Kåre Torndahl Kjær
Referatet fra bestyrelsesmødet d. 15. marts er nu online. Highlights er som følger:
- Vi har vedtaget en politik om, at for at være aktiv i varige udvalg skal man være medlem af TRoA. Arrangørgrupper (for enkeltstående arrangementer) kan godt indeholder ikke-TRoA medlemmer, men der skal være mindst ét TRoA medlem.
Disse regler er indført i vores Frivilligt arbejde-politik og i vores troa-oram. - Opdateret status på flere projekter – Airsoft ser godt ud, Pendragons ære har udskudt sidste tilmelding, Vinterlejr var en stor succes, Udvalgstur gik godt.
- Konkret beslutning om hvordan vi skyder online PR igang afventer konkret oplæg men vi forventer at sætte det igang i April.
Selve referatet findes her: Referat af bestyrelsesmøde 15.03.17
Tirsdag d. 4 april kl. 17.30-21.30 bliver live rollespilsscenariet Subanartica afholdt i TRoAs lokaler på første sal. Dette inkluderer fælleslokalet og spillokalerne, således at det ikke vil være muligt at befinde sig på førstesalen med mindre at man tager del i spillet.
Scenariet er gratis, og omhandler verdens ledere fra fem fraktioner, der kappes om magt efter 3. verdenskrig. Spillet er for 15-25 spillere, og der er ingen tilmelding påkrævet, selvom at deltagertilkendegivelse påskønnes. Man kan møde op på dagen. For mere information og deltagertilkendegivelse se https://www.facebook.com/events/1912717675674485/
Med lidt forsinkelse grundet tekniske udfordringer er referatet fra generalforsamling 2017 nu lagt online. Det kan findes her: Referat Generalforsamling 2017
Hovedbeslutningerne, opsummeret:
- Der er indført et forældre-kontingent.
- Der er afsat penge til at sætte lys op i lokale 2.
- Der er afsat penge til at sætte folie på kældervinduerne og kioskens vinduer.
- Der er afsat penge til at lave et pilotforsøg med “virtuel tabletop” i et af bordrollespilslokalerne.
- Der er afsat penge til at lave øget PR på online medier.
- Der er afsat penge til at lave en info-væg i battlelokalet.
- Der er budgetteret med et underskud på ca. 17.500 som er drevet af en lang række investeringer i det kommende år.
- Formålsparagraffen er udvidet så den bedre matcher vores aktiviteter.
- Antallet af bestyrelsesmedlemmer er reduceret fra “5-7” til “5”.
Valgt til bestyrelsen per 1/7/17 og øvrige tillidshverv er:
- Formand: Nadia Schyberg Holland
- Kasserer: Christine M. Christensen
- Ordinære bestyrelsesmedlemmer: Erik Støvring Preussler, Morten Baagøe og Kåre Torndahl Kjær
- Suppleanter (i rækkefølge): Christian Nørgaard og Søren Parbæk
- Intern Revisor: Uffe V. Jensen
- Bifrost repræsentanter: Astrid Budolfsen og Dag Pedersen.
Vi har oprettet en pen and paper facebookgruppe som man kan bruge til at finde nye spillere eller spille-grupper.
Den bor her: https://www.facebook.com/groups/1849603191924526/
Referat fra sidste bestyrelsesmøde online. Mest relevante punkter:
- Det er pt. muligt at være aktiv i udvalg uden at være medlem og dermed få adgang til udvalgsturen selvom man ikke er medlem. Bestyrelsen har besluttet at ændre denne praksis således man skal være medlem af foreningen (fællesskabet) førend man kan få del i udvalgsturen.
- Bestyrelsen er gået i gang med at handle på de beslutninger der blev truffet på GF, de fleste forventes at kunne være løst på denne side af sommerferien. Hvis du har input til hvordan nogle af dem skal løses eller gerne vil hjælpe kan du se de ansvarlige i referatet.
- TRoA kigger på Canva – et online værktøj til at lave reklamemateriale. Hvis det er noget dit udvalg har interesse i så tag kontakt til Morten Baagøe som arbejder med værktøjet (morten@troa.dk). Vi kører pilot de næste par måneder og derefter forholder vi os til, om det er noget vi fortsat vil bruge og eventuelt betale for.
Referatet findes her: Referat af bestyrelsesmøde 22.02.17
Det er nu muligt, at få medlemskort i kiosken!
Medlemskort er ikke påkrævet, men der kan være situationer hvor det er nyttigt. Pt. giver Dragons Lair 15 % rabat til folk der kan fremvise et TRoA medlemskort, så der kan være penge at spare.
Hvis det er noget du har brug for så tag kontakt til en kioskvagt som kan hjælpe dig med at få et lavet.
Så er der – lidt forsinket – referat fra sidste møde.
Som et nyt tiltag har jeg forsøgt at tage de mest centrale beslutninger og fremhæve dem. Det er ikke alle punkter så hvis du skal være sikker på at få alting med, skal du læse referatet:
- Det er nu muligt at få et medlemskort. Henvend dig i kiosken.
- TRoA har indledt et samarbejde med MinForening om at hjælpe med at udvikle deres App, så den måske på sigt kan anvendes i TRoA til reservation af lokaler mm.
- Bestyrelsen har godkendt Airsofts 200-spillere arrangement i Brikby som laves i samarbejde med gruppen SNAG.
- Der blev forberedt til GF (hvilket var langt den største opgave på mødet).
For det samlede referat og øvrige beslutninger se her: Referat af bestyrelsesmøde 01.02.17
Hermed Anden indkaldelse GF 2017.
I november diskuterede bestyrelsen, hvordan vi skulle gribe problematikken omkring svind an.
Der var flere løsningsmodeller på banen herunder blev det overvejet at sætte overvågning op. Det var en overgang bestyrelsens hensigt at indkalde til ekstraordinære generalforsamling med henblik på at afgøre, om vi skulle opsætte overvågning eller ej.
Der viste sig dog en anden mulighed som alternativ til kontanter – nemlig gavekort. Efter en del overvejelser besluttede bestyrelsen ikke at indkalde til generalforsamling men i vælge en alternativ model.
For det første gøres kiosken permanent fri af kontanter. Det er et fåtal som alene har kontanter som betalingsmiddel for hvem det er en gene. Udvalg eller medlemmer der har brug for kontanter kan få det ved henvendelse til kassereren.
Dernæst har udvalg fået mulighed for at få udleveret mindre beløb som de hæfter for som kan bruges f.eks. til at sikre at de unge til Aktiv Tirsdag kan købe ting i kiosken uden at have mobilepay eller betalingskort.
Slutteligt vil vi indføre gavekort. Disse gør det muligt at købe på kredit på et dertil indrettet plastickort som så efterfølgende kan benyttes til betaling. Det kan f.eks. benyttes af de unge til Aktiv Tirsdag hvor forældrene kan indbetale et beløb på kortet som de så kan betale med over en eller flere tirsdage. Dette system er ikke helt på plads endnu, men der arbejdes på det.
Det er bestyrelsen nuværende konklusion at holde kiosken fri af kontanter er den eneste sikre måde at undgå svind. Er man som medlem af foreningen uenig i dette eller ønsker alternative løsninger indstilles det til, at man kommer med et konkret forslag på den nærværende generalforsamling hvis det er dyrt/omsiggribende eller bringer forslaget direkte til bestyrelsen før/efter generalforsamling hvis det er af mindre omfang.
Hermed indkaldelse til ordinær generalforsamling 2017. Den bliver rundsendt til de medlemmer, hvor vi har email-adresser.