Referatet fra bestyrelsesmødet er nu tilgængeligt online:

De primære punkter er som følger:

• Arrangørerne har valgt af aflyse Midsommer.
• Vi kigger på at anskaffe os to mindre paviliontelte til brug for Airsoft og Sommerlejr mm.
• Vi har kigget på genåbning og opdateret retningslinier. De er efterfølgende blevet opdateret igen.
• Vi kigger på at søge fra DUFs nødpulje for de første 4 måneder af 2021.

Næste møde er d. 21. juni og forhåbentligt og afholdes igen i klubben (efter en længere periode, hvor møderne fortrinsvis har været afholdt digitalt).

Referatet fra sidste bestyrelsesmøde er tilgængeligt online:

De primære punkter er som følger:

• Vi er påbegyndt arbejdet med indretning omkring 2. salen. Der er lavet et oplæg som bliver udgangspunkt for et medlemsmøde hvor alle kan komme med deres input.
• Vi har godkendt liverollespilsscenariet “Tilbage til 90’erne”.
• Vi har dialog med en gruppe arrangerer der vil lave liverollespilsscenariet “Dalens Forfald”. Efter mødet har bestyrelsen og arrangørgruppen været i dialog omkring en række punkter som bestyrelsen har spurgt ind til og på baggrund af den dialog har arrangørerne valgt at de ikke ønsker at afholde arrangementet.
• Vi har set på muligheden for at holde et vælgermøde i TRoA op til kommunalvalget. Der har efterfølgende været en tråd omkring det på foreningens facebookside.
• Vi har åbnet for Aktiv Tirsdag men da mødet blev afholdt kunne vi endnu ikke åbne for resten af foreningens medlemmer. Vi ser frem til at kunne åbne lige om lidt (med forbehold for de præcise retningslinier som vi endnu ikke har modtaget).

Så er det konstituerende møde for den nye bestyrelse afholdt og referatet kan findes her:

De vigtigste punkter fra mødet er gennemgået herunder:

• Vi sætter processen igen med medlemsinvolvering omkring overtagelse af 2. salen. Ole og Brassøe har ansvaret for dette. Der kommer mere information når vi er klar til først eskridt.
• Bestyrelsen har konstitueret sig. Fordelingen af roller kan ses her.
• Møder for det kommende år er fastsat. De fremgår af kalenderen.

Referatet fra bestyrelsesmødet d. 15. februar kan findes her:

De primære punkter er refereret herunder:

• Vi har ansøgt om midler fra corona-tilskudspuljen (og siden referatet blev skrevet har vi også fået midler bevilliget).
• Kommunen er ved at renovere et par ting i bygnigen blandt andet den ene væg i kælderen og toiletterne på 1. sal. Det betyder også at der hvor der tidligere var et pissoir kommer der ny et normalt toilet!
• Vi har truffet formel beslutning om, at vi ikke ønsker indkøbsordninger / kontokort i foreningsregi pånær efter godkendelse fra bestyrelsen da det er meget svært at styre dem.
• Da vi ikke længere har et aktivt Magic-udvalg sælger vi vores enkelt-kort mappe (præmiemappen).

Så har vi endnu engang haft bestyrelsesmøde. Referatet kan findes her:

De mest centrale punkter er fremhævet her under:

• Vi har haft dialog omkring relationen til Bifrost og den retning landsforeningen tager. Der kommer mere om det på generalforsamlingen.
• Bifrost har også stillet et medlemssystem til rådighed. Vi har kigget på det men kan konstatere, at det på alle måder er ringere end vores nuværende løsning, så vi ser ingen værdi i at skifte.
• Vi har ikke længere et Magic udvalg men holder alligevel fast i at modtage Magic produkter for at kunne servicere andre foreninger i nordjylland til deres arrangementer.
• Aktiv Tirsdag har anskaffet sig licens til en online brætspilsplatform som de bruger til Aktiv Tirsdag (online).
• Vi er i gang med at forberede generalforsamling som i år bliver online og et stykke inde i marts.

Referat fra det sidste bestyrelsesmøde i 2020 er online

De primære punkter fra mødet er som følger:

• Vi har aflyst vores ekstraordinære generalforsamling angående 2. salen og tager det i stedet på den ordinære generalforsamling.
• Vi har deltaget på Landsforeningens Bifrost generalforsamling. Det var ikke en entydigt god oplevelse og vi har haft en længere diskussion om TRoAs rolle i forhold til landsforeningen og landsforeningens ambitioner og interesse i foreninger som TRoA. Der kommer et oplæg til at berøre dette emner på generalforsamlingen.
• Vi har fortsat lukket for lokalerne og alle de aktiviteter, der ikke er online hvorfor der ikke er så meget andet af interesse at berette.

