Kåre Torndahl Kjær
Krigslive er lige om hjørnet og traditionen tro ved vi, at flere grupper kunne være interesserede i at leje ting.
For at undgå en først-til-mølle situation har bestyrelsen besluttet at alle grupper der ønsker at leje udstyr af TRoA skal henvende sig senest d. 20. januar på kaare@troa.dk og sige de ønsker at leje udstyr og hvad de ønsker. Derefter bringes disse grupper i kontakt med hinanden med henblik på at de selv kan koordinere imellem dem. Hvis de ikke kan det, vil bestyrelsen træde til og bestemme fordelingen. Bemærk, at der gives præference til grupper baseret på deres tilknytning til foreningen – så en gruppe hvor ingen deltagere er medlemmer vil blive prioriteret lavere end grupper med en eller flere medlemmer.
Som referatet er takkelisten igen en smule sent på den. Ikke desto mindre skal der lyde en stor tak til følgende personer:
- Bo Karlsen for at finde en mulighed for at få gratis produkter til Microsoft til foreningen.
- Thomas Aagaard for at lave et valgarrangement og gøre en indsats for at lave et stykke folkeoplysende arbejde gennem TRoA.
- Bo Karlsen og Morten Baagøe for deres store arbejde med de nye klubskabe og research i forhold til forbedring af kælderen.
- Thomas Aagaard og Bo Karlsen for at kæmpe med at løse problemet med nøgleserveren og kommunikere omkring det.
- Søren Haaning for hans store arbejde med at promovere 9th age internt og promovere TRoA eksternt.
- Thomas Madsen for at hjælpe med at pynte op til julefrokosten selvom han ikke var en del af festudvalget.
- Christian Nørgaard, Erik Støvring og Kåre Kjær for at tage til valg til folkeoplysningsudvalget og få Christian valgt ind.
- Niels Christian Trude Christensen for at se efter lokalerne op til nytår og sikre, at der var låst ordentligt af.
Som altid vil vi minde om, at takkelisten ikke er udtømmende. Der er mange mennesker der gør en stor indsats i TRoA for at vi har den fantastiske forening vi har. Dem der ikke fremgår på listen skal ikke ses som et udtryk for, at vi ikke værdsætter deres arbejde men at vi fokuserede på nogle andre denne gang.
Hvis der er nogen der knokler som bestyrelsen måske ikke er opmærksom på og som du synes skal roses må du gerne skrive til bestyrelsen@troa.dk.
På et medlemsmøde i starten af November blev muligheden for at medlemmer kan invitere gæster i TRoA diskuteret. Efterfølgende har bestyrelsen diskuteret inputtet på et møde og kommet frem til at lave en forsøgsordning.
Hvis det skal virker det vigtigt at alle der ønsker at benytte sig af ordningen læser reglerne for det grundigt. De er herunder og ophængt i klubben.
Vi laver en forsøgsperiode fra nu og frem til 1. oktober. Inden periodens udløb (senest d. 1. september) melder bestyrelsen ud om ordningen fortsætter efter denne periode.
Formålet med ordningen er at åbne op for at personer som kommer langvejs fra kan deltage i aktiviteter i TRoAs lokaler udenom åbne arrangementer. Da det i praksis er meget svært at kontrollere så stoler vi på at ordningen efterleves og ikke misbruges – det indgår også i vores evaluering af, om ordningen skal fortsætte. Reglerne er meget kort som følger:
Et medlem må medbringe en eller flere gæster i TRoAs lokaler.
Dette koster 50 kroner pr dag pr gæst som skal betales over mobilepay på 13808 ved ankomst til lokalerne. Dette giver gæsten lov til at bruge klubbens faciliteter, lokaler, spil mm resten af dagen.
Derudover er der en masse ting med småt men det meste er ret logisk – der henvises til opslaget i lokalerne.
Hermed Referat af bestyrelsesmøde 11.12.17.
Som altid er de vigtigste punkter samlet herunder:
- Planlægningen med udvalgstur er godt undervejs og der lader til at være endnu flere inviterede de sidste år.
- Vi har nyt køkken undervejs. I skrivende stund er det ved at blive indrettet – planerne kan ses i referatet.
- Medbring-en-ven blev diskuteret på et møde i November og bestyrelsen har besluttet at lave en prøveordning. Ud fra den evalueres det om det er noget vi fortsat skal have eller ej.
Der kommer flere detaljer her på siden. - Vi har skiftet lageransvarlig så Morten Baagøe nu både er ansvarlig for lager og værktsted.
- Vi har disponeret penge til nyt wi-fi i hele klubben.
