Kåre Torndahl Kjær
På baggrund af de nyeste smittetal har vi besluttet at ændre lidt i planerne og datoerne for generalforsamling 2021. De primære punkter er opsummeret herunder.
Ingen ekstraordinær generalforsamling
Vi havde allerede tilbage i november lagt op til en ekstraordinær generalforsamling med henblik på at besluttet, om vi ville tilføje 2. salen permanent til vores lokaler.
I første omgang droppede vi det i november da vi lukkede ned og planlagde det tentativt til januar. Men set i lyste af de nuværende smittetal og restriktioner giver det ikke mening at holde en ekstraordinær generalforsamling bare for det, så vi henlægger det til den ordinære generalforsamling.
Flytning af ordinær generalforsamling
Vi har også valgt at flytte den ordinære generalforsamling 2 uger så den falder d. 6. marts. Selvom generalforsamlinger er undtaget fra de nationale tiltag der varer til og med d. 28. februar, så synes vi ikke det er forsvarligt at afholde den der hvis vi ved at udskyde yderligere to uger, kan komme til et tidspunkt, hvor smittespredningen er mindre.
Det er vores hensigt at holde fast på d. 6. marts medmindre det er decideret forbudt, også selvom smittesituationen ikke er bedre end den var d. 20. februar. For en god ordens skyld skal det pointeres, at vedtægterne specificerer at generalforsamling skal afholdes i januar, februar eller marts, så vi overholder fortsat vedtægterne.
Til at facilitere dette undersøger vi mulighederne for at man kan deltage digitalt herunder også stemme ved digital deltagelse. Der vil komme nærmere information om denne mulighed inden generalforsamling.
Det betyder, at de nye deadlines omkring generalforsamling er:
- Lørdag d. 6. februar: Senest dato for første indkaldelse
- Lørdag d. 13. februar: Deadline for at indsende forslag til generalforsamling (men vi værdsætter meget, hvis man kan indsende dem før det!)
- Lørdag d. 20. februar: Seneste dato for anden indkaldelse, herunder budget og regnskab
- Lørdag d. 6. marts: Generalforsamling
Vi beklager hvis de forskellige ændringer har medført lidt forvirring – vi håber det nu står klart for folk hvornår de enkelte ting foregår. Kalenderen er også opdateret med de nyeste datoer og tidspunkter.
Vi er endnu engang ved månedens takkelisten. Den er lidt begrænset af at vi har været lukket en stor del af perioden, men nogle er der da på den:
- Jonathan Bremer for at slutte sig til holdet af rengøringsfrivillige – det er dem der gør, at vi kan have klubben åben.
- Erik Støvring Preussler, Jonathan Bremer, Mia Wendelboe Dalsgaard, Frederik Strøyer, Philip Fleron, Daniel Herbert, Thorbjørn Eik Japp, Mandy Mittelstädt og Steffen Kanstrup for at arrangere og deltage i halloween byvandring med Aalborg museum.
Vi takker endnu engang alle dem der har givet en ekstra hånd – de er, sammen med vores mange aktive i udvalg og arrangementer, grundpillen i vores fantastisk forening.
Referat fra bestyrelsesmødet i november er online:
De primære punkter er som følger herunder:
- Vi har meldt til, at vi gerne vil deltage i Aktiv Vinterferie 2020, under hensyn til corona.
- Vi har fastlagt retningslinier for rykning af medlemmer der ikke aktiv melder sig ud; kort fortalt ender vi med en model hvor, såfremt vi efter gentagne skriftlige og telefoniske forsøg ikke har været i stand til at komme i kontakt med medlemmet der ikke har betalt kontingent melder vi vedkommende ud men såfremt vedkommende senere melder sig ind holder vi vedkommende op på kontingent fra en ene periode (halve år) hvor vedkommende ikke betalt uden at give besked.
- Vi har diskuteret de retningslinier vi i praksis har brugt til økonomisk styring af udvalg og arrangementer og blevet enige om, at dokumentere disse skriftligt. Det er ret langt – se nærmere i referatet og senere på hjemmesiden.
- Når grænsen for samlinger igen kommer på 50 og vi genåbner klubben, er udgangspunktet at lørdag på 1. sal og 2. sal altid kræver en eksplicit booking senest mandagen før således vi kan nå at bestille rengøring – og anvendes det ikke, bestiller vi ikke rengøring til disse dage.
- Kathrine har trukket sig fra bestyrelsen – den øvrige bestyrelse takker Kathrine for hendes arbejde, særligt det hårde arbejde omkring at koordinere rengøring under corona. Hendes poster er fordelt blandt de øvrige bestyrelsesmedlemmer.