Referat fra bestyrelsesmødet i november er online:

De primære punkter er som følger herunder:

• Vi har meldt til, at vi gerne vil deltage i Aktiv Vinterferie 2020, under hensyn til corona.
• Vi har fastlagt retningslinier for rykning af medlemmer der ikke aktiv melder sig ud; kort fortalt ender vi med en model hvor, såfremt vi efter gentagne skriftlige og telefoniske forsøg ikke har været i stand til at komme i kontakt med medlemmet der ikke har betalt kontingent melder vi vedkommende ud men såfremt vedkommende senere melder sig ind holder vi vedkommende op på kontingent fra en ene periode (halve år) hvor vedkommende ikke betalt uden at give besked.
• Vi har diskuteret de retningslinier vi i praksis har brugt til økonomisk styring af udvalg og arrangementer og blevet enige om, at dokumentere disse skriftligt. Det er ret langt – se nærmere i referatet og senere på hjemmesiden.
• Når grænsen for samlinger igen kommer på 50 og vi genåbner klubben, er udgangspunktet at lørdag på 1. sal og 2. sal altid kræver en eksplicit booking senest mandagen før således vi kan nå at bestille rengøring – og anvendes det ikke, bestiller vi ikke rengøring til disse dage.
• Kathrine har trukket sig fra bestyrelsen – den øvrige bestyrelse takker Kathrine for hendes arbejde, særligt det hårde arbejde omkring at koordinere rengøring under corona. Hendes poster er fordelt blandt de øvrige bestyrelsesmedlemmer.
• Vi afholder ekstraordinær generalforsamling d. 11. januar omkring 2. salen såfremt vi må samles 50 mennesker til den tid.Må vi ikke det, så vil bestyrelsen igen vende, om vi fortsat vil holde fast i det eller om vi lige så godt kan lægge det sammen med den ordinære generalforsamling.

Så har vi endnu engang haft møde i bestyrelsen. Det fulde referat finder herunder:

De primære punkter er opsummeret herunder:

• Vi har igen diskutere reglerne for corona-lukning og en opdatering af reglerne er på vej indenfor kort tid.
• Vi har kigget på indkaldelse til Ekstraordinær generalforsamling for at beslutte, om vi skal overtage 2. salen fast eller ej. Generalforsamling bliver d. 9. november – indkaldelsen er undervejs.
• Vi har diskuteret likviditetspolitik og har et oplæg som kommer på den næste ordinære generalforsamling som lægger en balance mellem at være økonomisk sikre, og ikke have for mange midler bundet uden klar anvendelse.
• Vi har fastslået, at selvom corona har været dyr for foreningen (primært i form af ekstra rengøringsmidler og betalt rengøring), så er vi ikke i en økonomisk krise, og vi vil fortsat lade udvalg og arrangementer der har investering planlagt, gennemføre disse under hensyn til deres samlede budget, naturligvis.

Derudover var der en lang række mindre punkter.

Hermed referat fra bestyrelsesmødet i september.

De vigtigste punkter er som følger:

• Vi skifter sofaerne i klubben til nogle lædersofaer, som vi har fået i stedet.
• Vi undersøger at skifte regnskabsprogram og måske i samme omgang anskaffe os et lokalebookingsystem som er koblet til det regnskabssystem vi kigger på. Der kommer mere information når vi er længere i processen.
• Vi har vendt vores økonomi generelt. Vi er stadig i god gænge på trods af corona, men vi skal være opmærksom på vores dispositioner da vi ikke ved hvor længe corona varer.
• Vi har kigget på at overtale 2. salen. Der er en del overvejelser i den forbindelse men punktet kommer på en ekstraordinær generalforsamling til behandling.
• Der har været problemer med afhentning af pantsække. Hvis du er en af dem der indimellem flytter på pantsækkene så tag fat i cafe-udvalget så du er sikker på, at det du gør følger vores retningslinier.
• Længere opfølgning på corona-situationen som kontinuert giver os nye udfordringer. Vi står overfor en række ændringer som medfører justerede retningslinier – læs mere på siden med retningslinierne. Et par vigtige punkter der bør fremhæves:
  • Vi har forsøgsvis givet enkelte arrangementer adgang til køkkenet, men det bliver der lukket for nu, da vi er bekymret for at folk ikke kan skelne mellem dem der har fået lov og dem der ikke har, og vi ikke foretager rengøring i køkkenet.
  • Der kommer mere stringent opfølgning på overholdelse af reglerne og vi kommer til at gribe til sanktioner i højere grad end hidtil.
  • For at spare penge kommer vi til at lukke klubben om søndagen fremadrettet. Dette gælder alle former for arrangementer og anvendelser.
• Vi har fået en grejkasse fra Bifrost som vi står for at låne ud til interesserede.

Hermed referat fra bestyrelsesmødet i August.

Beklager det har været så længe undervejs – det var gået i glemmebogen at det ikke var blevet uploadet.

Hovedtræk er opsummeret herunder:

• Aktiv Sommer har været afviklet med stor succes – specielt når man på omstændighederne med corona.
• Diskussion af mulighederne omkring indretning af lokale 2 endte med at vi skal undersøge, hvor meget vi må lave omlægning i lokalerne sammen med kommunen. Vi vil gerne lave en ret markant omlægning men det er ikke sikkert, vi får lov.
• Der er planlagt (og nu gennemført) medlemskontrol i uge 35 og 38.
• Vi har aftalt reglerne for leje af vores monsterdragter og skavendragter.
• Vi har evalueret brugen af 2. salen og figurspillerne er ret glade for det. Vi kigger på mulighederne og økonomien i, at overtage lokalet permanent.
• Der er nye folk der har lyst til at prøve kræfter med cafe-udvalget og efter en vurdering af mulighedern har vi givet dem faklen.
  I den sammenhæng har der også været en generel snak om hvad man gør når flere grupper ønsker at udføre den samme opgave. Der er en længere redegørelse for denne diskussion i referatet.
• Vi har nu et lead på at skaffe nye møntstempler og Daniel kigger på om vi kan skaffe ekstern finansiering.