Vi vil gerne udbygge wi-fi i kælderen men vores nuværende løsning egner sig ikke til udbygning. Vi har derfor besluttet at sætte penge af til at købe noget nyt og bedre som vi forventer kan løse de problemer vi har med at nogle brugere vil opleve problemer med forbindelsen hvis der er mange logget på. Det er ikke præcist kendt hvornår det nye netværk kommer op. - Vi har besluttet at bruge lidt flere kræfter på at styrke vores facebookanvendelse. I den forbindelse har vi udvidet IT-udvalget som også påtager sig dette ansvar.
- Vi har fået valgt Christian Nørgaard ind i folkeoplysningsudvalget hvor han skal sidde de næste 4 år (samme varighed som kommunalbestyrelsen). Det vil både give os en god fornemmelse for og indflydelse på hvad kommunen laver og skabe netværk til andre foreninger.
- Vi undersøger muligheden for at lave et fondsøgningskursus i lokalerne i det nye år.
- Tilsvarende bliver der arbejdet med at genoptaget netværksarrangementet SoS med Rollespilsfabrikken hvor vi mødes og fester. Mere information kommer når flere detaljer er fastlagt.
- Nu vi snakker om samarbejde har vi også kigget på muligheden for at samarbejde mere med Thyrf. Der er igen et konkret forslag under udarbejdelse.
- Krigslive er ved at stå for døren og flere grupper vil sikkert gerne låne ting af TRoA. Der kommer mere information om hvordan det skal foregå i praksis.
Lige nu er det eneste der ligger helt fast at TRoA kommer til at arrangere en fællestur ved Steffen Kanstrup.
I Januar er vi så heldige at få lejlighed til at lægge lokaler til Orkerne Kommer kursus. Vi vil naturligvis opfordre de af vores medlemmer der gerne vil lære at arrangere liverollespil at melde sig til – det er gratis og bedre introduktion til at lave liverollespil får man ikke: https://docs.google.com/forms/d/11zFhghJm8PBCZOskFW-heZATo47sCsHOb5H83N8OUXw/viewform?edit_requested=true
Det betyder også at de lægger beslag på nogle faciliteter. Alle spillelokaler der ikke er booket til faste arrangementer, er som udgangspunkt booket til Orkerne Kommer om lørdagen – hold der har en reservation på timemap’en har fortsat adgang til deres spillelokaler, men det kan være vi beder om lidt fleksibilitet ifht. at spille i et andet lokale – tag en snak med de flinke arrangører på dagen.
Der vil også være overnatning i lokale 2 både fredag til lørdag og lørdag til søndag, så det kan være utilgængeligt eller svært tilgængeligt. Vi anbefaler at man bruger værkstedet i stedet for.
Hvis det giver anledning til spørgsmål så skriv til bestyrelsen@troa.dk.
Der er pt. problemer med låsesystemet i TRoA. Det betyder, at du kun kan åbne en dør med din nøglebrik, hvis du har åbnet samme dør “for nylig” (præcist hvad “for nylig” er, ved vi ikke). Derfor vil flere folk opleve, at de ikke kan åbne de døre de er vant til.
Vi har sat i værk at få systemet ordnet, men det sker sandsynligvis tidligst på mandag.
Når det er løst, vil du have dine sædvanlige adgange igen.
Hermed Referat af bestyrelsesmøde 13.11.17.
Som altid har vi forsøgt at samle de vigtigste punkter herunder.
- Der er endnu en “MinForening” workshop d. 4. december. Alle er velkomne.
- Ungdomsudvalget har haft et spændende samarbejde med biblioteket og biblioteket vil rigtig gerne lave mere samarbejde.
- Vi har sendt en gruppe til Bifrost GF (som i øvrigt er overstået nu – Bifrost har planlagt at bruge over 2,2 mill. næste år på at forbedre rollespils i Danmark – det er sgu’ lidt vildt at tænke på).
- Vi er gået igang med at forberede GF 2018 og vi har allerede fået de første budgetter ind som vi er begyndt at arbejde med.
- Vi har haft et spændende medlemsmøde om ikke-medlemmers bruger af lokalerne. Den første politik omkring dette er allerede udformet og en mere er på vej.
- Vi er gået i gang med at undersøge muligheden for online indmeldelse. Der bliver nok desværre kun tale om indmeldelse og ikke forlængelse af medlemsskab da sidstnævnte kan give nogle komplikationer. Men det skulle gøre det lettere for nye medlemmer at melde sig ind.
- Vi har sat arbejdet igang omkring udvalgsturen og vi glæder os vildt meget.
Så er vi kommet til en af de vigtigste indlæg på hjemmesiden – vores månedlige takkeliste! Husk at som altid er takkelisten ikke udtømmende – der er mange flere engagerede og fantastiske aktive i foreningen end vi har med på denne korte liste.
Hvis du synes nogen har lavet noget, som foreningen bør takke for så sig det til bestyrelsen og så tager vi det gerne med på takkelisten.
