Kåre Torndahl Kjær
Hermed referat fra bestyrelsesmødet i August.
Beklager det har været så længe undervejs – det var gået i glemmebogen at det ikke var blevet uploadet.
Hovedtræk er opsummeret herunder:
- Aktiv Sommer har været afviklet med stor succes – specielt når man på omstændighederne med corona.
- Diskussion af mulighederne omkring indretning af lokale 2 endte med at vi skal undersøge, hvor meget vi må lave omlægning i lokalerne sammen med kommunen. Vi vil gerne lave en ret markant omlægning men det er ikke sikkert, vi får lov.
- Der er planlagt (og nu gennemført) medlemskontrol i uge 35 og 38.
- Vi har aftalt reglerne for leje af vores monsterdragter og skavendragter.
- Vi har evalueret brugen af 2. salen og figurspillerne er ret glade for det. Vi kigger på mulighederne og økonomien i, at overtage lokalet permanent.
- Der er nye folk der har lyst til at prøve kræfter med cafe-udvalget og efter en vurdering af mulighedern har vi givet dem faklen.
I den sammenhæng har der også været en generel snak om hvad man gør når flere grupper ønsker at udføre den samme opgave. Der er en længere redegørelse for denne diskussion i referatet. - Vi har nu et lead på at skaffe nye møntstempler og Daniel kigger på om vi kan skaffe ekstern finansiering.
Noget forsinket kommer her referaterne fra bestyrelsesmøder i juni og juli. Det primære emne har dog været corona og genåbning, så i praksis er der meget lidt udover beslutninger omkring disse, som løbende er blevet offentliggjort. Men de formelle referater skal op så de ligger nu på referatsiden og kan findes herunder:
Der er ingen større beslutninger eller punkter udover genåbningen så der er ikke en liste med centrale beslutningspunkter som der er på de fleste referater.
Der havde sneget sig en fejl ind i vores retningslinier således der fejlagtigt stod, at TRoA var åbent alle ugens dage fra 12 til 08 næste morgen.
Den korrekte åbningstid er på hverdage 16 til 08 næste morgen og i weekenden 12 til 08 næste morgen.
Den længere periode på hverdage skyldes at rengøringen varetages af frivillige som har brug for et større vindue for at kunne udføre rengøringen.
Du kan finde de samlede retningslinier omkring TRoA i corona-tiden her: http://troa.dk/corona-retningslinier/
Dette bestyrelsesreferat kommer lidt sent ud. Mødet blev holdt på et tidspunkt hvor fokus var på corona-situationen og derfor blev referatet ikke prioriteret.
Der er et forholdvis stort punkt omkring mulighed håndtering af corona-genåbning. Bemærk at konklusioner mm. i dette punkt er forældet. Se i stedet de aktuelle retningslinier her: http://troa.dk/corona-retningslinier/
Selve referatet kan findes her:
Og nu til hovedpunkterne:
- Vi har oprettet en ny rolle som Eventkoordinator som har til ansvar at tage imod eventuelle indkomne ønsker om engagement i andres events / arrangementer. Denne rolle står for at formidle forespørgsler til interesserede medlemmer. Kathrine har rollen i den nuværende bestyrelsen.
- Rigtig mange ting bliver udskudt. Det meste giver sig selv og informeret ad gennem andre kanaler, så det er ikke gentaget her
Lang om længe har vi i TRoA åbnet for aktivitet igen fra i mandags.
Det er dog ikke helt “business as usual”. Det blev også uddybet på facebook men for en god ordens skyld kan du læse retningslinierne – herunder listen over hvem der har reserveret aktiviteter – her på siden: http://troa.dk/retninglinier-for-brug-af-troa-efter-corona-genaabning/
Selvom aktiviteten de seneste måneder har været lidt lavere end normalt, er der heldigvis stadig noget, vi kan takke for hvor nogen har lavet har gjort en indsats udover hvad de har forpligtet sig til.
- Kathrine Refsgaard, Martin Brassøe, Kia Kurtzmann, Daniel Bliss og Christian Nørgaard for at lave en komplet rengøring af klubben.
- Steffen Kanstrup og Erik Støvring på at lave online rollespil for Sidste Søndag.