- Vi afholder ekstraordinær generalforsamling d. 11. januar omkring 2. salen såfremt vi må samles 50 mennesker til den tid.Må vi ikke det, så vil bestyrelsen igen vende, om vi fortsat vil holde fast i det eller om vi lige så godt kan lægge det sammen med den ordinære generalforsamling.
TRoA er lukket frem til og med d. 22. november grundet de ændrede COVID-retningslinier.
Et vigtigt tilbagevendende punkt er vores tak til dem, der yder en ekstra indsats. TRoA ville ikke eksistere hvis det ikke var for vores mange frivillige kræfter som løfter alle mulige opgaver. Mange er organiseret i udvalg og arrangørgrupper som ofte er synlige i et eller andet omfang – og som bliver anerkendt i form af udvalgsturen – men der er også mange der yder en ekstraordinær indsats uden det bliver synligt. Det er dem vi forsøger at hylde her.
Før vi skrider til det vil vi endnu engang gøre opmærksom på vores helt igennem fantastiske frivillige rengøringsfolk. Her under corona er det de folk og deres hårde arbejde som gør, at vi kan holde åbent. Uden dem, havde vi ganske simpelt været nødt til at lukke foreningen. Så selvom de ikke alle er nævnt ved navn her – det skal vi nok lige forbi engang ved lejlighed igen – så skal der lyde en kæmpe tak fra bestyrelsen til dem. Tak.
Og så til månedens liste:
- Hjælp med at skaffe de nye sofaer og skille os af med de gamle – Morten Meyer Rasmussen, Michael Næser Christensen, Emma Kathrine Lyng Svensson, Christian Hoff Mortensen og Martin Brassøe.
- Jacob Schulze, Ingrid Kaaber Pors og Mikkel Bistrup Andersen for at holde netværksmøde i TRoA.
- Thomas Holm for at starte malekonkurrencen Den Gyldne Orcus.
- Thomas Krarup Madsen, der har meldt sig under rengøringsfanen og joiner teamet fra november.
Tak til jer allesammen. Husk, at hvis du har nogle du tænker der skal på takkelisten så må du meget gerne skrive til bestyrelsen@troa.dk.
Så har vi endnu engang haft møde i bestyrelsen. Det fulde referat finder herunder:
De primære punkter er opsummeret herunder:
- Vi har igen diskutere reglerne for corona-lukning og en opdatering af reglerne er på vej indenfor kort tid.
- Vi har kigget på indkaldelse til Ekstraordinær generalforsamling for at beslutte, om vi skal overtage 2. salen fast eller ej. Generalforsamling bliver d. 9. november – indkaldelsen er undervejs.
- Vi har diskuteret likviditetspolitik og har et oplæg som kommer på den næste ordinære generalforsamling som lægger en balance mellem at være økonomisk sikre, og ikke have for mange midler bundet uden klar anvendelse.
- Vi har fastslået, at selvom corona har været dyr for foreningen (primært i form af ekstra rengøringsmidler og betalt rengøring), så er vi ikke i en økonomisk krise, og vi vil fortsat lade udvalg og arrangementer der har investering planlagt, gennemføre disse under hensyn til deres samlede budget, naturligvis.
Derudover var der en lang række mindre punkter.
Bestyrelsen har gennem de sidste måneder set på muligheden for at overtage den store sal på 2. salen permanent. Vi er efterhånden ved at være klar med et konkret forslag, som vi gerne vil behandle på en generalforsamling. Da vi mener før er bedre end senere vælger vi at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling.
Denne bliver afholdt på 2. salen – altså det potentielt nye lokale – mandag d. 9. november klokken 19.00.
Den præcise dagsorden med forslag og overblik tilgår senest en uge før mødet jvf. vedtægterne.
Selvom der er corona, kører vi ikke med tilmelding på arrangementet. Som retningslinierne er nu må vi samle 50 mennesker under de samme rammer som vi gør til hverdag i klubben og det er vist endnu ikke sket, at vi har været over 50 til en generalforsamling. Hvis det skulle ske kan vi dog henholde os til de regler der tillader at samle op til 500 blot man sidder ned og kigger i samme retning med tilstrækkelig afstand mellem deltagerne – hvorfor vi vil anvende denne model og dermed mere stringent struktur på placering af deltagerne.
Endnu engang er vi kommet dertil hvor vi har lejlighed til at rose vores dejlige aktive medlemmer.