Bo Karlsen skal have ros for hans mange fede initiativer omkring både folie, teltreparation og indretning af lokale 4. Det er både gode oplæg og et solidt stykke arbejde som er med til, at vi som klub kan udvikle os.
- Astrid Budolfsen for at lave en god fællestur for de unge til Forum og for at starte med at stable en tilsvarende tur på benene til Fastaval.
- Astrid Budolfsen for at tage teten på at lave tur til Bifrosts GF og være passioneret omkring TRoAs deltagelse der.
- Thomas Madsen og Martin Wichmann for at arrangere terræn workshop – og tak til alle dem der deltog også.
- Erik Støvring, Søren Fredsgaard og Ditte Theilgaard for at lave et rollespil til biblioteket og fordre samarbejdet med dem.
- Anders Sneftrup, Jens Krarup og Pernille Madsen for at stable et nyt, fedt arrangement på banen.
- Alle vores medlemmer for faktisk at få den nye opvaskemaskine til at fungere rigtig godt!
- Christine for at reagerer hurtigt på henvendelser til kassereren – så folk hurtigt får deres penge når de har lagt ud.
Bestyrelsen har bl.a. på baggrund af medlemsmødet d. 6. november besluttet at stadfæste politikken om prisdifference for arrangementer i lokalerne således at ikke-medlemmer altid skal betale mindst 50 DKK mere end ikke medlemmer for arrangementer i foreningens lokaler.
Dette har tidligere de-facto været politikken men ikke vedtaget som regel og flere og flere arrangementer har haft en mindre prisdifference.
Det er stadig muligt for enkelte arrangementer at få dispensation hvis der er helt særlige omstændigheder der kræver det. I så tilfælde skal man kontakte bestyrelsen. Lige nu er der kun to undtagelser; de ugentlige Magic arrangementer (hvor der er nogle krav fra WoTC) og festerne. Arrangementer hvor en mindre difference kunne komme på tale var arrangementer af folkeoplysende karakter eller som primært har en PR-mæssig værdi – f.eks. et åbent hus, Aktiv Sommer og den slags.
Argumenterne for og imod denne politik er mange og lange men i sidste ende står beslutninger på to ben; Det ene er, at lokalerne fortrinsvis betales gennem medlemsskabet. Vi vil gerne åbne dem op for andre, men vi mener så vores medlemmer skal have en fordel ud af, at de til daglig betaler for lokalerne. Det andet er, at vi mener at brugen af vores lokaler er 50 kroner værd og det vil ganske simpelt ikke være muligt at skaffe lignende faciliteter ude i byen til samme pris – der er en kiosk, lækre lyse lokaler og gratis parkering lige ved døren.
Hvis denne politik giver anledning til spørgsmål så må du meget gerne skrive til bestyrelsen@troa.dk med dine spørgsmål eller henvende dig direkte til et bestyrelsesmedlem.
På medlemsmødet var der også snak om muligheden for at åbne for en ordning hvor man kan medbringe en ven i klubben. Bestyrelsen arbejder aktuelt med at udforme en prøveordning som vi kan have over nogle måneder for derefter at evaluere om det fortsat er noget vi skal have. I vil høre mere når en sådan ordning er på plads men indtil da gælder vores nuværende regler om, at man enten skal være indenfor sin prøvemedlemsskabsperiode (se vedtægterne) eller medlem for at komme i klubben udenfor åbne arrangementer.
En smule senere end planlagt kommer her oktober måneds takkeliste. Husk at som altid er takkelisten ikke udtømmende – der er mange flere engagerede og fantastiske aktive i foreningen end vi har med på denne korte liste.
Hvis du synes nogen har lavet noget, som foreningen bør takke for så sig det til bestyrelsen og så tager vi det gerne med på takkelisten.
- Lokale 2 er blevet malet af Uffe, Jens Ejnar og Thomas Aagaard.
- Thomas Madsen hjalp med Junior Lan uden at være ansvarlig – han var virkelig en stor hjælp og Junior Lan arrangørerne var virkelig glade for hans hjælp!
- Morten Hørby stablede figurspilsmarked på benene som blev en stor succes som trak en masse folk til der ikke har set vores lokaler – det er med til at sætte TRoA på landkortet i figurspilskredse, det er virkelig fedt!
- Festudvalget har været gode til at reklamere på facebook og de arbejder på at prøve noget nyt – det er fedt at se, at et gammelt aktivitetsområde stadig kan byde på en masse nye ideer og energi.
- Christoffer Bjerg Nissen for at skrive en fed artikel om Forum turen til TRoA News – vi elsker, at de unge i TRoA også har lyst til at bidrage!
- Sebastian Larsen for at melde sig frivilligt til at hjælpe med Junior Lan selvom han var på efterskole – fedt at man har lyst til at være aktiv i TRoA selvom man er på efterskole!