Kåre Torndahl Kjær
Noget forsinket er her bestyrelsesreferat fra marts: Referat af bestyrelsesmøde 12.03.18
Hovedpunkterne er som beskrevet herunder:
- Der er planlagt et større arrangement omkring Aktiv Sommer.
- Der er planer for Samværd over Sundet – der mangler stadig en endelig plan og økonomi.
- Bestyrelsen har konstitueret sig.
- Vi har rettet i aldersgrænserne for medlemsskab således at man skal være medlem ved 7 år i stedet for tidligere 8 – det er for at ensrettet i forhold til Aalborg Kommunes tilskudsgrænser.
- De aktiviteter der blev disponeret midler til ved GF er sat i værk.
- Vi får brug for at udskifte vores kasseapparat i 2018 da det system vi har nu, ophører med at være tilgængeligt med udgangen af 2018. Bestyrelsen kigger på alternativer.
- Bestyrelsen er blevet opmærksom på, at vi har en mindre opgave ifbm. de nye regler for persondataforordningen – vi regner med at få det på plads lige omkring at de nye regler træder i kraft.
Så har der igen været afholdt bestyrelsesmøde – referatet kan findes her: Referat af bestyrelsesmøde 05.02.18
De centrale punkter er refereret herunder:
- Vi er ved at undersøge muligheden for at sætte smæklås på bagdøren på 1. salen så vi ikke risikerer den står ulåst. Økonomien lader til at være ret omkostelig, men vi kigger på mulighederne.
- Vi har indført ny procedure for leje af TRoAs effekter. Se mere her: http://troa.dk/foreningen/faciliteter/
- Vi har fået sat rullegardiner op i hele klubben.
- SoS – venskabsarrangement med de sjællandske foreninger – er ved at blive stablet på benene. Mere information kan fås hos Nadia.
- Bestyrelsen gør sig nogle overvejelser om at tage fat i et stykke arbejde med visioner for klubben.
- Som det er tilfældet hvert halvår, laver vi igen kontingentkontrol. Vi beklager besværet for medlemmerne, men det betyder at vi får fat i dem der ikke har betalt så det er økonomisk en ret central aktivitet.
- Vores mange igangværende projekter går alle fint.
- Det nye køkken er stort set færdigt.
- Efter erfaringerne fra gardinopsætning har vi snakket om at lave et samlet lokale- og værkstedsudvalg på en lille flok som skal koordinere de praktiske aktiviteter og behov der er i klubben. Tilknyttet dette udvalg vil der være behov for en større gruppe frivillige som har lyst til at komme og hjælpe på arbejdsdage. Vi informere yderligere når vi er kommet videre i planerne.
Anden indkaldelse til GF er rundsendt per mail er også tilgængelig til download her på siden: Anden indkaldelse GF 2018.
Så er vi igen nået dertil, hvor bestyrelsen gerne vil takke nogle folk.
Igen er listen meget kortere end vi bryder os om – vi ved der er mange derude der laver en masse fedt arbejde, og vi vil rigtig gerne have forslag til listen så vi kan komme hele vejen rundt og takke alle de mange frivillige der knokler for vores fede forening.
- Kathrine Refsgaard for at organisere en fælles PR-tur til Thisted – og alle de medlemmer der var afsted på vegne af TRoA (bestyrelsen har desværre ikke en liste over hvem det var).
- Kåre Torndahl Kjær, Charlotte Muhlig Andersen, Astrid Cecilie Budolfsen, Christian Nørgaard, Thomas Bernstorff Aagaard og Søren Parbæk for at sætte rullegardiner op (og et par andre småting nu de var i gang).
Vores forening bygger på frivillig arbejdskraft og vi sætter vildt stor pris på alt det fede arbejde I allesammen laver!
Cafe-udvalget og bestyrelsen har besluttet at alle cafevagter i TRoA skal have et opfriskningskursus, da Christine, vores kasserer i TRoA har konstateret mange fejl, som det tager lang tid at finde og rette manuelt.
På samme tid for vi mulighed for at ensrette oplæringen og genopfriske alle de ting som man skal kunne/vide som Cafevagt, så alle kan gøre tingene “rigtigt” 🙂
Alle cafevagter har modtaget en mail med mulige datoer for opfrisknings-kurset. Er du cafevagt og har ikke modtaget en mail, så kontakt venligst cafe@troa.dk, så vi kan sende den til dig. Vi afholder også kurset efter behov, hvis man ikke kan deltage på de dage vi allerede har afsat.
Der er allerede ni cafevager, der har gennemført kurset, så vi forventer at hovedparten (hvis ikke alle) har gennemført kurset inden søndag den 25/2. For de cafevagter der ikke har gennemført kurset eller lavet anden aftale inden da, må vi desværre lukke for adgangen til Cafeen, indtil kurset er gennemført.
Med venlig hilsen
Cafe-udvalget (cafe@troa.dk)
Indkaldelse til Ordinær Generalforsamling 2018 er nu tilgængelig:
Den vil også blive rundsendt til de medlemmer vi har email på. Modtager du den ikke så skriv til regnskab@troa.dk og få opdateret din email.
