Hermed referat fra bestyrelsesmødet i maj.

Herunder er udvalgt nogle centrale beslutninger og oplysninger. Vi kan ikke garantere at det er alt der er relevant i mødet og hvis du vil være sikker på du har alle relevante information bør du læse hele referatet.

• Der er kommet ny politik omkring overnatning. Læs den på siden med politikker.
• Tilsvarende har vi også ny politik om energidrikke. Det kan læses samme sted.
• Vi arbejdet fortsat med forbedring af Krathuset som bruges til Sidste Søndag. Det er dog et projekt med en lang horisont og en del bureaukrati.
• Vi har engageret os i Aktiv Sommer (igen) og Try Out (også igen) – begge dele for nå nye potentielle medlemmer.
• De mange projekter omkring forbedring af lokalerne der blev vedtaget på Generalforsamling er i forskellige grader undervejs.
• Der er blevet givet OK til at Sidste Søndag må købe nye pengesedler og vi afsøger hvordan vi hurtigst muligt kan købe nye borde/bænkesæt.
• Vi må ikke længere bruge kommunens papcontainer. Fremadrettet skal vi selv aflevere pap til genbrugspladsen eller lignende. Der kommer sedlerne op i klubben om hvordan det skal håndteres.
• Vi har opdateret politikken omkring børneattester – den kan læses i referatet og kommer på hjemmesiden i den kommende tid.
• Der er gået planlægning i gang ifht. at afholde en 35 års fødselsdag til August for TRoA. Det bliver nok i weekenden i uge 32 eller 33 – mere information følger når planerne er lagt.
• Igen i år vil vi gerne betale deltagelse til Orkerne Kommer under nærmere bestemte retningslinier. Kontakt Jonathan (jonathan@troa.dk) for nærmere information.

Næste møde er d. 17. juni – som altid er møderne åbne.

Så er referatet fra bestyrelsesmødet i April online. Det fulde referat kan hentes herunder.

Herunder er nogle højdepunkter. Hvis du vil være sikker på at få alle detaljer skal du kigge i det fulde referat:

• Der er kommet fokus på rekruttering og fastholdelse. Vi har lavet en ny post i bestyrelsen til det som Frederik varetager og vi har startet nogle aktiviteter op.
• Der er også fokus på at få klarificeret vores processer omkring børneattester. Forvent at der snarligst kommer nye processer både omkring indhentning og hvad vi gør ifht. positive attester som vi ikke tidligere har haft præciseret.
• De mange projekter der blev vedtaget på generalforsamling er på forskellige vis sat i gang. Der kommer også forskellige muligheder til at komme med yderligere input til nogle af dem – holde øje med facebook.
• Der er så småt gang i arbejdet omkring samværspolitik.
• Der er ny politik omkring overnatning da der er reviderede regler fra kommunen. De kan findes under vores politikker.
• Når vi snakker om politikker; vi har vedtaget en ny politik om energidrik der forbyder børn og unge under 15 år at købe energidrik i foreningens lokaler.

Næste møde er mandag d. 20. maj.

Så er der et referat fra konstituerende møde klar.

Følgende kan fremhæves fra referatat:

• Bestyrelsen har fastlagt møder mm. for det kommende år.
• Bestyrelsen har konstitueret sig.
• Alle de vedtagne beslutninger fra GF er blevet igangsat eller der er sat rammer op for at følge op på dem, hos dem der allerede har teten på dem.
• Sommerlejrs budget og nye planer er godkendt.
• Vi har haft en diskussion omkring alarmen (som gik for nogle uger siden) og sat initiativer i gang for at styrke vores muligheder for at håndtere den.

For alle beslutninger og detaljer anbefales det at læse referatet.

Referatet fra bestyrelsesmødet i Februar er nu online.

De primære punkter fremgår herunder:

• Vi har holdt et fint orienteringsmøde om de mange planer for lokalerne gående fremad. Der er et par forslag på GF der kommer ud af dette arbejde.
• Vi har fået et nyt udvalg – finværksted! Der indrettes værksted til syning, læderarbejde, malearbejde og lignende opgaver der ikke sviner i lokale 2 i kælderen. Lokalet kan fortsat også benyttes til bordrollespil.
• Bestyrelsens arbejde med en samværspolitik har ledt til et “open call” for folk til at hjælpe med at udforme den.
• Maskernes fald er udskudt – nok til April. Efter Triumfen er pt. på hold i et ukendt tidsrum.
• Derudover var der primært fokus på forberedelse til generalforsamlingen – resultatet af dette kan ses i generalforsamlingsindkaldelsen.

Så er der endnu engang et referat fra et bestyrelsesmøde online.

Herunder er de vigtigste punkter opsummeret:

• Vi er i praksis færdige med nedlukningen af Airsoft i TRoA.
• Vi arbejder fortsat med nye lokaleopgraderinger baseret på fondsansøgninger.
• Jakob Kannegaard overtager ansvaret for Brætspilsudvalget.
• Nordic Tabletop Showdown er afholdt og var en stor succes.
• Vi har valgt os tilslutte os Projekt Liminal om at opstarte en kultur og tradition omkring Blackbox scenarier i Jylland.
• En del forberedelse af den kommende generalforsamling.
• Vi har fået midler til at indrette finværksted / syværksted i lokale 2 (i kælderen).