Udover de dejlige folk på roselisten vil vi endnu engang fremhæve de folk der står for rengøring og rengøringskontrol – uden dem kunne vi slet ikke holde TRoA åbent.
- Michael Næser Christensen for at melde sig under fanen på rengøringsholdet.
- Jakob Gjøderum Jørgensen og Christian Hoff for at fjerne stole og skrald fra kælderen.
- Christian Hoff og Kasper Lundqvist for at besøge 2. klasse på Filstedsvejens skole og underholde børnene med læring om liverollespil og fortalte om TRoAs aktiviteter.
- Thomas Holm for at skaffe nye sofaer til TRoA.
- Morten Meyer, Michael Næser Christensen og Martin Brassøe for at hente de sofaer vi fik gratis til 2. salen.
Hvis du har nogle der skal på takkelisten så skriv til bestyrelsen@troa.dk.
Hermed referat fra bestyrelsesmødet i september.
De vigtigste punkter er som følger:
- Vi skifter sofaerne i klubben til nogle lædersofaer, som vi har fået i stedet.
- Vi undersøger at skifte regnskabsprogram og måske i samme omgang anskaffe os et lokalebookingsystem som er koblet til det regnskabssystem vi kigger på. Der kommer mere information når vi er længere i processen.
- Vi har vendt vores økonomi generelt. Vi er stadig i god gænge på trods af corona, men vi skal være opmærksom på vores dispositioner da vi ikke ved hvor længe corona varer.
- Vi har kigget på at overtale 2. salen. Der er en del overvejelser i den forbindelse men punktet kommer på en ekstraordinær generalforsamling til behandling.
- Der har været problemer med afhentning af pantsække. Hvis du er en af dem der indimellem flytter på pantsækkene så tag fat i cafe-udvalget så du er sikker på, at det du gør følger vores retningslinier.
- Længere opfølgning på corona-situationen som kontinuert giver os nye udfordringer. Vi står overfor en række ændringer som medfører justerede retningslinier – læs mere på siden med retningslinierne. Et par vigtige punkter der bør fremhæves:
- Vi har forsøgsvis givet enkelte arrangementer adgang til køkkenet, men det bliver der lukket for nu, da vi er bekymret for at folk ikke kan skelne mellem dem der har fået lov og dem der ikke har, og vi ikke foretager rengøring i køkkenet.
- Der kommer mere stringent opfølgning på overholdelse af reglerne og vi kommer til at gribe til sanktioner i højere grad end hidtil.
- For at spare penge kommer vi til at lukke klubben om søndagen fremadrettet. Dette gælder alle former for arrangementer og anvendelser.
- Vi har fået en grejkasse fra Bifrost som vi står for at låne ud til interesserede.
Hermed endnu en takkeliste. Der er mange der laver noget i foreningen men takkelisten er forbeholdt de, som ellers godt kunne være glemt fordi de laver noget der ikke er direkte rodfæstet i et udvalg eller en arrangørgruppe.
Udover dem på listen herunder vil vi også fremhæve vores enormt seje rengøringshjælpere. Det er dem der nu 5 dage om ugen tager over i klubben, kontrollerer rengøringen fra dem der har haft lokalerne og gør rent i fællesområderne. Uden dem var vi enten nødt til at bruge en formue på betalt rengøring eller også holde klubben lukket en lang række dage. Stort tak til dem!
Og så til månedens liste:
- Kathrine Refsgaard, Christian Hoff, Erik Støvring Preussler og Martin Brassøe for at arrangere Åbent hus ifbm. Aktiv Sommer.
- Gorm Jørgensen, Axel Aaes, Jonathan Christensen, Jonathan Bremer, Frederik Nørgaard Pedersen, Christian Hoff Mortensen, Jonathan Jeppesen, Anders Westerkam, Kasper Petersen, Erik Støvring Preussler, Morten Meyer Rasmussen, Jesper Rahbek Andersen, Frederik Strøyer, Chris Sigvardsen Nielsen, Charlotte Thorsted, Mads Winter Johansen, Martin Michael Brassøe, Andreas Willander, Charlotte Muhlig Andersen og Steffen Kanstrup for at arrangere Aktiv Sommer arrangement for Sidste Søndag.
- Christian Hof for at arrangere SS workshops.
- Kathrine Refsgaard Nielsen og Christian Hof for at lave fælles TRoA tur til Fårup Sommerland.
- Rasmus Søgaard for at tage hovedansvaret på at organisere Aktiv Sommer.
Hvis du har nogen der fortjener en særlig tak så kontakt bestyrelsen på bestyrelsen@troa.dk.