Nå kommer vi snart til at åbne lidt mere op – og så kommer der forhåbentligt en helt masse mere, vi kan takke folk for. Som altid er I meget velkomne til at skrive til os (bestyrelsen@troa.dk), hvis I har nogen, som I mener skal på takkelisten.
Selvom der ikke sker så mange af vores sædvanlige aktiviteter, så er der alligevel lidt at takke for i form af folk der har gjort noget ekstra eller noget, de ikke ellers har ansvar for.
- Martin Brassøe og Kathrine Refsgaard for at gå kiosken igennem og få gjort så vi kan få solgt ud af de ting, der var ved at blive gamle.
- Sebastian Larsen for at sætte en TRoA Discord server op til at holde kontakten medlemmerne imellem i disse Corona tider.
- Tak til TRoAs medlemmer for at bakke op omkring foreningen i en svær tid og være forstående.
Vi håber der også er et par folk at rette en tak til næste gang – indtil videre har I jo vist jer gode til at finde andre måder at holde kontakt og skabe sammenhold, selvom de sædvanlige kanaler ikke er til stede.
Referatet fra mødet i april er online:
De primære beslutningspunkter er som følger:
- Sommerscenariet 2020 er udskudt til 2021.
- Watch the Skies er udskudt til efteråret
- Bestyrelsen vil gerne støtte op om at vores medlemmer deltager i Orkerne Kommer Sommerskole 2020.
- Vi har godkendt et nyt, mindre scenarie til afvikling efter Corona. Mere information følger når vi ved hvornår det kan afholdes.
- Større gennemgang af konsekvenserne af Corona for foreningen.
- Økonomien som helhed bliver ikke voldsomt berørt så længe medlemmerne fastholder deres medlemsskab. Nogle udvalg vil forventeligt lave et dårligere resultat end budgetteret. Kia tager fat i udvalgene for at diskutere hvad de kan gøre for at komme økonomiske fornuftigt gennem året.
- Vi har formelt set besluttet, at vores udgangspunkt er, at vi følger de retningslinier der kommer fra de offentlige myndigheder men at arrangører der ikke føler sig trygge ved at afholde et arrangement selvom retningslinierne tillader det, naturligvis kan aflyse det.
- Vi understreger overfor medlemmer og deltagere at når vi afholder arrangementer igen og/eller åbner for klubbens lokaler, skal folk der er syge eller har symptomer bliver hjemme.
- Vi har besluttet, at vi som udgangspunkt er villige til at åbne for nogle arrangementer og ikke for andre, hvis retningslinierne gør, at det giver mening – men at vi først beslutter noget formelt når vi har opdaterede retningslinier.
- Vi har også fastslået, at lokalerne – som kommunen har indstillet til – er lukket for medlemmer og udvalgsaktive men at bestyrelsesmedlemmer som har konkrete opgaver, kan komme i lokalerne – eksempelvis for vedligehold eller rengøring.
- Vi har diskuteret om der er nogle af vores medlemmer som særligt er ramt af at de er afskåret fra en vigtig del af deres sociale liv gennem klubben, og om vi kunne gøre noget særligt for dem.
Næste møde vil – såfremt lokalerne stadig er lukket – også være online og er således ikke på samme vis åbent for medlemmer. Vi ser frem til at åbne møderne for medlemmer igen når vi har brug af vores lokaler igen.
Lidt sent har vi fået lagt referatet fra GF 2020 online. Det kan findes her:
Referat fra bestyrelsesmødet kan findes her:
De vigtigste punkter fra mødet var. Bemærk at disse er præ-corona og således kan nogle af dem være forældet.
- Bestyrelsen har konstitueret. Den kan ses her.
- Vi vil gerne deltage Aktiv sommer.
- Vi har gennemgået beslutningerne fra GF2020 og besluttet hvem der tager sig af at få effektueret hvilke beslutninger. Det kan ses i referatet.
- Vi fortsætter med at booke 2. salen til Aktiv Tirsdag da de er glade for det. Vi fortsætter med at omdanne lokale 2 til et spillelokale.
- Vi kommer til at have lidt fokus på sikkerhed i værkstedet ud fra den debat der var på generalforsamlingen.