Referatet fra året sidste bestyrelsesmøde er online:

De primære punkter er som følger:

• Der kommer rengøringsdag d. 21. januar. Nærmere indkaldelse følger.
• Vi har lavet kontingentkontrol og generelt set har folk været gode til at betale kontingent, men vi har oplevet en del gæster, som først betalte gæstebillet når de blev kontrolleret. Husk, at hvis du har gæster med skal de betale gæstebillet så snart I kommer til klubben og ikke først et par timer senere – eller når der eventuelt er en kontrol.
• Vi har nu fået lovning på lokalet på 2. sal fast i det nye år.
• Vi har haft lidt korrespondance med beredskabet om vores alarm, og vi vil undersøge hvad de helt præcise krav og procedurer er nu om dage, så vi kan sikre alle er korrekt informeret.
• Vi har mange aktiviteter og projekter i gang i foreningen lige nu – de fleste går rigtig godt, og det er superfedt.
• Vi pønser på en større lokaleopgradering i det nye år som skal fondssøges – der kommer mulighed for at give input til disse i det nye år.

Herunder er referatet fra bestyrelsesmødet i November.

Centrale hovedpunkter er kort sammenfattet herunder. Det anbefales – som altid – at læse det samlede referat hvis man vil være sikker på at være informeret om alt der kunne være relevant for ens ageren i foreningen:

• Der er planer om en rengøringsdag – se nærmere information på facebook.
• Vi har haft et godt møde omkring tryghed. Vi sætter en proces op omkring at få udarbejdet og implementeret en tryghedspolitik for foreningen.
• Der har været lidt udfordringer med laserskæreren, men den er funktionel igen.

Lettere forsinket følger her referatet fra bestyrelsesmødet i Oktober.

Udvalgte punkter er samlet herunder. For alle oplysninger anbefales det at læse det fulde referat:

• Vi er begyndt på det næste store projekt med lokalerenovering – der kommer et medlemsmøde om ønsker til indholdet og derefter begynder vi selve arbejdet.
• Vi er ved at afslutte det sidste på 2. salen.
• VI har været i dialog med flere udvalg ifht. om der er behov for assistance til at skaffe nye kræfter til udvalget eller måske lave en total udskiftning, så udvalgsmedlemmerne bliver ved med at have gejst til at lave projekter i TRoA.
• Vi har meldt fra Børnekarneval i 2024 da vi ikke har nogle frivillige som har lyst til at engagere sig.
• Vi har godkendt at betale tegninger til Krathuset fra TRoAs midler, da vi ikke kan få dem dækket eksternt.
• Der har været oprydning på timemappen som gav lidt konflikter. Bordrollespilsudvalget arbejder på et lave en mere struktureret proces omkring oprydning, så ingen hold blokerer lokalet unødigt men at det samtidig er muligt for nye hold at komme til.
• Bestyrelsen har godkendt vampire rollespillet Maskernes Fald som kommer til at ligge i starten af februar næste år.
• Bestyrelsen har haft en længere diskussion om Bifrost og den retning de bevæger sig i, i forhold til TRoAs aktiviteter og interesser. Dette har udmøntet sig i nogle konkrete forslag til Bifrosts generalforsamling.
• Vi har haft en længere dialog omkring hvad vi gør hvis vi skulle få en positiv børneattest (noget vi ikke har prøvet endnu) og har fremlagt et forslag til godkendelse for en proces for dette. Vi vil dog have alle bestyrelsesmedlemmer ind over den hvorfor den ikke er endeligt godkendt endnu.
• Vi har planlagt (og efterfølgende gennemført) medlemskontrol.

Referatet fra bestyrelsesmøde i september kan findes her:

Et udvalg af de centrale emner er opsummeret herunder:

• Der er fastsat møde til dialog om Tryghed i TRoA d. 4. november.
• Bestyrelsen arbejder med vores processer omkring børneattester – både den generelle indhentningsproces men også hvad vi rent faktisk skal gøre, hvis vi skulle få en positive attest engang.
• Der er en rengøringsdag undervejs i november.
• Vi har godkendt “Efter Triumfen” som er et liverollespil der er planlagt til februar næste år.
• Vi har godkendt Vinterlejr 2024.
• Der er et oplæg til et nyt finværksted som også vil kræve nogle midler, at sætte i gang. Selve midlerne lægges ind i en større fondsansøgning omkring at forbedre de fysiske rammer i lokalerne på flere områder.
• Sommerlejr endte med et underskud for andet år i træk – også større end godkendt af bestyrelsen før sommerlejr. Bestyrelsen går i dialog med udvalget omkring at etablere en strammere økonomistyring næste år, så vi kan undgår det gentager sig.

Så er referatet fra bestyrelsesmødet i august langt om længe online. Du finder det her:

Centrale punkter er fremhævet herunder. Bemærk at hvis du vil have det komplette billede af foreningens aktiviteter skal du gennemgå det samlede referat:

• Bestyrelsen arbejder med forberede retningslinier omkring børneattester.
• Vi har indgået en aftale med Spilforsyningen for at formalisere vores samarbejdsmodel.
• Vi har besluttet at renovere det gamle baderum på 2. sal således der bliver opstillet skabe som medlemmerne kan leje.
• Vi har besluttet at flytte udvalgsturen til efteråret (så næste udvalgtur er november 2024) og til en anden hytte som vi synes er bedre egnet.
• Vi arbejder fokuseret med at blive færdig med de sidste ting på 2. salen.
• Ifht. arbejdet omkring Krathuset er vi gået lidt i stå grundet manglende tegninger.
• Bestyrelsen arbejder også med et tiltag omkring øget tryghed i foreningen i samarbejde med Bifrost.
• Watch The Skies er nu endegyldigt lukket da der ikke er en arrangørgruppe der er klar til at overtage arrangementet.
• En flok af vores medlemmerhar igangsat bordrollespilsprojektet Første Færd med henblik på at motivere nogle af de nye / unge til at være spilledere til bordrollespil.
• Vi har godkendt et stort Tabletop arrangement hvor TRoA er medarrangør her i Aalborg.