Hermed referat fra bestyrelsesmødet i september.

De vigtigste punkter er som følger:

• Vi skifter sofaerne i klubben til nogle lædersofaer, som vi har fået i stedet.
• Vi undersøger at skifte regnskabsprogram og måske i samme omgang anskaffe os et lokalebookingsystem som er koblet til det regnskabssystem vi kigger på. Der kommer mere information når vi er længere i processen.
• Vi har vendt vores økonomi generelt. Vi er stadig i god gænge på trods af corona, men vi skal være opmærksom på vores dispositioner da vi ikke ved hvor længe corona varer.
• Vi har kigget på at overtale 2. salen. Der er en del overvejelser i den forbindelse men punktet kommer på en ekstraordinær generalforsamling til behandling.
• Der har været problemer med afhentning af pantsække. Hvis du er en af dem der indimellem flytter på pantsækkene så tag fat i cafe-udvalget så du er sikker på, at det du gør følger vores retningslinier.
• Længere opfølgning på corona-situationen som kontinuert giver os nye udfordringer. Vi står overfor en række ændringer som medfører justerede retningslinier – læs mere på siden med retningslinierne. Et par vigtige punkter der bør fremhæves:
  • Vi har forsøgsvis givet enkelte arrangementer adgang til køkkenet, men det bliver der lukket for nu, da vi er bekymret for at folk ikke kan skelne mellem dem der har fået lov og dem der ikke har, og vi ikke foretager rengøring i køkkenet.
  • Der kommer mere stringent opfølgning på overholdelse af reglerne og vi kommer til at gribe til sanktioner i højere grad end hidtil.
  • For at spare penge kommer vi til at lukke klubben om søndagen fremadrettet. Dette gælder alle former for arrangementer og anvendelser.
• Vi har fået en grejkasse fra Bifrost som vi står for at låne ud til interesserede.

Hermed referat fra bestyrelsesmødet i August.

Beklager det har været så længe undervejs – det var gået i glemmebogen at det ikke var blevet uploadet.

Hovedtræk er opsummeret herunder:

• Aktiv Sommer har været afviklet med stor succes – specielt når man på omstændighederne med corona.
• Diskussion af mulighederne omkring indretning af lokale 2 endte med at vi skal undersøge, hvor meget vi må lave omlægning i lokalerne sammen med kommunen. Vi vil gerne lave en ret markant omlægning men det er ikke sikkert, vi får lov.
• Der er planlagt (og nu gennemført) medlemskontrol i uge 35 og 38.
• Vi har aftalt reglerne for leje af vores monsterdragter og skavendragter.
• Vi har evalueret brugen af 2. salen og figurspillerne er ret glade for det. Vi kigger på mulighederne og økonomien i, at overtage lokalet permanent.
• Der er nye folk der har lyst til at prøve kræfter med cafe-udvalget og efter en vurdering af mulighedern har vi givet dem faklen.
  I den sammenhæng har der også været en generel snak om hvad man gør når flere grupper ønsker at udføre den samme opgave. Der er en længere redegørelse for denne diskussion i referatet.
• Vi har nu et lead på at skaffe nye møntstempler og Daniel kigger på om vi kan skaffe ekstern finansiering.

Dette bestyrelsesreferat kommer lidt sent ud. Mødet blev holdt på et tidspunkt hvor fokus var på corona-situationen og derfor blev referatet ikke prioriteret.

Der er et forholdvis stort punkt omkring mulighed håndtering af corona-genåbning. Bemærk at konklusioner mm. i dette punkt er forældet. Se i stedet de aktuelle retningslinier her: http://troa.dk/corona-retningslinier/

Selve referatet kan findes her:

Og nu til hovedpunkterne:

• Vi har oprettet en ny rolle som Eventkoordinator som har til ansvar at tage imod eventuelle indkomne ønsker om engagement i andres events / arrangementer. Denne rolle står for at formidle forespørgsler til interesserede medlemmer. Kathrine har rollen i den nuværende bestyrelsen.
• Rigtig mange ting bliver udskudt. Det meste giver sig selv og informeret ad gennem andre kanaler, så det er ikke gentaget her

Referatet fra mødet i april er online:

De primære beslutningspunkter er som følger:

• Sommerscenariet 2020 er udskudt til 2021.
• Watch the Skies er udskudt til efteråret
• Bestyrelsen vil gerne støtte op om at vores medlemmer deltager i Orkerne Kommer Sommerskole 2020.
• Vi har godkendt et nyt, mindre scenarie til afvikling efter Corona. Mere information følger når vi ved hvornår det kan afholdes.
• Større gennemgang af konsekvenserne af Corona for foreningen.
  • Økonomien som helhed bliver ikke voldsomt berørt så længe medlemmerne fastholder deres medlemsskab. Nogle udvalg vil forventeligt lave et dårligere resultat end budgetteret. Kia tager fat i udvalgene for at diskutere hvad de kan gøre for at komme økonomiske fornuftigt gennem året.
  • Vi har formelt set besluttet, at vores udgangspunkt er, at vi følger de retningslinier der kommer fra de offentlige myndigheder men at arrangører der ikke føler sig trygge ved at afholde et arrangement selvom retningslinierne tillader det, naturligvis kan aflyse det.
  • Vi understreger overfor medlemmer og deltagere at når vi afholder arrangementer igen og/eller åbner for klubbens lokaler, skal folk der er syge eller har symptomer bliver hjemme.
  • Vi har besluttet, at vi som udgangspunkt er villige til at åbne for nogle arrangementer og ikke for andre, hvis retningslinierne gør, at det giver mening – men at vi først beslutter noget formelt når vi har opdaterede retningslinier.
  • Vi har også fastslået, at lokalerne – som kommunen har indstillet til – er lukket for medlemmer og udvalgsaktive men at bestyrelsesmedlemmer som har konkrete opgaver, kan komme i lokalerne – eksempelvis for vedligehold eller rengøring.
  • Vi har diskuteret om der er nogle af vores medlemmer som særligt er ramt af at de er afskåret fra en vigtig del af deres sociale liv gennem klubben, og om vi kunne gøre noget særligt for dem.

Næste møde vil – såfremt lokalerne stadig er lukket – også være online og er således ikke på samme vis åbent for medlemmer. Vi ser frem til at åbne møderne for medlemmer igen når vi har brug af vores lokaler igen.