og der kommer sikkert flere brugere af det. Vi har indstillet til kommunen at sikre, at det ikke bliver brugt til aktiviteter der støjer så det generer vores aktiviteter.
- Vi får reduceret vores husleje en anelse idet der er et par lokaler i kælderen, som vi ikke har adgang til og derfor ikke ønsker at betale for.
- Vi har diskuteret behovet for at kunne åbne op for “gæstespillere”. Det er en lang og besværlig diskussion hvor vi endnu ikke har kunnet finde en løsning der tilgodeser alle behov uden også at skabe nogle problemer. Bestyrelsen indkalder udvalgene og andre interesserede parter til en dialog hen over efteråret.
Indtil da må vi understrege, at folk der ikke er medlemmer kan komme i foreningen under henvisning til reglerne omkring prøvemedlemsskab (se i vedtægterne) men skal ellers betale medlemsskab eller deltage til et åbent, bestyrelsesgodkendt arrangement hvor prisen for ikke-medlemmer er højere end for medlemmer. - Vi har doneret nogle effekter til Auktionen på Forum.
- Der har været to personsager som nu begge har fundet deres afslutning. De fremgår ikke af det offentlige referat da vi ikke ønsker at hænge nogen unødigt ud. For et enkelt tilfælde har det resulteret i en eksklusion hvor den relevante person vil blive informeret og efterfølgende vil alle udvalg blive informeret så de kan være med til at sikre, at vedkommende ikke kommer i foreningens lokaler.
Det er altid træls når vi er nødt til at ekskludere folk og heldigvis er det ikke sket særlig tit – over de sidste 15 år hvor jeg har været aktiv i TRoAs bestyrelsesarbejde på den ene eller den anden måde er det kun tredje gang jeg kan huske det er sket. Vi har heldigvis nogle fantastisk dejlige medlemmer der opfører sig ordentligt og kan godt med hinanden men når det en sjælden gang sker, at nogen træder markant over stregen, så er det også vigtigt vi er konsekvente.
Siden vi fjernede kontanterne fra kiosken for snart et år siden, var det hensigten at indføre gavekort i stedet så specielt de unge, som ikke er gamle nok til at have et betalingskort – kan købe slik mm. i kiosken.
Det er efter lidt tekniske og regnskabsmæssige udfordringer nu en realitet og det er nu muligt at betale med gavekort!
Så hvis du er forælder og gerne vil give dit barn mulighed for at købe noget i kiosken er det nu noget lettere. Gavekort kan indbetales på løbende så du hele tiden kan “fylde på” til hver enkelt gang.
Alle andre har naturligvis også mulighed for at benytte denne funktionalitet.
Som flere nok er klar over har TRoA fået et nyt udvalg – TRoA News!
TRoA News leverer et månedligt, digitalt medlemsblad med information til medlemmerne om hvad der er sket og hvad der er i støbeskeen.
Første nummer er nu tilgængeligt. Det bliver også sendt ud til medlemmerne per mail. Hvis man ikke modtager det per mail i løbet af i aften / nat bør man kontakte regnskab@troa.dk og få korrigeret eller tilføjet ens email til medlemslisten.
Det kommer også til download her på siden og kan lige nu findes her: TRoAnews01