Kåre Torndahl Kjær
Hermed Referat af bestyrelsesmøde 08.01.18.
Jeg forsøger – som altid – at samle de vigtigste punkter herunder:
- Alle udvalgsbudgetter er godkendt så vi er klar til at lave et budgetudkast til generalforsamlingsindkaldelsen. Takket være meget ihærdigt arbejde fra kasserer og sekretær tyder det på, at vi kan have et færdigt budget og regnskab med ude i første indkaldelse.
- Vi lægger op til den udvalgstur med flest deltagere nogensinde. Det er til dels et udtryk for at vi har udvideret og klarificeret hvem der er inviteret efter udvalgsturen sidste år men i højere grad et udtryk for, at det frivillige arbejde i TRoA løftes af en lang række personer og ikke bare en 3-4 stykker. I TRoA er tordenskjolds soldater en lille hær, og det er sgu’ både vildt imponerende og ret unikt.
- Når vi snakker om de aktive; vi sætter en vidensdelingsgruppe op på facebook mellem dem der enten er aktive i udvalg eller på anden vis ansvarlig for projekter med henblik på at gøre det lidt lettere at få oplysninger om hvordan forskellige opgaver løftes. Det er et sted til alle slags spørgsmål og informationer. Der kommer mere information ud når gruppen er på plads.
- Vores PR-kampagne har nu kørt et par måneder med reklamer via google og facebook. Google giver ikke rigtig noget, så det lukker vi ned. Facebook giver en del aktivitet, men det er svært at oversætte til øget aktivitet direkte. Planen er at fortsætte i 2018 og så se om det giver noget på den lidt længere bane.
- Vi erhverver os to nye roll-ups og to nye bannere som man kan tage med når man er “ude af huset” og vise flaget. Så skal du til turnering, con eller et andet sted hen hvor du synes det giver mening så tag fat i bestyrelsen så skal vi nok sørge for, at du kan få dem med.
- TRoA (figurspils)Marked er på banen igen i 2018! Mere information på facebook mm.
Husk – generalforsamling indkaldelse er lige om hjørnet og det samme er deadline for forslag!
Der er generalforsamling lørdag d. 24. februar og det betyder, at det er ved at være tid til at komme med forslag.
Alle medlemmer
Forslag der skal behandles på generalforsamling skal helst indsendes inden d. 20. januar (så kommer de med i første indkaldelse) og deadline er d. 3. februar. Husk at det ikke er muligt at stille forslag på generalforsamlingen.
Forslag med økonomisk betydning behøver ikke at løbe rundt – der må altså gerne være et forslag der alene går på at investere midler eller spare penge på et område.
Vi indstiller til at alle forslag indeholder en uddybende forklaring og en begrundelse så folk har bedst muligt grundlag for at forberede sig.
Bemærk også, at generalforsamlingen ikke er det eneste sted hvor vi kan træffe beslutninger, så hvis du ikke får dit forslag klar til generalforsamling kan du altid tage det med til bestyrelsen på et andet tidspunkt.
Udvalg
Husk at indlevere årsberetninger snarest muligt – allerhelst inden d. 20. januar (det gør det meget lettere for bestyrelsen) og deadline er d. 3. februar.
Krigslive er lige om hjørnet og traditionen tro ved vi, at flere grupper kunne være interesserede i at leje ting.
For at undgå en først-til-mølle situation har bestyrelsen besluttet at alle grupper der ønsker at leje udstyr af TRoA skal henvende sig senest d. 20. januar på kaare@troa.dk og sige de ønsker at leje udstyr og hvad de ønsker. Derefter bringes disse grupper i kontakt med hinanden med henblik på at de selv kan koordinere imellem dem. Hvis de ikke kan det, vil bestyrelsen træde til og bestemme fordelingen. Bemærk, at der gives præference til grupper baseret på deres tilknytning til foreningen – så en gruppe hvor ingen deltagere er medlemmer vil blive prioriteret lavere end grupper med en eller flere medlemmer.
Som referatet er takkelisten igen en smule sent på den. Ikke desto mindre skal der lyde en stor tak til følgende personer:
- Bo Karlsen for at finde en mulighed for at få gratis produkter til Microsoft til foreningen.
- Thomas Aagaard for at lave et valgarrangement og gøre en indsats for at lave et stykke folkeoplysende arbejde gennem TRoA.
- Bo Karlsen og Morten Baagøe for deres store arbejde med de nye klubskabe og research i forhold til forbedring af kælderen.
- Thomas Aagaard og Bo Karlsen for at kæmpe med at løse problemet med nøgleserveren og kommunikere omkring det.