Takkelisten er lidt kort denne gang. Det er ikke et udtryk for at der ikke er mange der laver et fedt stykke arbejde, men mere at dem bestyrelsen ikke var bevidst om noget, vi ikke allerede har haft med på de sidste takkelister. Hvis du er bekendt med nogen der bør takkes så skriv til bestyrelsen@troa.dk og så vil vi meget gerne tage dem med på takkelisten fremadrettet.
- Jens Ejnar Stephansen, Morten Baagøe og Sune Fahlstrøm Kongsness for at sætte skabe op i 4’eren.
- Christian Nørgaard for at have tømt køkkenet.
Som altid – listen er ikke udtømmende. TRoA bygges på rigtig manges arbejde. Hvis man ikke fremgår på listen er det ikke et udtryk for, at vi ikke værdsætter arbejdet men måske snarere, at vi ikke var opmærksom da vi satte folk på listen.
Kort efter vi flyttede ind indkøbte vi mørklægningsgardiner til hele 1. salen. Projektet med at få dem sat op har ikke gået så godt, og vi har kun sat op i en del af 1. salen.
Det vil vi nu råde bod på med en arbejdsdag søndag d. 28. januar hvor vi vil forsøge at hænge så mange op som muligt.
Det kræver dog lidt arbejdskraft og jeg håber folk har lyst til at komme og hjælpe. Hvis du har tid og lyst må du meget gerne skrive til kaare@troa.dk. Vi starter kl. 10 og fortsætter til aften hvor vi spiser noget mad sammen på TRoAs regning. Hvis du kun kan være der noget af tiden er det også værdsat. Vi når det vi når, så jo flere der er, jo bedre. Hvis du har værktøj er du velkommen til at tage det med – hvis vi bliver mange kan vi måske have brug for ekstra værktøj.
Hermed Referat af bestyrelsesmøde 08.01.18.
Jeg forsøger – som altid – at samle de vigtigste punkter herunder:
- Alle udvalgsbudgetter er godkendt så vi er klar til at lave et budgetudkast til generalforsamlingsindkaldelsen. Takket være meget ihærdigt arbejde fra kasserer og sekretær tyder det på, at vi kan have et færdigt budget og regnskab med ude i første indkaldelse.
- Vi lægger op til den udvalgstur med flest deltagere nogensinde. Det er til dels et udtryk for at vi har udvideret og klarificeret hvem der er inviteret efter udvalgsturen sidste år men i højere grad et udtryk for, at det frivillige arbejde i TRoA løftes af en lang række personer og ikke bare en 3-4 stykker. I TRoA er tordenskjolds soldater en lille hær, og det er sgu’ både vildt imponerende og ret unikt.
- Når vi snakker om de aktive; vi sætter en vidensdelingsgruppe op på facebook mellem dem der enten er aktive i udvalg eller på anden vis ansvarlig for projekter med henblik på at gøre det lidt lettere at få oplysninger om hvordan forskellige opgaver løftes. Det er et sted til alle slags spørgsmål og informationer. Der kommer mere information ud når gruppen er på plads.
- Vores PR-kampagne har nu kørt et par måneder med reklamer via google og facebook. Google giver ikke rigtig noget, så det lukker vi ned. Facebook giver en del aktivitet, men det er svært at oversætte til øget aktivitet direkte. Planen er at fortsætte i 2018 og så se om det giver noget på den lidt længere bane.
- Vi erhverver os to nye roll-ups og to nye bannere som man kan tage med når man er “ude af huset” og vise flaget. Så skal du til turnering, con eller et andet sted hen hvor du synes det giver mening så tag fat i bestyrelsen så skal vi nok sørge for, at du kan få dem med.
- TRoA (figurspils)Marked er på banen igen i 2018! Mere information på facebook mm.
Husk – generalforsamling indkaldelse er lige om hjørnet og det samme er deadline for forslag!
Der er generalforsamling lørdag d. 24. februar og det betyder, at det er ved at være tid til at komme med forslag.
Alle medlemmer
Forslag der skal behandles på generalforsamling skal helst indsendes inden d. 20. januar (så kommer de med i første indkaldelse) og deadline er d. 3. februar. Husk at det ikke er muligt at stille forslag på generalforsamlingen.
Forslag med økonomisk betydning behøver ikke at løbe rundt – der må altså gerne være et forslag der alene går på at investere midler eller spare penge på et område.
Vi indstiller til at alle forslag indeholder en uddybende forklaring og en begrundelse så folk har bedst muligt grundlag for at forberede sig.
Bemærk også, at generalforsamlingen ikke er det eneste sted hvor vi kan træffe beslutninger, så hvis du ikke får dit forslag klar til generalforsamling kan du altid tage det med til bestyrelsen på et andet tidspunkt.
Udvalg
Husk at indlevere årsberetninger snarest muligt – allerhelst inden d. 20. januar (det gør det meget lettere for bestyrelsen) og deadline er d. 3. februar.