- Søren Haaning for hans store arbejde med at promovere 9th age internt og promovere TRoA eksternt.
- Thomas Madsen for at hjælpe med at pynte op til julefrokosten selvom han ikke var en del af festudvalget.
- Christian Nørgaard, Erik Støvring og Kåre Kjær for at tage til valg til folkeoplysningsudvalget og få Christian valgt ind.
- Niels Christian Trude Christensen for at se efter lokalerne op til nytår og sikre, at der var låst ordentligt af.
Som altid vil vi minde om, at takkelisten ikke er udtømmende. Der er mange mennesker der gør en stor indsats i TRoA for at vi har den fantastiske forening vi har. Dem der ikke fremgår på listen skal ikke ses som et udtryk for, at vi ikke værdsætter deres arbejde men at vi fokuserede på nogle andre denne gang.
Hvis der er nogen der knokler som bestyrelsen måske ikke er opmærksom på og som du synes skal roses må du gerne skrive til bestyrelsen@troa.dk.
På et medlemsmøde i starten af November blev muligheden for at medlemmer kan invitere gæster i TRoA diskuteret. Efterfølgende har bestyrelsen diskuteret inputtet på et møde og kommet frem til at lave en forsøgsordning.
Hvis det skal virker det vigtigt at alle der ønsker at benytte sig af ordningen læser reglerne for det grundigt. De er herunder og ophængt i klubben.
Vi laver en forsøgsperiode fra nu og frem til 1. oktober. Inden periodens udløb (senest d. 1. september) melder bestyrelsen ud om ordningen fortsætter efter denne periode.
Formålet med ordningen er at åbne op for at personer som kommer langvejs fra kan deltage i aktiviteter i TRoAs lokaler udenom åbne arrangementer. Da det i praksis er meget svært at kontrollere så stoler vi på at ordningen efterleves og ikke misbruges – det indgår også i vores evaluering af, om ordningen skal fortsætte. Reglerne er meget kort som følger:
Et medlem må medbringe en eller flere gæster i TRoAs lokaler.
Dette koster 50 kroner pr dag pr gæst som skal betales over mobilepay på 13808 ved ankomst til lokalerne. Dette giver gæsten lov til at bruge klubbens faciliteter, lokaler, spil mm resten af dagen.
Derudover er der en masse ting med småt men det meste er ret logisk – der henvises til opslaget i lokalerne.
Hermed Referat af bestyrelsesmøde 11.12.17.
Som altid er de vigtigste punkter samlet herunder:
- Planlægningen med udvalgstur er godt undervejs og der lader til at være endnu flere inviterede de sidste år.
- Vi har nyt køkken undervejs. I skrivende stund er det ved at blive indrettet – planerne kan ses i referatet.
- Medbring-en-ven blev diskuteret på et møde i November og bestyrelsen har besluttet at lave en prøveordning. Ud fra den evalueres det om det er noget vi fortsat skal have eller ej.
Der kommer flere detaljer her på siden. - Vi har skiftet lageransvarlig så Morten Baagøe nu både er ansvarlig for lager og værktsted.
- Vi har disponeret penge til nyt wi-fi i hele klubben.
Vi vil gerne udbygge wi-fi i kælderen men vores nuværende løsning egner sig ikke til udbygning. Vi har derfor besluttet at sætte penge af til at købe noget nyt og bedre som vi forventer kan løse de problemer vi har med at nogle brugere vil opleve problemer med forbindelsen hvis der er mange logget på. Det er ikke præcist kendt hvornår det nye netværk kommer op. - Vi har besluttet at bruge lidt flere kræfter på at styrke vores facebookanvendelse. I den forbindelse har vi udvidet IT-udvalget som også påtager sig dette ansvar.
- Vi har fået valgt Christian Nørgaard ind i folkeoplysningsudvalget hvor han skal sidde de næste 4 år (samme varighed som kommunalbestyrelsen). Det vil både give os en god fornemmelse for og indflydelse på hvad kommunen laver og skabe netværk til andre foreninger.
- Vi undersøger muligheden for at lave et fondsøgningskursus i lokalerne i det nye år.
- Tilsvarende bliver der arbejdet med at genoptaget netværksarrangementet SoS med Rollespilsfabrikken hvor vi mødes og fester. Mere information kommer når flere detaljer er fastlagt.
- Nu vi snakker om samarbejde har vi også kigget på muligheden for at samarbejde mere med Thyrf. Der er igen et konkret forslag under udarbejdelse.
- Krigslive er ved at stå for døren og flere grupper vil sikkert gerne låne ting af TRoA. Der kommer mere information om hvordan det skal foregå i praksis.
Lige nu er det eneste der ligger helt fast at TRoA kommer til at arrangere en fællestur ved Steffen Kanstrup.
I Januar er vi så heldige at få lejlighed til at lægge lokaler til Orkerne Kommer kursus. Vi vil naturligvis opfordre de af vores medlemmer der gerne vil lære at arrangere liverollespil at melde sig til – det er gratis og bedre introduktion til at lave liverollespil får man ikke: https://docs.google.com/forms/d/11zFhghJm8PBCZOskFW-heZATo47sCsHOb5H83N8OUXw/viewform?edit_requested=true
Det betyder også at de lægger beslag på nogle faciliteter. Alle spillelokaler der ikke er booket til faste arrangementer, er som udgangspunkt booket til Orkerne Kommer om lørdagen – hold der har en reservation på timemap’en har fortsat adgang til deres spillelokaler, men det kan være vi beder om lidt fleksibilitet ifht. at spille i et andet lokale – tag en snak med de flinke arrangører på dagen.
Der vil også være overnatning i lokale 2 både fredag til lørdag og lørdag til søndag, så det kan være utilgængeligt eller svært tilgængeligt. Vi anbefaler at man bruger værkstedet i stedet for.
Hvis det giver anledning til spørgsmål så skriv til bestyrelsen@troa.dk.
Der er pt. problemer med låsesystemet i TRoA. Det betyder, at du kun kan åbne en dør med din nøglebrik, hvis du har åbnet samme dør “for nylig” (præcist hvad “for nylig” er, ved vi ikke). Derfor vil flere folk opleve, at de ikke kan åbne de døre de er vant til.
Vi har sat i værk at få systemet ordnet, men det sker sandsynligvis tidligst på mandag.
Når det er løst, vil du have dine sædvanlige adgange igen.
Hermed Referat af bestyrelsesmøde 13.11.17.
Som altid har vi forsøgt at samle de vigtigste punkter herunder.
- Der er endnu en “MinForening” workshop d. 4. december. Alle er velkomne.
- Ungdomsudvalget har haft et spændende samarbejde med biblioteket og biblioteket vil rigtig gerne lave mere samarbejde.
- Vi har sendt en gruppe til Bifrost GF (som i øvrigt er overstået nu – Bifrost har planlagt at bruge over 2,2 mill. næste år på at forbedre rollespils i Danmark – det er sgu’ lidt vildt at tænke på).
- Vi er gået igang med at forberede GF 2018 og vi har allerede fået de første budgetter ind som vi er begyndt at arbejde med.
- Vi har haft et spændende medlemsmøde om ikke-medlemmers bruger af lokalerne. Den første politik omkring dette er allerede udformet og en mere er på vej.
- Vi er gået i gang med at undersøge muligheden for online indmeldelse. Der bliver nok desværre kun tale om indmeldelse og ikke forlængelse af medlemsskab da sidstnævnte kan give nogle komplikationer. Men det skulle gøre det lettere for nye medlemmer at melde sig ind.
- Vi har sat arbejdet igang omkring udvalgsturen og vi glæder os vildt meget.
Så er vi kommet til en af de vigtigste indlæg på hjemmesiden – vores månedlige takkeliste! Husk at som altid er takkelisten ikke udtømmende – der er mange flere engagerede og fantastiske aktive i foreningen end vi har med på denne korte liste.
Hvis du synes nogen har lavet noget, som foreningen bør takke for så sig det til bestyrelsen og så tager vi det gerne med på takkelisten.
Bo Karlsen skal have ros for hans mange fede initiativer omkring både folie, teltreparation og indretning af lokale 4. Det er både gode oplæg og et solidt stykke arbejde som er med til, at vi som klub kan udvikle os.
- Astrid Budolfsen for at lave en god fællestur for de unge til Forum og for at starte med at stable en tilsvarende tur på benene til Fastaval.
- Astrid Budolfsen for at tage teten på at lave tur til Bifrosts GF og være passioneret omkring TRoAs deltagelse der.
- Thomas Madsen og Martin Wichmann for at arrangere terræn workshop – og tak til alle dem der deltog også.
- Erik Støvring, Søren Fredsgaard og Ditte Theilgaard for at lave et rollespil til biblioteket og fordre samarbejdet med dem.
- Anders Sneftrup, Jens Krarup og Pernille Madsen for at stable et nyt, fedt arrangement på banen.
- Alle vores medlemmer for faktisk at få den nye opvaskemaskine til at fungere rigtig godt!
- Christine for at reagerer hurtigt på henvendelser til kassereren – så folk hurtigt får deres penge når de har lagt ud.